Implementación de un Programa de Gestión Documental -PGD

Implementación de un Programa de Gestión Documental -PGD

1. Formulación del PGD

   • Sujetos obligados
     • Ley 1712 de 2014
       • Articulo 15 "Programa de Gestión Ducmnetal
         • Toda entidad publica
           • Ramas del poder
           • Niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente.
           • Órdenes nacional, departamental, municpal y distrital
         • Órganos, organismos y entidades estatales independientes o autónomos de control.
         • Personas naturales y jurídicas, públicas o privadas.
           • Presten función pública
           • Presten servicios públicos respectoi de la información directamente realcionada con la prestación del servicio público.
         • Cualquier persona natural, jurídica o dependencia de persona jurídica.
           • Desempeñe función pública o de autoridad pública.
         • Partidos o movimientos políticos y los grupos significativbos de ciudadanos.
         • Entidades que administren instituciones
           • Parafiscales
           • Fondos o recursos de naturaleza u origen público
   • ¿Qué es el PGD?
     • Instrumento Archivístico
       • Formula y documenta
         • Mediano, corto y largo plazo
           • Desarrollo sistemático
             • Procesos archivísticos
               • Planificiación, procesamiento, manejo y organización
                 • Documentación producida y recibida
                   • Origen
                     • Disposición final
                       • Facilitar su utilización y conservación
                         • Aporbado, publicado, implementado y controlado.
   • Política de Gestión Documental
     • Entidades pùblicas
       • formular
         • Polìtica de gestiòn documental
           • Componentes
             • Artìculo No. 6 del Decreto 2609 de 2012
               • Ajustada a la normatividad que regula la empresa
                 • Alineado
                   • Plan Estratégico
                   • Plan de acciòn
                   • Plan Institucional de Archivos - PINAR
                     • Deberá estar documentado e informado a todo nivel
   • Beneficios del PGD
     • Reducir el volumen de documentos innecesarios.
     • Administrar la información plasmada en documentos
     • Apoyar
       • Transparencia
       • Eficacia
       • Eficiencia
       • Modelo Integrado de Gestión
     • Brindar
       • Lineamientos
         • Gestión de documentos
           • Planeación
             • Articulación de procesos de GD
           • Diseño
           • Operación de S.I.
     • Aprovechamiento de las TIC´S
     • Cumplir
       • Requisitos
         • Legales
         • Reglamentarios
     • Implementar
       • Procedimientos archivísticos
         • Garanticen
           • Disponibilidad
             • Tiempo
               • Documentos electrónicos auténticos
     • Facilitar el acceso y disposición al público de información
   • Prerrequisitos para la elaboración del PGD
     • Formular la política d gestión documental
       • Decreto 2609 de 2012
         • Artícluo No. 6
     • Responsabilidad
       • Administración y control
         • Gestión Documental
     • Profesionales calificados
       • Archivística
         • Artículo No. 8 de la Ley 1409 de 2010
     • Equipo de profesionales
       • Intrerdisciplinario
         • Armonizar
           • PGD
     • Diagnostico integral
       • Procesos archivísticos
         • Idnetificar y evaluar
           • Aspectos críticos de la Entidad
             • GD
     • Definir
       • Estrategias de gestión del cambio
         • Competencias
           • Uso de medios tecnológicos
     • Alinear
       • PGD
         • Etapas y principios
           • Decreto 2609 de 2012
             • Características
             • Requisitos
             • Metadatos
     • Elaborar, aprobar, publicar, e impletentar
       • Instrumentos archivísticos
         • CCD
         • TRD
   • ¿Con quienes interactúa el área de archivo para la elaboración del PGD?
     • Alta dirección
       • Definición y aprobación
         • Políticas, objetivos, metas, estrategias y asignación de recursos
     • Área de Tecnología
       • Orientación
         • Adopción, adquisición y buen uso de los recursos tecnológicos
     • Área de planeaciÓn
       • Articulación
         • Gestión documental con la planeación de la entidad
     • Oficina de control interno
       • Apoyo
         • Garantizar la implementación del PGD
         • Cumplimiento de las directrices relacionadas con la GD.
     • Área de Talento Humano
       • Formulación del Plan Estratégico de RH
       • Capacitación en GD
     • Oficina Jurídica
       • Orienta
         • Aspectos legales
   • Elaboración y publicación del PGD
     • Coordinación
       • Planeación, tecnologias, gestión de calidad y control interno
         • Iniciar la elaboración del PGD
     • Diseñar PGD
       • Metodología basada en poryectos
     • Presentar el PGD
       • Aporbación
         • Comité Institucional de Desarrollo Administrativo (entidades de orden nacional)
         • Comité Interno de Archivo (entidades de orden territorial)
     • Estructura definida
       • Decreto 2609 de 2012

