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Description
Mind Map by Hillary Fernández, updated more than 1 year ago
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Created by Hillary Fernández
over 6 years ago
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GESTIÓN DOCUMENTAL
- La gestión documental abarca el ciclo de vida completo de los documentos, es decir,
el tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos desde que se
producen o reciben en las distintas unidades hasta el momento en que son
eliminados o conservados
- OBJETIVOS
- Permitir la recuperación de
información de una forma mucho
más rápida, efectiva y exacta.
- Buscar la racionalización y
control de la producción
documental
- Tener en cuenta la importancia
que tiene los documentos de
archivos dentro de cualquier
institución pública o privada
- Permitir la recuperación de
información de una forma mucho
más rápida, efectiva y exacta.
- VENTAJAS
- Mejora de atención a
los clientes
- Acceso concurrente a
un documento
- Reducción del tiempo
de consulta de un
documento
- Reducción de
costes legales
- Mejora de atención a
los clientes
- QUIPUX
- El Sistema de Gestión Documental Quipux es una herramienta informática que sirve de apoyo en la gestión
documental de la Institución. El usuario final de Bandeja de Entrada de una institución puede utilizar el sistema
Quipux, para que realice el registro de documentos externos que llegan en forma física a la institución y
direccionen al área correspondiente para el respectivo trámite interno.
- BANDEJA DE ENTRADA
- Se refiere a la recepción de documentación
externa que se va a registrar en el sistema.
- REGISTRAR
- Al seleccionar la opción “Registrar” del menú del lado izquierdo,
se desplegará la pantalla para registrar un documento externo, en
la cual se deberá ingresar la información contenida en el
documento físico que es entregado y recibido manualmente. La
pantalla tiene cuatro secciones: Buscar De/Para/Con Copia Datos
del Documento: Fecha, Categoría, Tipificación, No. de Referencia
y Asunto. Anexos Dirigir a/resumen
- El documento debe estar dirigido para algún
funcionario de la institución, emitido por un
ciudadano o por un funcionario público de una
institución
- El documento debe estar dirigido para algún
funcionario de la institución, emitido por un
ciudadano o por un funcionario público de una
institución
- Al seleccionar la opción “Registrar” del menú del lado izquierdo,
se desplegará la pantalla para registrar un documento externo, en
la cual se deberá ingresar la información contenida en el
documento físico que es entregado y recibido manualmente. La
pantalla tiene cuatro secciones: Buscar De/Para/Con Copia Datos
del Documento: Fecha, Categoría, Tipificación, No. de Referencia
y Asunto. Anexos Dirigir a/resumen
- COMPROBANTE
- Esta funcionalidad permite imprimir un comprobante de
recepción de un documento externo, en caso de requerir
imprimirlo nuevamente. Para ello debe dar clic en la opción
Comprobante del menú izquierdo que se encuentra en la sección
de Registro Docs. Externos. Se presentará una pantalla en la cual
se debe ingresar el código o parte del código del documento que
se desea buscar para imprimir el comprobante de Recepción.
- Esta funcionalidad permite imprimir un comprobante de
recepción de un documento externo, en caso de requerir
imprimirlo nuevamente. Para ello debe dar clic en la opción
Comprobante del menú izquierdo que se encuentra en la sección
de Registro Docs. Externos. Se presentará una pantalla en la cual
se debe ingresar el código o parte del código del documento que
se desea buscar para imprimir el comprobante de Recepción.
- CARGAR DOC. DIGITALIZADO
- Esta funcionalidad permite cargar un documento
digitalizado y asociar a un documento
registrado, es utilizada cuando se registró un
documento pero no se definió un anexo como
imagen del documento. Para utilizar esta
funcionalidad, se debe seleccionar la opción del
menú de la izquierda. Se visualizará una pantalla
en la cual se presenta una lista de documentos
externos que no tienen imagen asociada
- Esta funcionalidad permite cargar un documento
digitalizado y asociar a un documento
registrado, es utilizada cuando se registró un
documento pero no se definió un anexo como
imagen del documento. Para utilizar esta
funcionalidad, se debe seleccionar la opción del
menú de la izquierda. Se visualizará una pantalla
en la cual se presenta una lista de documentos
externos que no tienen imagen asociada
- DEVOLUCIONES
- Esta funcionalidad permite registrar las
devoluciones que se reciben de los documentos
que se envíen por correo manual, y que por
alguna situación, no fuera posible entregar al
destinatario. Suele ocurrir cuando se remite a
ciudadanos, cuya dirección registrada en el
sistema, no es completa.
- Esta funcionalidad permite registrar las
devoluciones que se reciben de los documentos
que se envíen por correo manual, y que por
alguna situación, no fuera posible entregar al
destinatario. Suele ocurrir cuando se remite a
ciudadanos, cuya dirección registrada en el
sistema, no es completa.
- REGISTRAR
- Se refiere a la recepción de documentación
externa que se va a registrar en el sistema.
- BANDEJA DE ENTRADA
- El Sistema de Gestión Documental Quipux es una herramienta informática que sirve de apoyo en la gestión
documental de la Institución. El usuario final de Bandeja de Entrada de una institución puede utilizar el sistema
Quipux, para que realice el registro de documentos externos que llegan en forma física a la institución y
direccionen al área correspondiente para el respectivo trámite interno.
- OBJETIVOS
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