4 - Protocolo - Port. Interm. 1677

4 - Protocolo - Port. Interm. 1677

1. Atividades

   • 1) recebimento
     • a) Conferir destinação. Emitir comprovante ao entregador ou devolver o doc
     • b) verificar a integridade do invólucro e, caso não esteja, registrar o fato no ato do recebimento e comunicar imediatamente à autoridade competente;
     • c) separar doc oficiais dos particulares
     • d) separar os oficiais em ostensivos ou sigilosos
     • e) identificar se é "Urgente"para ser priorizado
     • f) verificar se o documento está acompanhado do(s) respectivo(s) anexo(s) e/ou se consta(m) o(s) volume(s) indicado(s) e, caso não conste(m), comunicar ao remetente para que seja providenciado o envio dos itens não enviados anteriormente;
     • g) verificar se o documento avulso será objeto de autuação ou não e, se sim, autuar
   • 2) classificação
     • h) classificar o documento
   • 3) registro
     • i) registrar o documento
       • E-arq: formalizar a captura do documento dentro do sistema de gestão arquivística por meio da atribuição de um número identificador e de uma descrição informativa.
         • Ver metadados obrigatórios para registro p.27 E-arq
   • 4) distribuição
     • Mesmos procedimentos para doc. físico e digital. Deverá ser registrada em sistema informatizado ou excepcionalmente em formulário
   • 5) controle da tramitação
   • 6) expedição
   • 7) autuação
     • obrigatória quando o assunto, tema ou solicitação requerer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões

2. Número Único de Protocolo - NUP para todos os processos

3. NUP para documentos avulsos

   • que demande análise, informação, despacho, parecer ou decisão administrativa e que necessite de tramitação
   • produzido no âmbito de outro órgão ou entidade e que não tenha recebido NUP na origem

4. Doc digitais poderão ser entregues diretamente ao destinatário, por meio de sistema ou e-mail

5. No caso de entregas de documentos com mídia removível, os docs deverão, por motivo de preservação e controle de autenticidade, ser salvos em ambiente estável e controlado, que pode ser no sistema informatizado em uso ou uma área controlada na rede corporativa

6. Doc. digitais que serão impressos deverão conter informações de que se trata de cópia impressa serem autenticadas administrativamente, datadas e ter elementos de identificação do documento original digital e apostas por carimbo ou etiqueta. Os originais deverão ser mantidos pelo prazo definido na TTD

   • nem todo documento digital é passível de impressão em razão de funcionalidades que não são recuperadas em um documento impresso. Sendo assim, deve-se optar pela formação de processo(s) híbrido(s), evitando-se a impressão dos documentos originais digitais.

7. Perda ou extravio de processo

   • Comunicar a autoridade para apuração (sindicância ou PAD)
   • Designado servidor ou comissão para reconstituição do processo
     • será atribuído um novo número (NUP), mantendo-se o número (NUP) anterior como referência com "Termo de Reconstituição de Processo" e no caso de volume "Termo de Reconstituição de Volume"

8. TERMO DE SUBSTITUIÇÃO DE CAPA - Numerado

9. ARQUIVAMENTO: significa a guarda do documento, avulso ou processo, cuja tramitação cessou, e se caracteriza pelo fim da ação administrativa que determinou a produção do documento.

   • a) por deferimento ou indeferimento do pleito; b) pela expressa desistência ou renúncia do interessado; ou c) por decisão motivada de autoridade competente.

10. EMPRÉSTIMO: não se caracteriza como desarquivamento

11. O arquivamento, o desarquivamento e o empréstimo de documentos, avulsos ou processos, não são atividades de responsabilidade das unidades de protocolo/protocolizadoras

12. TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME - NUMERADO

13. TERMO DE ABERTURA DE VOLUME - NUMERADO

14. TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO ao processo principal

15. TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO ao processo principal

16. TERMO DE DESENTRANHAMENTO - Não numerada

17. TERMO DE DESMEMBRAMENTO - Não numerada

18. TERMO DE RECONSTITUIÇÃO DE VOLUME - Numerada