2. Elementos del PGD

   • Carátula
     • Título
     • Nombre de la entidad
     • Fecha de aprobación
     • Fecha de vigencia
     • Instancia de aprobación
     • Denominación de la autoridad archivística institucional (dependencia)
     • Responsables de su elaboración
     • Fecha de publicación
   • Cuerpo y contenido
     • Aspectos Generales
       • Introducción
         • Importancia del PGD para la institución
         • Valor que tiene los documentos
         • Articulación del PGD con la misión, objetivos y metas.
       • Alcance
         • Definir
           • relación
             • PGD
             • Plan Estratégico Sectorial
             • Plan de Acción Anual
             • PINAR
         • Planificación estratégica
           • Alcance
           • Tiempo
           • Inversión
         • Formulación
           • Metas
             • Corto
             • Mediano
             • Largo plazo
         • Identificar áreas responsbles
         • Identificar tipos de información
           • Medio
           • Soporte
       • Público
         • Usuarios de la entidad
           • Solución de nacesidades
           • "Guía de caracterización de usuarios de gobierno en línea"
       • Requerimientos
         • Normativos
           • Legislación archivística
           • Estandares
             • Nacionales
             • Internacionales
           • Protección de datos personales
           • Libertad de acceso a la información
           • Participación ciudadana
           • Normativa interna
         • Económicos
           • Establecido
             • PINAR
           • Garantizar
             • Apropiación de los recursos financieros
               • Plan de Acción de Inversión
         • Administrativos
           • Equipo interdisciplinario
             • Áreas
               • Archivo y/o gestión documental
               • Planeación
               • Tecnología
           • Responsables
             • Liderazgo
               • Gestión documental
               • Seguimiento y actualización del PGD
           • Establecer
             • Roles
             • Responsabilidades
             • Perfiles
             • Plan de trabajo
             • Actividades
               • Desarrollo
               • Cumplimiento
               • Control
               • Evaluación
         • Tecnológicos
           • Herramientas tecnológicas
           • Infraestructura
             • Expertos
             • Sistemas
           • Sistemas de información
             • Porducción documental
             • Electrónica
           • Proyectos de desarrollo
             • Gestión documental
           • Criterios de aceptación
             • Requisitos funcionales
             • Requisitos no funcionales
           • Evaluación tecnológica
             • Acceso y uso
             • Captura y administración
             • Colaboración y entrega
             • Seguridad y preservación
             • Arquitectura y sistemas
             • Planeación
         • Gestión de cambio
           • Cultura de la entidad
             • Nuevas dinámicas
             • Estrategias
             • Directrices
           • Razones del cambio
             • Identificar obnstaculos
             • Reducir percepciones negativas
             • Ambiente de confianza
       • Lineamientos PGD
         • Planeación
         • Producción
         • Gestión y trámite
         • Organización
         • Transferencia
         • Disposición de documentos
         • Preservación a largo plazo
         • Valoración
       • Fases de Implementación
         • Fase de elaboración
           • Identificar condiciones
           • Precisar requisitos y roles
           • Garantizar la disponiblidad de recursos
         • Fase de ejecución
           • Desarrollo de actividades y estrategias
             • Garanticen
               • Exito de la implementación de l PGD en la entidad
         • Fase de seguimiento
           • Monitoreo
             • PGD
           • Analísis permantente
             • PGD
         • Fase de mejora
           • Mantener
             • Porcesos
             • Actividades
             • Innovación
       • Programas específicos
         • Normalización de formas y formularios electrónicos
           • Directrices encaminadas a que la producción de formatos, formularios y documentos cumplan
             • Contenido estable
             • Formato documental fijo
             • Vinculo archivístico
             • Equivalente y funcional
         • Documentos vitales o esenciales
           • Actividades
             • Identificación
             • Evaluación
             • Recuperación
             • Dsiponibilidad
             • Aseguramiento
             • Preservación
         • Gestión de documentos electrónicos
           • Atributos de autenticidad
           • Fiablilidad
           • Integridad
           • Usabilidad
           • Dsiponibilidad
         • Archivos descentralizados
         • Reprografía
           • Reproducciónn de documentos
           • Microfilm
           • Digitalización
         • Documentos especiales
           • Tratamiento
             • Docueteos cartográficos
             • Fotografías
             • Sonoros
             • Audiovisuales
         • Plan institucional de capacitacón
           • Actividades de formación
           • Comprensión y conocimiento
           • Actividades comprensibles
           • Sencibilización
         • Auditoría y control
           • Evaluacion de procesos
           • Grado de conformidad
           • Grado de satisfacción
           • Sistemas de gestion de seguridad de la información
       • Amortización
         • Planes de Sistemas de Gestión de la Entidad

Images and files in the map