Flashcards
Terminología del Acuerdo 060 del 2001
Cards in this deck (8)
- 1Archivo electrónico : Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado. - 2Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada,
recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece
en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad
en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos. - 3Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en
ejercicio de su cargo o con su intervención. - 4Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley.Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual,
las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas. - 5Unidades de Correspondencia: Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.Firmas responsables: Toda entidad debe establecer
en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados
para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la
institución. - 6Numeración de actos administrativos: La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.Control de comunicaciones oficiales: Las unidades
de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o
automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por
parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para
el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas. - 7Conservación documental: Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción.
- 8Imagen corporativa: Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto.Horarios de Atención al Público: Todas las
unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al público en
un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.
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- Flashcards on Terminología del Acuerdo 060 del 2001, created by Alex Yesid Betan on 29/07/2014.
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- Alex Yesid Betan
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