CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

1. Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen series que componen cada agrupación documental.

2. EL PROCESO

   • La clasificación es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organización

3. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

   • TRES ETAPAS: * Clasificación * Ordenación * Descripción

4. ESTRUCTURA ORGÁNICA

   • AGRUPACIONES DOCUMENTALES
     • Fondo documental Secciones documentales Subsecciones documentales
   • Entidad Dependencias mayor jerarquía Grupos de trabajo

5. FUNDAMENTOS DE LA CLASIFICACIÓN

   • La clasificación es la adaptación de un Fondo Documental a la estructura de la entidad que lo produce o lo produjo, una vez identificadas las categorías, las cuales son:
     • CATEGORÍAS
       • ADMINISTRATIVA (Dependencias)
       • ARCHIVÍSTICA (Series, unidades y tipos documentales)

6. PRINCIPIOS UNIVERSALES

   • DE PROCEDENCIA
     • En el proceso de clasificación, la procedencia (productor) permite identificar los creadores de documentos , que bien pueden ser :
       • INSTITUCIONALES
         • Totalidad de documentos producidos por una entidad
       • ADMINISTRATIVOS
         • Según dependencias llamadas Unidades Administrativas, divisiones o secciones en que están organizadas las instituciones, de acuerdo con la estructura orgánica.
   • DE ORDEN ORIGINAL
     • Se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan el orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un trámite.
     • SE RELACIONA CON
       • UNIDADES DOCUMENTALES
         • En las que se plasman las actividades adelantadas en la resolución de un asunto, que por función le es asignado a una dependencia para el logro de los objetivos para los que fué creada.

7. PARA CLASIFICAR

   • Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una institución a lo largo de su gestión
     • CLASIFICAR > IDENTIFICAR >
       • > PROCEDENCIA
       • ESTRUCTURA
       • FUNCIONES

8. FUNCIONES

   • Determinan las series que corresponden a cada agrupación documental
     • COMUNES
       • Aquellas funciones administrativas genéricas que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad.
     • ESPECÍFICAS
       • Desarrollan la misión de la entidad y constituyen su razón de ser

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