Combinación de correspondencia en word

Combinar correspondencia en Word

 

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Caption: : ING. ALEJANDRO ALONSO

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Caption: : NATALY PAZ BAUTISTA LAE 1° SEMESTRE MIXTO

¿Qué es? ........

 Es una herramienta muy útil. Nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.Ahorra gran cantidad de tiempo y facilita nuestro trabajo.Permite generar documentos (cartas, invitaciones, etcétera)personalizados. Al final, se generarán todos los documentos con sólo realizar uno denominado plantilla inicial.

Procedimiento

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¿Como crearlo?

https://www.youtube.com/watch?v=VEAUnapeJo8 (Embed)

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Caption: : 1.-Abrimos Microsoft Word 2013

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Caption: : 2.-Escribimos la carta dejando los espacios necesarios y/o suficientes para realizar la combinación

Guía práctica

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Caption: : 3.- Creamos la base de datos con la información que vamos a combinar en la carta:

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Caption: : 4.- Nos vamos a la pestaña correspondencia, no se nos olvide dejar lo espacios necesarios para la combinación como se muestra en la imagen;

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Caption: : 5.- Seleccionamos iniciar combinación de correspondencia y luego seleccionamos la opción Paso a paso por el Asistente ara combinar correspondencia…

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Caption: : 6.-Nos aparece un panel al lado derecho donde seleccionamos la opción carta y damos siguiente, esta opción aparece n el parte de abajo del panel como se muestra en la figura:

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Caption: : 7.-Escogemos la opción utilizar el documento actual y damos siguiente:

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Caption: : 8.- elegimos la opción utilizar una lista existente y luego damos clic en Examinar

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Caption: : 9.-Buscamos el archivo Base de Datos y le damos abrir

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Caption: : 10.-Nos sale la siguiente venta indicando que los datos están en la Hoja 1 del archivo de Excel y damos aceptar

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Caption: : 11.-Paso seguido debemos ver la lista de los datos que están en el archivo de Excel y damos Aceptar.

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Caption: : 12.- En este punto debemos ver en la pantalla en nombre del archivo como se ilustra en la figura y damos siguiente:

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Caption: : 13.-Ahora nos paramos debajo de la palabras subrayadas y nos vamos a la opción Insertar campo Combinado y Seleccionamos nombre y debemos ver como aparece en la imagen:

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Caption: : Paso Seguido damos siguiente en la parte inferior del panel y debemos ver la pre visualización del primer registro de la base de datos correspondiente a Ana Vergara; en los botones de siguiente en el resto de las cartas. Por ultimo damos clic en Siguiente:, y damos clic en la opción editar cartar individuales:

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Caption: : 15.- En la venta que nos aparece damos clic en todos y decimos aceptar:

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Caption: : 16.- Y debemos el ver el archivo con todas las cartas, lo guardamos en el nombre Taller Combinar correspondencia y listo se guarda o imprime según se requiera