DECRETO 1080

DECRETO 1080

1. CAPÍTULO VI El Sistema de Gestión Documental

   • Las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita. a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental. b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD). c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD. d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento. e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, e n series y subseries. f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos. g) Preservar lo
   • La gestión adecuada de los document os debe basarse en el desarrollo de las funciones de las Entidades Públicas, sus dependencias y funcionarios, así como en la normalización de sus procesos, procedimientos y manuales administrativos, de acuerdo con reglas específicas.
   • Se debe garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo que de acuerdo con las Tablas de Retención Documental o las Tablas de Valoración Documental lo ameriten
   • Las necesidades de la Entidad, la estructura organizacio nal, el modelo de gestión documental y la capacidad financiera y tecnológica para su implementación y mantenimiento.
   • Los sistemas de gestión documental deben mantener el contenido, la estructura, el contexto y el vínculo archivístico entre los documentos, de forma que se garantice su accesibilidad, agrupación y valor c omo evidencia de las actuaciones de la Entidad

2. CAPÍTULO VII La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

   • los siguientes requisitos en la gestión de documentos electrónicos de archivo, para asegurar en el tiempo su presunción de autenticidad. a) Se debe expresar desde el momento de su creación los atributos del documento de arch ivo, tales como el trámite o asunto al que corresponde, las nombres de quienes intervinieron en las diferentes acciones que se llevaron a cabo con el documento, la fecha de creación, la fecha de transmisión, nivel de acceso, los privilegios de acceso, mant enimiento, modificación, transferencia y disposición. b) Definición de los procedimientos de protección para evitar la pérdida o corrupción de los documentos de archivo, los medios de almacenamiento y la tecnología. c) Desde el contexto jurídico de acu erdo con lo señalado en el artículo 10 de la Ley 527 de 1999, según el cual en toda actuación administrativa o judicial no se negará eficacia probatoria, validez o fuerza obligatoria y probator
   • os documentos deben permanecer completos y protegidos de manipulaciones o cualquier posibilidad de cambio (de versión o cambio de un formato) ; así mismo se debe evitar su alteración o eliminación por personas no autorizadas.
   • Se debe garantizar que un documento electrónico generad o por primera vez en su forma definitiva no sea modificado a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su producción asta su conservación temporal o definitiva
   • Los documentos electrónicos de archivo deben contener como mínimo los siguientes metadatos. I. De contenido: a) Tipo de recurso de in formación. b) Tipo documental. c) Título del documento. d) Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyectó el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado. e) Clasificación de acceso (nivel de acceso). f) Fecha de creación, transmisión y recepción. g) Folio (físico o electrónico). h) Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite). i) Palabras clave
     • De estructura : a) Descripción. b) Formato. c) Estado. d) Proceso administrativo. e) Unidad Administrativa responsable. f) Perfil autorizado. g) Ubicación (en el sistema físico y/o lógico). h) Serie/subserie documental. De contexto: Jurídico - administrativo. b) Documental. c) De procedencia. d) Procedimental. e) Tecnológico.
   • amientos generales que deben regular el expediente electrónico como unidad mínima del archi vo electrónico documental en las diferentes entidades del Estado,
   • stablecerán las directrices para entregar las transferencias de archivos electrónicos de valor histórico de las en tidades de orden nacional, departamental, municipal y distrital al Archivo General de la Nación