Classificação de Documentos

Classificação de Documentos

1. Gênero – É a representação dos documentos nos mais variados suportes. Podem ser : textuais, audiovisuais, cartográficos, iconográficos, micrográficos e informáticos.

   • Espécie – Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.
     • Atos normativos = ditam regras e normas expedidas por autoridades administrativas = cumprimento obrigatório (Medida Provisória, Decreto, Estatuto, Regimento, Lei, Ordem de Serviço, etc.)
       • Atos enunciativos = emitem opinião, esclarece sobre certo assunto (Relatório, Voto, Despacho, Parecer)
         • Atos de assentamento = formados por registro, firmando fatos ou ocorrência (Apostila, Ata, Termo, Auto de Infração)
           • Atos comprobatórios = comprovam assentamentos, decisões, apontamentos (Traslado, Certidão, Atestado, Cópia Autêntica)
             • Atos de ajuste = acordos firmados entre duas ou mais partes representados por documentos pactuais (Tratado, Convênio, Contrato, Termos)
               • Atos de correspondência = criados com propósito de os atos normativos serem executados ( Aviso, Carta, Memorando, Mensagem, Edital, Intimação, etc.)
     • Tipo ou Tipologia Documental – Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou.
       • Espécie é o doc, quando define é tipo.
         • Forma – Estágio de preparação e transmissão de documentos: rascunho ou minuta, original ou cópia
           • Formato – Aspecto físico independente da informação armazenada: ficha, livro, caderno, cartão, folder, etc
             • Natureza do Assunto: – Ostensivos - Não prejudicam a administração. Sigilosos - Conhecimento restrito – 3 Classificações: – Reservados - Não devem ser do conhecimento do público em geral – 5 ANOS – Secretos - Alto grau de sigilosidade – 15 ANOS – Ultrassecreto - Acarreta dano à segurança da sociedade e do estado – 25 ANOS – OBS: a classificação de CONFIDENCIAL, foi extinta!!!. Obs 2 : antes eram 5 anos a mais para cada clas.
               • OBS: PRORROGAÇÃO = RENOVAR O PRAZO (SÓ P/ULTRASECRETO); RECLASSIFICAÇÃO = MUDA O GRAU DE SIGILO; DESCLASSIFICAÇÃO = DEIXA DE SER SIGILOSO, TORNA-SE OSTENSIVO
                 • O conceito de CLASSIFICAÇÃO em Arquivologia, pode ter 3 definições e aplicações, a saber: – 1) ASSUNTO atribuído ao documento; – 2) ORDENAÇÃO, onde escolhe-se APENAS 1 CRITÉRIO para se ordenar os documentos (alfabético, numérico, alfanumérico); – 3) SIGILO, onde se atribui de acordo com legislação específica o nível de sigilo do assunto do documento

2. Princípio da proveniência