MAPA CONCEPTUAL

acuerdo 004 de 2019

Por el cual reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación, convalidación, implementación, publicación e inscripción en el registro único de Series Documentales- RUSD de las Tablas de Retención Documentales- TRD y tablas de valoración Documental- TVD.

CONSIDERANDO: ​​​​​​Que de conformidad con el artículo 24 de la ley 594 de 2000, sera obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental.

ACUERDA:

ArtÍculo 1: Objeto y ambito de aplicación

Artículo 2: Definiciones

- Convalidación

-Cuadro de Clasificación Documental

- Evaluación Técnica

-Implementación

- Serie Documental

-Subserie Documental

- Tabla de retención Documental

- Tabla de Valoración Documental

- Tipo Documental

- Valores primarios

- Valor permanente o secundario

TÍTULO 1: ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

Artículo 3: Requisitos técnicos generales para la elaboración de las Tablas de Retención Documental- y tablas de Valoración Documental.

PARÁGRAFO: fIGURAS DE PERSONERO, CURADOR, NOTARIO, LIQUIDADOR ENTRE OTRAS, QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS Y QUE POR SU NATURALEZA CARECEN DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEFINIDA.

Artículo 4: Procedimiento para la elaboración de las Tablas de Retención Documental.

PRIMERA ETAPA. Compilación de Información Institucional.

SEGUNDA ETAPA: Análisis e interpretación de la información institucional.

TERCERA ETAPA. Valoración documental.

CUARTA ETAPA. Elaboración de la Tabla de Retención Documental.

PARÁGRAFO : LA INFORMACIÓN QUE CONSTITUYE EL FORMATO DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ES MÍNIMA Y OBLIGATORÍA.

Artículo 5: Banco Terminológico de series y subseries

PARÁGRAFO. EN LOS CASOS EN QUE NO SE ADOPTE LAS DENOMINACIONES, TIEMPOS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL O DISPOSICIÓN FINAL PARA SERIES Y SUBSERIES, LA ENTIDAD QUE ELABORA LAS TRD DEBERÁ SUSTENTAR SU DECISIÓN.

Artículo 6: Procedimiento para la elaboración de las Tablas de Valoración Documental.

Artículo 7: Equipo interdisciplinario para su elaboración.

Artículo 8 :Firmas Responsables.

Artículo 9 : Aprobación.

PARÁGRAFO: En los casos en los que la entidad no cuente con el Comité que avale las Tablas de Retención Documental o las Tablas de Valoración Documental, por no contar taxativamente con los cargos que integran dicha instancia, la aprobación se hará por acto administrativo o documento equivalente expedido por el Representante Legal.

TÍTULO 2: EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

Artículo 10: Presentación de las Tablas de Retención Documental – y Tablas de Valoración Documental para evaluación técnica y convalidación.

PARÁGRAFO. Las instancias competentes para la evaluación técnica y convalidación de las Tablas de Retención Documental– y Tablas de Valoración Documental

Artículo 11: Evaluación técnica de las Tablas de Retención Documental.

1. ANEXOS

1.1 Documentos donde se establecen la estructura organica

1.2 Documentos donde se establecen funciones de la estructura organica.

1.3 Documentos mediante los cuales se crean órganos consultivos.

1.4 Organigrama de la entidad

1.5 Cuadro de Clasificación Documental.

1.6 Actas de las sesiónes

1.7 Acto Administrativo

2 MEMORIA DESCRIPTIVA

2.1 Memoria descriptiva de las TRD.

2.2 Actualizaciones.

2.3 Conformación de la estructura orgánica.

2.4 Codificación del CCD.

2.5 Diligenciamiento y lectura de formato.

2.6 Criterios generales para los tiempos de retención y disposición final.

2.7 Series y subseries en conservación total o selección.

2.8 Tamaño de las muestras y métodos de selección.

2.9 Indicar el proceso de eliminación de series y subseries.

2.10 Apartado donde sustente la decisión de reproducir por otros medios las series y subseries.

3. CONFRONTACIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA CON LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

6. DENOMINACIÓN DE LAS SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES

5. CONFORMACIÓN DE LAS SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES

4. ANÁLISIS DE LAS FUNCIONES Y SU RELACIÓN CON LAS SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES.

7. CODIFICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.

8. TIEMPOS DE RETENCIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES

9. DISOSICIÓN FINAL DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES

PARÁGRAFO. Las instancias competentes podrán solicitar documentación o requisitos técnicos adicionales a los establecidos en el presente artículo, siempre y cuando contribuyan a aclarar aspectos técnico-archivísticos para el proceso de evaluación de las Tablas de Retención Documental.

