CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

1. CONCEPTO: Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las agrupaciones documentales, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.

   • Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una institución a lo largo de su gestión.

2. PROCESO

   • La clasificación es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa, jurídica y científica. Para la organización de los archivos se necesita de tres procesos que son:
     • 1. Clasificación
     • 2. Ordenación
     • 3. Descripción

3. AGRUPACIONES DOCUMENTALES

   • Conjunto de documentos generados por una entidad administrativa, en el ejercicio de sus funciones, las cuales por su jerarquía ilustrada en el organigrama, se originan los fondos, las secciones, las subsecciones, las series y las subseries documentales.
     • Fondo Documental
       • Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades.
     • Subsección Documental
       • Es una subdivisión de la sección documental. En algunos casos la subsección recibe el nombre de Oficina, División o Sección. La subsección tiene a su cargo funciones y actividades especificas dentro de la sección.
     • Sección Documental
       • Es una subdivisión del fondo identificada con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo.
     • Serie Documental
       • Es el testimonio documental continuo de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función determinada. cada sección y subsección está constituida por documentos agrupados en series.
     • Subserie Documental
       • Es una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes.
     • Unidad Documental
       • Es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas. La unidad documental puede ser:
         • Simple
           • Esta constituida por el mismo tipo documental.
         • Compleja
           • Esta integrada por tipos documentales de diversa índole, que responden a una secuencia dentro de un trámite.
             • Tipos documentales
               • Son la expresión de las actividades tanto personales como administrativas, reflejadas en un determinado soporte y con los mismos caracteres internos específicos para cada uno, en los cuales determinan su contenido.

4. ELEMENTOS DE CLASIFICACIÓN

   • Schellenberg, establece que la clasificación se da a partir de tres elementos:
     • Acciones
       • Se puede manifestar de tres maneras:
         • Funciones: Que son las atribuciones encomendadas a una institución para que realice y cumpla los fines para los que ésta fue creada.
         • Actividades: Da lugar a la realización de unos servicios para el logro de aquellas funciones de la institución.
         • Trámites: Actividades que se plasman en un conjunto de trámites relativos a poner en marcha la actividad.
     • Estructura orgánica
       • Los documentos se producen en las diferentes dependencias de cada entidad, que se deben ser agrupados de tal manera que reflejen el entramado de la organización.
     • Asuntos
       • Hacen referencia al contenido concreto del documento.

5. FUNDAMENTOS DE LA CLASIFICACI´ÓN

   • La clasificación es la adaptación de un fondo documental a la estructura de la entidad que lo produce o lo produjo, una vez identificadas las categorías administrativas y archivísticas en las cuales se refleja la institución productora de los documentos.
     • La clasificación documental se fundamenta en:
       • La aplicación de los principios de procedencia y de orden original para identificar las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo.
       • La identificación de las funciones asignadas a las dependencias.
       • Los asuntos que tramita cada división administrativa.

6. CLASIFICACIÓN COMO PROCESO ARCHIVISTICO

   • Permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características comunes, la cual se basa en la estructura orgánico-funcional de las instituciones y los trámites administrativos que adelantan las dependencias en ejercicio de sus funciones.

7. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

   • Permite identificar los creadores de documentos, que pueden ser:
     • Institucionales (fondo documentales)
       • Están referidos a la totalidad de los documentos producidos por una entidad.
     • Administrativos (secciones y subsecciones documentales)
       • Donde la procedencia esta dada por las dependencias, llamadas unidades administrativas, divisiones o secciones, que están organizadas las instituciones.
   • Aplicación
     • Se aplica a toda la entidad, incluyendo la unidad más pequeña que cumpla las funciones definidas y determinadas.
       • Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos para p0oder aplicar el principio de procedencia que son:
         • Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos.
         • Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora.
         • Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia.
   • Ventajas
     • Sirve para proteger la integridad de las agrupaciones documentales.
     • Permite ubicar correctamente el documento en el Fondo que le corresponde, de acuerdo con la actividad o función que lo genera.
     • Se aplica a todas las tareas relacionadas con el que hacer archivístico.

8. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

   • Es que hace relación al orden que conservan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo con el orden en que se dieran los documentos.
     • Las actuaciones y diligencias están encaminadas a la resolución administrativa de un asunto determinado.
       • En consecuencia debe respetarse el orden natural de los documentos, ya que son producidos en una relación causa-efecto.
   • Aplicación
     • A partir del conocimiento de procedimientos administrativos que determinan el orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un trámite.
       • Se relaciona con las Unidades Documentales en las que se plasman las actividades adelantadas en la resolución de un asunto, que por función se le asigna una dependencia para lograr los objetivos par el cual fue creada.
         • Se debe preservar las interrelaciones documentales que le son inherentes.
     • Permite saber cuáles son los pasos a seguir en tal producción, para determinar con qué documento se inicia y cuáles le siguen a éste hasta finalizar.

9. FUNCIONES

   • Determina las series que corresponden a cada agrupación documental, ya que estas son el resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimiento, en cumplimiento de los objetivos encomendados a cada dependencia.
     • Comunes
       • Son funciones administrativas genéricas que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad ya sea:
         • Personal
         • Contabilidad
         • Sistemas
         • Almacén
     • Específicas
       • Desarrollan la misión de la entidad y constituyen su razón de ser haciéndola diferente de cualquier otra.

