Flashcards
Ficha Digital sobre la documentación, Brandon García, Natalia Trujillo, 11-5
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- 1La documentación y su clasificación.Todos los documentos que se generan en la empresa, tanto internos como externos, deben ser guardados por circunstancias legales de obligado cumplimiento.
Estos conocimientos sobre la documentación deben ser ordenados, tanto los archivos de la empresa, como la documentación de la casa - 2Documento de apoyo.Es aquel de carácter general que por la información que contiene, inciden el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa.
- 3Importancia de los documentos.• permiten la comunicación humana.
• son un medio valioso de información.
• sirven para la toma de decisiones administrativas.
• dejan constancia por algún medio material de las gestiones administrativas.
- 4Elementos de un documento de archivo.*El soporte: parte material (papel, cinta)
*La técnica: medio que fija (escritura, códigos, signos)
*La estructura: hace referencia al formulario (fecha, destinatario, asunto, firma)
*El asunto: mensaje que transmite el documento.
- 5Documentos de archivo según sus atributos.•caracteres externos: se define como los elementos de un documento de archivo.
•caracteres internos: se refieren al contenido del documento de archivo.
- 6Clases de documentos de archivo.*por su naturaleza: transmitir el mensaje.
*por origen,fuente o autor: a quien se dirige.
* por contenido: lo que lleva el documento.
* por su función comercial: si es o no contable.
- 7Ciclo vital de los documentos de archivo.Se compone de tres edades.
*primera edad: aquí se forma el archivo de oficina o de gestión.
* Segunda edad: aquí se forma el llamado archivo intermedio.
*tercera edad: aquí se forma el llamado archivo histórico.
- 8Sistemas de clasificación de documentos•Numéricos: simples y cronológicos.
•Alfabéticos: onomásticos, toponímicos y temáticos.
•los mixtos o alfanuméricos: características de la serie
- 9Sistemas de ordenación numérica.* Ordinal: consiste en disponer los documentos en forma consecutiva.
* Cronológico: consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial.
- 10Normas de clasificación.• seleccionar una orden de clasificación.
•El orden de clasificación debe ser fácil de comprender por todo el personal que trabajará con él.
•la clasificación debe estar de acuerdo a las necesidades de la empresa.
• Se recomienda que la clasificación alfabética es la que debe prevalecer.
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- aquí damos un pequeño resumen acerca de la clasificación de la documentación, hecha por Brandon García, Natalia Trujillo, 11-5
- Created by
- brandon garcia villaquiran
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