ELABORACIÓN DE ACTASADMINISTRATIVAS

ELABORACIÓN DE ACTASADMINISTRATIVAS

1. objeto de la elaboración de actas: Esta norma establece y unificar los requisitos para la elaboración de actas administrativas

   • DEFINICIONES Y CLASIFICACIÓN Acta: documento en el que consta lo sucedido, tratado, y acordado en una reunión Acta no registrada: documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos. Acta registrada: documento que corresponde a reuniones de sociedades anónimas, limitadas, en comandita, consejos y juntas directivas, que obliga a cumplir condiciones específicas de la entidad competente.
     • PARTES BASICAS Y FUNDAMENTALES QUE COMPONEN LA ACTA ABMINISTRATIVA Convocatoria: acuerdo de fecha para la siguiente reunión Denominación del documento: nombre que identifica el acta Desarrollo: descripción de los asuntos tratados en una reunión. Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad de un documento. Espacio: distancia horizontal de escritura. Hora: registro del tiempo en que se inicia y termina la reunión. Incapaz: persona que no tiene facultad legal para ejecutar actos civiles o que carece de aptitud legal para determinado acto jurídico o para contraer obligaciones por sí misma. Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón. Naturaleza de la reunión: carácter de ordinaria o de extraordinaria Número: identificación consecutiva del documento. Orden del día: relación de temas que se han de tratar en una reunión. Razón social: nombre que identifica a una empresa.
       • Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal. Título: denominación específica del nombre de la reunión
         • REQUISITOS GENERALES Márgenes superior entre 3 y 4 centímetros inferior entre 2 y 3 centímetros lateral izquierdo entre 3 y 4 centímetros lateral derecho entre 2y 3 centímetros Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.
           • • Título Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar cuando el carácter de la reunión sea extraordinario. Numeración Las actas registradas de sociedades mercantiles se numeran de manera consecutiva y sin interrupción. En las actas de comités internos, puede iniciarse numeración cada año. Presentación Las actas se pueden presentar en hojas sueltas o en libros que se destinen para el efecto. Las actas de asambleas o juntas directivas se pueden llevar en el mismo libro y en tal caso se distingue cada acta con el nombre del organismo y con la numeración continua para cada uno
               • Redacción Se redactan en tiempo pasado. -Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio -El acta no se debe redactar en lenguaje telegráfico; tampoco debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. -La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
                 • PÁGINAS SUBSIGUIENTES Para las páginas subsiguientes de las actas administrativas se establecen los siguientes requisitos: Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y que no tenga impresión alguna. El encabezado se sitúa entre 2 cm y 3 cm del borde superior, contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el número correspondiente separados por guion. En la misma línea, contra el margen derecho se escribe el número de la página, sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.) Ejemplo: Reunión Comité Académico-Acta 002 El primer renglón de texto se inicia de dos a tres interlíneas del encabezado cuando se elabora a maquina
                   • REQUISITOS ESPECÍFICOS Razón Social En el margen superior de la primera página va la razón social, impresa o escrita. El nombre de la reunión y su naturaleza, cuando así se requiera, se escriben centrados, en mayúscula sostenida, a tres interlíneas del logosímbolo. (Puede utilizarse negrilla para resaltar). EJEMPLOS. ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE SOCIOS COMITÉ 000010 ELABORACIÓN Y DIVULGACIÓN DE DOCUMENTOS REUNIÓN DE JUNTA DIRECTIVA Denominación del documento y número Después del título a tres interlíneas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda. EJEMPLO. ACTA 001
                     • Fecha Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas de la denominación del documento se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha completa (día, mes, año), separados por coma (,). EJEMPLOS. FECHA: Santafé de Bogotá, 15 de mayo de 1996 FECHA: Medellín, 26 de abril de 1996 Nota. En caso de sociedades que registran sus actas ante una entidad competente, se indican: el lugar, la fecha y la hora de la reunión, además de la forma y antelación de la convocatoria (véase el Artículo 431 del Código de Comercio). Hora Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas de la fecha se digita la palabra HORA, en mayúscula sostenida, y seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan la hora de inicio y de finalización de la reunión. EJEMPLOS. HORA: De las 09:15 a las 10:25 horas HORA: De 14:20 a 16:00 horas
                       • Lugar Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas de la hora se anota la palabra LUGAR, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota el sitio de la reunión. EJEMPLOS. LUGAR: ICONTEC, sala 202 LUGAR: Hotel El Barón, Salón Diamante
                         • Asistentes Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas del lugar se escribe la palabra ASISTENTES, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la relación de nombres con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos. EJEMPLO en orden jerárquico: ASISTENTES: Ingeniero Eduardo Casas Burgos, presidente Arquitecta Teresa Peña B., vicepresidenta En reuniones o comités, integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes a diferentes empresas, se seguirá un orden alfabético por entidades EJEMPLO. ASISTENTES: Representantes de Empresas Oscar Javier Solano, ANDES LTDA. Jesús Alberto Alcázar J., Internacional S.A. Rocío Betáncur R., Mundial de Vestidos S.A
                           • En comités internos, en los que el cargo en la entidad cuenta para la reunión, el orden alfabético se aplica por dependencias. Si hay varias personas de una misma dependencia se anotan en orden jerárquico. EJEMPLO. ASISTENTES: Jefes de División Carlos Amaya G., Administrativa María Campos R., Financiera ES INPORTANTE RESALTAR EL NUMERO DE AUSENTES Y SUS REPRESENTANTES ESTO SI EN LA REUNION SE LLEBA A ACABO UNA BOTACION Ausentes Contra el margen izquierdo, con mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:) se anota la palabra AUSENTES, si los hay, de 1,5 a 2 interlíneas del último nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no. EJEMPLO. AUSENTES: Pedro Noriega R., Secretario (con justificación) Javier Suárez Q., Delegado (sin justificación)
                             • Orden del día Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último nombre y con mayúscula sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL DÍA seguida de dos puntos (:). De 1,5 a 2 interlíneas y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos. Si el tema requiere de dos o más renglones, el segundo y subsiguientes se escriben contra el margen izquierdo a interlineación sencilla. Entre tema y tema se dejan 1,5 a 2 interlíneas.
                               • Desarrollo Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último tema y con mayúscula sostenida se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos puntos (:). A dos interlíneas de este enunciado y contra el margen izquierdo se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo y escritura en negrilla si se desea resaltar A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos. El primer tema puede ser verificación de quórum o lectura, discusión y aprobación del acta anterior. En el tema "lectura, discusión y aprobación del acta anterior" se indica si fue aprobada, o se anotan las modificaciones que se presenten
                                 • EN CASO DE COMBOCATORIA Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA contra el margen izquierdo y con mayúscula sostenida seguida de punto (.), a tres interlíneas del último renglón del texto. A continuación se anotan la fecha y hora de la próxima reunión. En caso de cambio de sede se indica el lugar. Ejemplo:

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