LEY 594 DEL 2000 A

LEY 594 DEL 2000 A

1. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones

   • OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES
     • TITULO I
     • ARTÍCULO 1. tiene como objetivo establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivíítica del Estado.
       • ARTÍCULO 2. esta ley incluye a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.
         • ARTÍCULO 3 Definiciones. según esta ley se definen algunos terminos:
           • Archivo.: En este se incluyen los documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
             • Archivo público.: Es el conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas
               • Archivo privado: es de interés público. Es aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
                 • Archivo total.: hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital
                   • Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
                     • Función archivística: todas las actividades relacionadas con la labor archivística, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente del mismo.
                       • Gestión documental.:Grupo de actividades administrativas y técnicas destinados a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
                         • Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural
                           • Soporte documental.:Todos los medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
                             • Tabla de retención documental. Son los listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
                               • Documento original.:Es la fuente primaria de información con todos los fases y características que permiten garantizar su propiedad y rectitud
                                 • ARTÍCULO 4: Los principios generales que rigen la función archivística
                                   • FINES DE ARCHIVO: El objetivo de este es disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia
                                     • IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS: Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son significativos para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional
                                       • INSTITUCIONALIDAD E INSTRUMENTALIDAD: Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.
                                         • RESPONSABILIDAD: Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.
                                           • DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN DE LA FUNCIÓN ARCHÍVISTICA: El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para ayudar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado,
                                             • ADMINISTRACIÓN Y ACCESO:. Esobligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos es el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley;
                                               • RACIONALIDAD: Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes para fortalecer la acción estatal. Así mismo, componente relativo natural de los procesos informativos.
                                                 • MODERNIZACIÓN El estado amparara el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos
                                                   • FUNCIÓN DE ARCHIVOS: Los archivos en un estado de derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y conservadora..
                                                     • MANEJO Y APROVECHAMIENTO DE LOS ARCHIVOS: El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva.
                                                       • INTERPRETACIÓN: Las habilidades de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano.
   • TITULO IV
     • ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
       • ARTÍCULO 11. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos,
         • ARTÍCULO 12. Responsabilidad. La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.
           • ARTÍCULO 13. Instalaciones para los archivos: se refiere a la construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos
             • ARTÍCULO 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos este ejercera el control de los recursos informativos
               • ARTÍCULO 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. los servidores públicos al dejar sus funciones entregaran los documentos que tiene a cargo para que sean archivados
                 • ARTÍCULO 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas: Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, velaran por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación,
                   • ARTÍCULO 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo: los funcionarios de archivo trabajaran bajo la etica profesional,
                     • ARTÍCULO 18. Capacitación para los funcionarios de archivo. las entidades están obligadas a capacitar a sus funcionarios en sus tareas, programas y areas correspondientes a su labor
                       • ARTÍCULO 19. Soporte documental: las entidades podrán incorporar tecnologías para la administración y conservación de documentos
                         • ARTÍCULO 20. Supresión, fusión o privatización de entidades públicas: las entidades publicas que se eliminen o suprimen deberán entregar los documentos para que las entidades encargadas los asignen adecuadamente
   • TITULO II
     • SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES
       • ARTÍCULO 5. El Sistema Nacional de Archivos
         • -Conjunto de instituciones archivísticas relacionadas entre sí, que facilitan la homogenización y regulación de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documento
           • -Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios.
             • -El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad
               • -Busca esencialmente la modernización e igualación metodológica de la función archivística y propiciará la cooperación e integración de los archivos.
                 • Orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos.
                   • ARTÍCULO 6: Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación
                     • La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales
                       • La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los consejos territoriales de archivos, los comités técnicos, las entidades de formación de recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y privadas que presten este servicio
                         • La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo serán responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado
   • TITULO III
     • CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
       • ARTÍCULO 7 archivos de jurisdicción y competencia
         • Archivo General de la Nación;, Archivo General del Departamento, Archivo General del Municipio, Archivo General del Distrito.
