CAPÍTULO III

CAPÍTULO III

1. El Sistema de Gestión Documental

   • Artículo 16
     • Generalidades del sistema de gestión documental
       • Las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental
         • que permita
           • Organizar los documentos físicos y electrónicos
           • Establecer plazos de conservación y eliminación
           • Ejecutar procesos de eliminación de acuerdo a las TRD o TVD
           • Garantizar la autenticidad de los documentos
           • Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales
           • Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales
           • Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos
   • Artículo 17
     • Características de los sistemas de gestión documental
       • La gestión adecuada de los documentos debe basarse en el desarrollo de las funciones de las Entidades Públicas
         • Y cumplir con
           • CONFORMIDAD: Deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativos de las entidades.
           • INTEROPERABILIDAD: Los otros sistemas de información el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes
           • SEGURIDAD: La información debe mantener en un entorno seguro
           • METADESCRIPCIÓN: Se debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean manuales o automatizados.
           • DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO:La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de fácil manejo para los usuarios.
           • GESTIÓN DISTRIBUIDA: ofrecer capacidades para importar y exportar los documentos
           • DISPONIBILIDAD Y ACCESO : Debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad de los documentos electrónicos en su contexto original
           • NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA: Garantizar la libre adopción de tecnologías y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible
           • ADICIÓN DE CONTENIDO: El sistema de gestión documental debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos.
   • Artículo 18
     • Preservación de documentos en ambientes electrónicos
       • debe
         • Garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos
           • dependiendo
             • Los procesos como la migración, la emulación o cualquier otro proceso de reconocida capacidad técnica que se genere en el futuro.
   • Artículo 21
     • Interoperabilidad de los sistemas de gestión documenta
       • El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones definirán los estándares y protocolos
         • que deben cumplir
           • Las entidades públicas para la interconexión y la interoperabilidad de los sistemas de información
             • garantizando
               • El flujo interno y externo de los documentos
   • Artículo 20
     • Integridad de la información en los sistemas de gestión de documentos
       • deben
         • Los sistemas de gestión documental
         • Mantener el contenido, la estructura, el contexto y el vínculo archivistico
           • garantizando
             • su accesibilidad, agrupación y valor en la entidad
   • Artículo 19
     • Criterios para la Selección de Sistemas de Gestión de Documentos
       • debe
         • Tener en cuenta las necesidades de la Entidad, la estructura organizacional, el modelo de gestión documental, la capacidad financiera y tecnológica para su implementación y mantenimiento
           • El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
             • Reglamentarán los requisitos funcionales y no funcionales
               • A tener en cuenta
                 • Para desarrollar, seleccionar y adquirir sistemas de gestión de documentos.