Artículo 12: Evaluación Técnica de las Tablas de Valoración Documental

1. ANEXOS

1.1 Fuentes primarias de la estructura orgánica de la historia institucional de la entidad.

1.2 Funciones de las unidadades administrativas.

1.4 Cuadros de clasificación documental.

1.5 Inventarios documentales.

1.6 Actas de las sesiones de aprobación de las TVD.

1.7 Acto administrativo

2. HISTORIA INSTITUCIONAL CON FINES ARCHIVÍSTICOS

3. MEMORIA DESCRIPTIVA

4. CONFRONTACIÓN DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - CON ESTRUCTURAS, CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL INVENTARIOS DOCUMENTALES.

5. CODIFICACIÓN DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

6. ANÁLISIS DE SERIES O ASUNTOS

7. TIEMPOS DE RETENCIÓN DE SERIES O ASUNTOS

8. DISPOSIÓN FINAL DE SERIES O ASUNTOS

PARÁGRAFO. Las instancias competentes podrán solicitar documentación o requisitos técnicos adicionales a los establecidos en el presente artículo, siempre y cuando contribuyan a aclarar aspectos técnico-archivísticos para el proceso de evaluación de las Tablas de Valoración Documental.

Artículo 13. Término para la evaluación técnica

PARÁGRAFO 1. Las entidades no podrán aplicar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental a las cuales, una vez surtido el termino de 90 días, no se les ha emitido concepto técnico.

PARÁGRAFO 2. Los responsables de realizar la evaluación técnica de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental incurrirán en falta disciplinaria, si una vez vencido el termino de los 90 días no han realizado la mencionada evaluación.

Artículo 14. Convalidación

Artículo 15. Evaluación técnica y solicitud de ajustes

Artículo 16. Organización de los documentos durante el proceso de evaluación y convalidación

TÍTULO 4: IMPLEMENTACION, PUBLICACIÓN E INSCRIPCIÓN EN EL RUSD

DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL -TRD Y TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD

Artículo 17. Implementación

Artículo 18. Publicación

Artículo 19. Inscripción en el Registro único de Series Documentales

PARÁGRAFO. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado realizará el proceso de inscripción en el Registro Único de Series Documentale

Artículo 20. Transferencias documentales primarias

Artículo 21. Transferencias documentales secundarias

Artículo 22. Eliminación de Documentos

PARÁGRAFO. En las actas de eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos, deberán constar los nombres de las series y subseries documentales que fueron objeto de eliminación, las fechas extremas de los documentos y el volumen de las unidades documentales eliminadas.

TÍTULO 5: ACTUALIZACIÓN Y MODIFICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Artículo 23. Actualización

PARÁGRAFO 1. La entidad llevará un registro documentado con los cambios que se hayan realizado, de tal forma que permita llevar el control y la trazabilidad de las Tablas de Retención Documental

PARÁGRAFO 2. No se podrán reducir los tiempos de retención documental, ni modificar la disposición final de las series y subseries registradas en las TRD.

PARÁGRAFO 3. Para el proceso de actualización se deberán cumplir los requisitos técnicos generales establecidos en los artículos 3° y 11° del presente Acuerdo.

Artículo 24. Aprobación de la actualización de las Tablas de Retención Documental

Artículo 25. Evaluación y convalidación de la actualización de las Tablas de Retención Documental

PARÁGRAFO 1.actualizaciones y modificaciones de las Tablas de Retención Documental

PARÁGRAFO 2. El Secretario General o quien haga sus veces, debe solicitar la inscripción de las actualizaciones de las Tablas de Retención Documental en el Registro Único de Series Documentales dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a su aprobación o convalidación, según sea el caso.

TÍTULO 6: DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 26. Conservación de los expedientes de Tablas de Retención Documental TRD y Tablas de Valoración Documental

Artículo 27. Inspección y vigilancia

Artículo 28. Sanciones

Artículo 29. Vigencias y derogatorias