Organización como etapa del proceso administrativo

Organización como etapa del proceso administrativo

1. , la organización administrativa es el conjunto de métodos y procedimientos puestos en práctica para ordenar, controlar y dirigir una empresa a través de sus departamentos, recursos y procesos, con el fin de alcanzar sus metas u objetivos trazados de antemano.

   • • Importancia
       • La organización permite precisar las actividades requeridas para cumplir los objetivos propuestos en los planes estratégicos de la empresa.
         • permite que se haga la agrupación o distribución eficientemente de las tareas y recursos en la empresa.
           • Se crean los mecanismos adecuados para que haya procesos de delegación de autoridad, buscando mayor eficiencia en la realización en las tareas.
             • permite desarrollar destrezas y habilidades directivas.
               • permite que haya una relación directa con todos los recursos empresariales requeridos para el funcionamiento de la misma
                 • permite la minimización de costosos puntos débiles, porque evita la duplicidad de funciones, superposición de esfuerzos y la ociosidad en la realización de los procesos y actividades empresariales.
     • • Tipos de Organización
         • Según la ganancia:
           • Organizaciones con fines de lucro. Son agrupaciones de capital privado que comercializan bienes o servicios.
           • Organizaciones sin fines de lucro (ONG). Son agrupaciones sociales cuyo fin es cubrir necesidades de la comunidad y tienen independencia financiera, es decir, no dependen de ningún gobierno.
           • Organizaciones con fines administrativos. Son aquellas organizaciones creadas por un gobierno para brindar servicios a la comunidad.
         • Según la estructura:
           • Organizaciones formales. Surgen de manera deliberada y se establece un patrón de relaciones entre sus componentes para el logro eficaz del objetivo.
           • Organizaciones informales. Surgen espontáneamente debido a las actividades e interacciones de los participantes.
         • Según la propiedad:
           • Organizaciones privadas. Son aquellas en las que el capital es privado y no del Estado.
           • Organizaciones públicas. Son aquellas en las que existe participación del gobierno.
         • Según su tamaño: -
           • Organizaciones pequeñas. Son aquellas que tienen entre 10 a 49 miembros.
           • Organizaciones mediana Son aquellas que tienen entre 50 y 199 miembros.
           • Organizaciones grandes. Son aquellas que tienen entre 200 y 1000 miembros.
       • Técnicas de Organización
         • Organigramas: Es la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de la empresa, los podemos encontrar clasificados por su presentación: Organigrama vertical, nivel jerárquico de arriba hacia abajo. Organigrama horizontal, nivel jerárquico de izquierda a derecha. Organigrama circular, en el cuadro centrar va la autoridad máxima y a su alrededor los demás niveles jerárquicos.
           • Distribución en planta: Consiste en la ordenación física de los factores y elementos industriales que participan en el proceso productivo de la empresa, Su principal objetivo es la eficiencia y se alinea con los objetivos empresariales.
             • Flujogramas: son representaciones gráficas que muestran la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento. Se crea mediante símbolos que sirven como conectores
               • Cursograma analítico: Con esta técnica de organización se puede detallar qué hacen los trabajadores, lo qué ocurre con los materiales, los documentos y el dinero, además de lo que hace una máquina o un equipo.
                 • Diagramas de recorrido: que muestra los lugares de trabajo y el recorrido que sigue un proceso,en el plano aparecen los símbolos de cada actividad según el lugar donde ocurren. Puede mostrar varios pisos y sirve para analizar las distancias.
                   • Cuestionario para la descripción de procesos: permite contar con información importante para describir y analizar los procesos dentro de una visión sistémica. Es llenado por cada persona que participa en el proceso que es materia del estudio que se está realizando.
                   • Diseño de procesos: consiste en la determinación y descripción de la serie de acciones, operaciones, flujos de trabajo y métodos para la producción que, en su conjunto, generan lo que el cliente desea, ya sean bienes o servicios, y deriva en la formulación del manual de procedimientos.
                   • Manual de procedimientos: es el documento normativo en el que aparecen las descripciones de la sucesión de actividades que se ejecutan en un proceso, y que le corresponde realizar a cada trabajador asignado a un área de trabajo (gerencia, departamento, etc.). La decisión acerca de un solo manual o varios (por áreas) depende de la gerencia general.
     • Principios
       • Principio de la especialización
         • En este principio se deben orientar los esfuerzos encaminados a definir con claridad las actitudes y aptitudes de los miembros del equipo de trabajo.
       • Principio de la definición funcional
         • El trabajo que realice cada persona, la actividad de cada organismo y las diferentes relaciones de autoridad y responsabilidad, son situaciones que deben estar muy bien definidos en la empresa de forma escrita.
       • Principio de igualdad de responsabilidad y autoridad
         • Define la autoridad como la capacidad que se tiene para dar órdenes y exigir obediencia de las mismas. la responsabilidad es el deber de dar cuentas a algún superior sobre las daciones tomadas en el proceso
       • Principio de gradación
         • Está orientado a que cada persona debe tener claro, saber a quién da cuentas y de quién debe recibir órdenes, está relacionado con la línea directa de autoridad establecida en la empresa.
       • Principio de las funciones de línea y de staff
         • Se puede definir la función de línea a las actividades que están directamente relacionadas con los objetivos generales y principales de la empresa, en tanto que las funciones de línea staff no están ligadas a los objetivos principales de la empresa.
     • • Etapas
         • Previsión: Se deben tener en cuenta todos los factores que pueden entrar en juego y afectar el resultado.
           • Planificación: Se trazan los objetivos y se manejan las opciones disponibles y las acciones a tomar para poder cumplir dichos objetivos.
             • Organización: Se realiza el proceso de creación y se forma la estructura laboral necesaria para lograr el objetivo, definiendo las actividades, el trabajo, los posibles retos, las jerarquías, los grupos y los pasos a seguir a continuación.
               • Dirección: Se empieza a ver cómo la acción planificada toma forma y los objetivos ya resultan menos lejanos, pues hay orden en la jerarquía y hay un plan en funcionamiento.
                 • Coordinación: Esta etapa se refiere a las herramientas que se deben tener en cuenta para garantizar que las metas trazadas puedan ser cumplidas, la idea es que todo el procedimiento funcione como un engranaje.
                   • Control: Procura que ninguna de las partes implicadas se salga de lo establecido. Con esto se evitan retrasos y complicaciones en el camino para lograr los objetivos.