           • ARTÍCULO 8. Archivos territoriales se clasifican en:Archivos de entidades del orden nacional, Archivos de entidades del orden departamental, Archivos de entidades del orden distrital, Archivos de entidades del orden metropolitano, Archivos de entidades del orden municipal, Archivos de entidades del orden local, Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley,
             • ARTÍCULO 9 Los archivos según la organización del Estado. -Archivos de la Rama Ejecutiva; -Archivos de la Rama Legislativa; -Archivos de la Rama Judicial Archivos de los Organos de Control;-Archivos de los Organismos Autónomos.
               • ARTÍCULO 10. La creación de los archivos contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.
   • T I T U L O V
     • GESTION DE DOCUMENTOS
       • ARTÍCULO 21. Programas de gestión documental. las entidades publicas deberan elaborar programas de gestión documental en la cual pueden incluir tecnologías y soportes.
         • ARTÍCULO 22. Procesos archivísticos se encargan procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
           • ARTÍCULO 23. Formación de archivos. se clasifican en archivos de gestión , central e historico
             • ARTÍCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retención: sera obligatorio para las entidades crear las tablas de retención documental
               • ARTÍCULO 25. De los documentos contables, notariales y otros conforme a la norma reglamentan tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notarialestambien aplica para los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos.
                 • ARTÍCULO 26. Inventario documental.: es obligacion de las entidades pubñicas crear inventarios de los documentos que producen segun su labor.
     • TITULO VII
       • SALIDA DE DOCUMENTOS
         • ARTÍCULO 30. Documentos administrativos. Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
           • ARTÍCULO 31. Documentos históricos. EL JEFE DE ARCHIVO SERA EL ENCARGADO DE DAR SALIDA A ESTOS DOCUMENTOS en estos casos Motivos legales; Procesos técnicos; y Exposiciones culturales.
         • TITULO VIII
           • CONTROL Y VIGILANCIA
             • ARTÍCULO 32. Visitas de inspección. en cualquier momento se realizaran visitas con el fin de verificar que se esta llevando a cabo lo solicitado por la ley
               • ARTÍCULO 33. Órgano competente. El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado
                 • ARTÍCULO 34. Normalización. el archivo de la nacion fijara las pautas para y normas tecinicas y juridicas para hacer de forma correcta la creacion ordenacion y demas que requiere el archivo.
                   • ARTÍCULO 35. Prevención y sanción. El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación, y las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, esta con autoridad de sancionar
             • TITULO IX
               • ARCHIVOS PRIVADOS
                 • ARTÍCULO 36. Archivo privado son el conjunto de documentos de personas naturales o juridicas de derecho privado
                   • ARTÍCULO 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural. y al archivo general de la nación.
                     • ARTÍCULO 38. Registro de archivos. Las personas naturales o jurídicas propietarias, de documentos o archivos de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en el registro en el Archivo General de la Nación. y los propietarios, de los archivos privados declarados de interés cultural, continuarán con la propiedad, y posesión de los mismos pero deberán facilitar las copias que el Archivo General de la Nación solicite.
                       • ARTÍCULO 39. Declaración de interés cultural de documentos privados. siguiendo un procedimiento podran declarar los documentosculturales privados de caracter historico
                         • ARTÍCULO 40. Régimen de estímulos. El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un régimen de estímulos no tributarios para los archivos privados declarados de interés cultural, tales como: premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías.
                           • ARTÍCULO 41. Prohibiciones. Se prohíbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de interés cultural cambiarlos de territorio y trasferir un archivo historico al archivo general de la nación
                             • ARTÍCULO 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual. se incluira una clausula para tener en cuenta que no se vulneren los derechos de las personas implicadas en el contrato.
                               • ARTÍCULO 43 Protocolos notariales. estos pertenecen a la nacion y pasados treinta años y deberan ser trasferidos a l archivo general notarial
                 • TITULO X
                   • DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION
                     • ARTÍCULO 44. Donaciones. El Archivo General de la Nación y los archivos históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos.
                       • ARTÍCULO 45. Adquisición y/o expropiación. Los archivos privados de carácter histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta.
                     • TITULO XI
                       • CONSERVACION DE DOCUMENTOS
                         • ARTÍCULO 46. Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
                           • ARTÍCULO 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad,
                             • ARTÍCULO 48. Conservación de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.
                               • ARTÍCULO 49. Reproducción de documentos. En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio
                         • TITULO XII
                           • ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION
                             • ARTÍCULO 50. Estímulos. El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos contribuyan a lcuidar los documentos asi como a los autores
                           • TITULO XIII
                             • DISPOSICIONES FINALES
                               • ARTÍCULO 51.Apoyo de los organismos de control. La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nación, para el cumplimiento de esta ley.
                                 • ARTÍCULO 52. Vigencias y derogatorias. Esta ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.
   • TITULO VI
     • ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
       • ARTÍCULO 27. Acceso y consulta de los documentos. todas las personas tienen derecho a tener acceso a las archivos públicos a que se les entregue una copia de los mismos
         • ARTÍCULO 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. al cumplir los treinta años un documento podra ser rebisado por cualquiera que lo requiera y la persona que lo tenga debe entregar copia a quien lo solicite
           • ARTÍCULO 29 Restricciones por razones de conservación. cuando un documento historico presente deterioro se reservara su entrega y los funcionarios daran la información de lo que contiene con el fin de protegerlo