2 - GESTÃO DOCUMENTAL

2 - GESTÃO DOCUMENTAL

1. FASES DO PROGRAMA DE GESTÃO JAMES RHOADS (1989)

   • 1) PRODUÇÃO
     • Normas para a criação, padronização, gestão de formulários
     • informes e diretrizes
     • fomento de sistemas de gestão da informação (automatizados ou não)
     • aplicação de tecnologias
     • Gestão dos processos
   • 2) UTILIZAÇÃO e CONSERVAÇÃO
     • criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados
     • Automações
     • Associado a recuperação
     • Registro e Controle da Tramitação de Documentos (Sousa)
     • Plano (Código) de Classificação (Sousa)
     • Tabela de Temporalidade (Sousa)
     • Acondicionamento e Armazenamento (Sousa)
   • 3) DESTINAÇÃO
     • identificação e descrição das séries documentais
     • programas de avaliação e destinação de documentos
     • Arquivamento e eliminação
     • Reformatação (digitalização, microfilmagem) (Sousa)

2. TRATAMENTO DE MASSA DOCUMENTAL ACUMULADA

   • TRATAMENTO ESPECÍFICO
     • 1) pesquisa da legislação;
     • 2) identificação e organização do acervo;
     • 3) avaliação;
     • 4) preparação e acondicionamento;
     • 5) elaboração de instrumentos de localização e identificação da documentação.

3. 4 NÍVEIS DE APLICAÇÃO DO PROGRAMA DE GESTÃO JAMES RHOADS

   • MÍNIMO
     • POLÍTICAS DE PRESERVAÇÃO
     • PROGRAMAS DE DESTINAÇÃO
   • MÍNIMO AMPLIADO
     • NÍVEL MÍNIMO + CENTROS DE ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
   • INTERMEDIÁRIO
     • MÍNIMO + MÍNIMO AMPLIADO + PROGRAMAS BÁSICOS (gestão de formulários, sistemas de arq. corrente...)
   • MÁXIMO
     • TODAS + GESTÃO DE DIRETRIZES, AUTOMAÇÕES

4. ISO 15489

   • área de gestão responsável pelo controle eficaz e sistemático da criação, da recepção, da manutenção, do uso e da disposição de documentos de arquivo, incluídos os processos para incorporar e manter em forma de documentos a informação e prova das atividades e operações da organização

5. PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DEPENDE DE AÇÕES (SOUSA)

   • 1) Normas e diretrizes;
   • 2) Descentralização das responsabilidades;
   • 3) Unidade político-administrativa responsável pela gestão dos arquivos;
   • 4) Instrumentos de gestão arquivística;
   • 5) Treinamento dos recursos humanos;
   • 6) Divulgação dos benefícios;
   • 7) Clareza sobre o perfil do usuário e de suas necessidades informacionais;
   • 8) Recursos adequados.

6. Para o E-arq compreende

   • definição da política arquivística;
     • declaração oficial de intenções
       • alocação dos recursos
     • apoio da direção superior
     • grupo de trabalho ligado aos níveis mais altos da hierarquia
       • fundamental que todos os funcionários estejam envolvidos
     • deve estar articulada às demais políticas informacionais
     • conscientização
     • explicitar as responsabilidades e designar as autoridades envolvidas
   • designação de responsabilidades;
     • direção superior:
     • profissionais de arquivo:
     • gerentes de unidades ou grupos de trabalho:
     • usuários finais:
     • gestores dos sistemas de informação e de tecnologia da informação:
   • planejamento do programa de gestão;
     • levantamento e a análise da realidade institucional,
     • estabelecimento das diretrizes e procedimentos
     • desenho do sistema
     • elaboração de instrumentos e manuais.
     • O PROGRAMA DEVE
       • contemplar o ciclo de vida dos documentos;
       • garantir a acessibilidade dos documentos;
       • manter os documentos em ambiente seguro;
       • reter os documentos somente pelo período estabelecido na TTD
       • implementar estratégias de preservação
       • garantir as qualidades: organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.
     • FASES (8)
       • a) Levantamento preliminar
       • b) Análise das funções, atividades e documentos
         • PRODUTOS
           • esquema de classificação das funções e atividades;
           • Os doc. dentro do mapa dos fluxos de trabalho
           • tesauro e vocabulário controlado
           • código de classificação e TTD
       • c) Identificação das exigências a serem cumpridas para a produção de documentos
         • PRODUTOS
           • O que deve ser produzido, quem pode ter acesso...
       • d) Avaliação dos sistemas existentes
       • e) Identificação das estratégias para satisfazer as exigências a serem cumpridas para a produção de documentos arquivísticos
       • f) Projeto do sistema de gestão arquivística de documentos
         • projetar um sistema de gestão arquivística de documentos
           • redesenhando os procedimentos e os sistemas de informação e comunicação existentes e integrando-os ao sistema de gestão arquivística de documentos.
         • Conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja interação permite a eficiência e a eficácia da gestão arquivística de documentos.
       • g) Implementação do sistema de gestão arquivística de documentos
         • treinamento de pessoal;
         • introdução do sistema
         • integração do sistema
         • PRODUTOS
           • regulamentação
           • material de treinamento;
           • relatórios sobre avaliação de desempenho do sistema
       • h) Monitoramento e ajuste
         • Verificar o desempenho do sistema
   • implantação do programa de gestão.
     • execução
     • acompanhamento de ações e projetos,
       • relatórios, sumários, gráficos, reuniões e entrevistas, entre outros.