10. PASOS METODOLÓGICOS PARA LA CLASIFICACIÓN

    • Identificación de Productores
      • Mediante la aplicación del principio de procedencia se aborda la clasificación documental, lo que da como resultado:
        • Identificación de Fondos Documentales
          • Es necesario recopilar la información sobre el origen y evolución del organismo productor a partir de:
            • Fecha de creación
            • Fecha de supresión
            • Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad
            • Organismos que le han precedido en el desempeño de funciones análogas
            • Organismos que heredan competencias
          • De acuerdo con la vigencia administrativa en las instituciones pueden encontrarse estos fondos documentales:
            • Fondo Abierto
              • Documentos de entidades administrativas vigente.
            • Fondo Cerrado
              • Documentos de entidades desaparecidas.
            • Fondo Acumulado
              • Documentación reunida por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico.
    • Estructura Orgánica
      • Es el conjunto de áreas y unidades organizacionales interrelacionadas, a través de canales de comunicación, instancias de coordinación interna y procesos establecidos por una entidad.
        • Se refleja
          • Manuales de funciones
          • Manuales de procedimientos
          • Organigrama
            • Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una entidad, porque revela:
              • La división de funciones
              • Los niveles jerárquicos
              • Las líneas de autoridad y responsabilidad
              • Los canales formales de comunicación
              • la naturaleza lineal o staff
              • Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección
            • Es la base fundamental para la identificación de las secciones y subsecciones documentales, puesto que la clasificación es el reflejo de la estructura orgánica de la entidad.
      • Identificación de Secciones y Subsecciones Documentales
        • Corresponden a su orden, a las dependencias de mayor rango y a los grupos de trabajo en que éstas se subdividen.
          • Para identificar las secciones y subsecciones es necesario:
            • Recopilar los actos administrativos mediante los cuales se legalizan los cambios estructurales de la entidad.
              • Establecer la jerarquía de las dependencias para saber cuáles de ellas son de nivel directivo y cuáles del subalterno.
                • Se debe recopilar la información sobre la estructura orgánica de la entidad mediante el siguiente análisis:
                  • Estatutos
                  • Organigramas
                  • Actos administrativos de creación y supresión de dependencias
                  • Reglamentos internos
                  • Manuales de funciones
                  • Manuales de procedimientos
            • Una vez recopilada y analizada la información se debe tener en cuenta lo siguiente:
              • Las secciones son las divisiones administrativas que dependen del primer nivel jerárquico de arriba hacia abajo.
              • Las subsecciones son las subdivisiones de las secciones.
              • Las secciones y las subsecciones documentales pueden equivaler a la gestión documental de un archivo de oficina
                • Están limitadas a funciones o actividades específicas y dependen de la vigencia de las mismas.
    • Series Documentales y Asuntos
      • Son un grupo de documentos cuyo elemento cohesionador consiste en cada documento es el registro de la misma función o actividad.
        • Se identifican con las funciones y actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos propuestos.
      • Identificación de Series y Subseries
        • Cada serie documental está asociada a un asunto en particular, cuya denominación resulta del análisis del contenido de los documentos reunidos en torno al trámite que los genera.
        • La subseries son el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas en forma separada de ésta por su contenido y características específicas.
        • Los asuntos hacen referencia al contenido específico de cada unidad documental que materializa los trámites administrativos adelantados por la dependencias delegadas para resolverlos.
          • A través de los asuntos se puede restablecer la historia institucional, en la cual se logrará hacer la clasificación mediante la aplicación de los principios archivísticos de procedencia y orden original.
    • Tipos Documentales
      • Las series y subseries documentales son el producto de la reunión de unidades documentales que surgen como resultado físico de una actividad.
      • Son el registro de las actividades mediante las cuales se ejerce una función.
        • La variedad de tipos documentales que puede producir una entidad depende de la diversidad de funciones y actividades que le corresponden.
      • Tipos Documentales Comunes y Específicos
        • Las funciones y actividades que son propios de una entidad, producen tipos documentales particulares de y de las entidades afines.
          • Existe tipo documental común, que corresponden a actividades similares como:
            • Órdenes de pago
            • Actas
            • Solicitudes

11. CUADROS DE CLASIFICACIÓN DE FONDOS

    • Son esquemas que reflejan la jerarquización y clasificación dada a la documentación producida por una institución, se registran:
      • Las secciones
      • Subsecciones
      • Las series
      • Subseries
    • Los cuadros tendrán Casillas como unidades productoras de documentos que haya en cada entidad, en concordancia con el organigrama.
      • Cada unidad productora se identifica con un código
        • el código se asigna a las dependencias, teniendo en cuenta el nivel jerárquico que ocupa la estructura de la entidad.
        • El código puede ser:
          • Numérico
            • Se forma por los dígitos que representan cada nivel jerárquico
          • Alfanumérico
            • Esta formado por las siglas que identifican la dependencia, seguido del número que le corresponda a cada serie documental
    • El cuadro deberá reflejar la estructura institucional, en el que se distinguen dos niveles las cuales son:
      • Secciones y Subsecciones
        • Se identifica con la estructura de la organización
      • Series y Subseries
        • Reúne los testimonios de las actividades desarrolladas por cada dependencia
    • Los cuadros deben ser coherentes con la estructura de la entidad, es decir, cada vez que suceda una restauración o modificación interna
      • El cuadro deberá modificarse de tal manera que la estructura tenga su propio cuadro de clasificación, que pueda reflejar los cambios sufridos con el paso del tiempo