ANÁLISIS DE PUESTOS

DEFINICIÓN: El análisis de puesto de trabajo es el proceso que consiste en describir y registrar el fin de un puesto de trabajo, sus principales cometidos y actividades, las condiciones bajo las que se llevan a cabo y los conocimientos y habilidades y aptitudes necesarias da lugar a dos tareas princiap:ales
1. descripción del puesto del trabajo
2. especificación de los requisitos del puesto de trabajo
OBJETIVOS
1. Puntualizar el propósito del puesto y sus tareas regulares
2. Los requisitos para ocupar el puesto
3. El alcance de sus responsabilidades y condiciones ambientales, incluyendo los riesgos en los que se desempeña el puesto
DEFINICIONES
1. PUESTO: agrupación de posiciones similares en sus deberes
2. TAREAS: Actividades individuales que ejecuta el ocupante del puesto, en general es la actividad asignada a cargos simples o rutinarios
3. POSICIÓN: numero de personas que trabajan en un mismo puesto
4. PUESTO DE REFERENCIA: Puesto de contenido estandarizado para el cuál existe información detallada en rama o ambiente laboral donde se desenvuelve la empresa
5. FAMILIA DE PUESTOS: Grupo de dos o más cargos con deberes semejantes
6. OCUPACIÓN: es un puesto o familia de puestos generalizada que es común en múltiples empresas y organizaciones
7. DEBERES Y OBLIGACIONES: se debe establecer el propósito u objetivo del puesto, mas una descripción de las acciones que la persona efectúa para cumplir con sus obligaciones y las condiciones en que se llevan a cabo
8. RESPONSABILIDADES DE TRABAJO: se definen los límites de la autoridad del empleado que ocupa el puesto, la supervisión directa de otros miembros del personal
9. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS: consiste en una declaración por escrito, en la que se explican las responsabilidades, la condiciones de trabajo y otros aspectos de un puesto determinado
10. ESPECIFICACIÓN DE PUESTOS O PERFIL DE PUESTO: Explicación escrita de los conocimientos, habilidades, capacidades, rasgos y características necesarias para desempeñar de manera adecuada un determinado cargo
ETAPAS PARA SU REALIZACIÓN
1. PARTES INVOLUCRADAS
  1. Director general, mandos superiores, medios, supervisores, analístas y sindicatos.
  2. El análisis de puestos apoya a la dirección general, así como de los supervisores y del sindicato
  3. Entrenamiento de analistas
  4. Cubrir las necesidades de la empresa e incrementar la calidad e vida de todos los miembros de la misma
2. CONDICIÓN PREVIA AL ANÁLISIS
  1. se debe comunicar al personal, explicar objetivo del programa y como se llevara a cabo
3. ¿QUIÉN HACE EL ANÁLISIS DE PUESTOS?: se requiere de que un especialista en recursos humanos o "expertos en la materia pueden ser analistas de puestos o consultores quien deberá observar y analizar el puesto para después elaborar una descripción y una especificación del mismo, se recaba información de personas relacionadas con la posición, trabajadores o supervisores.
4. MÉTODOS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN: hay varias formas para recabar la información sobre las obligaciones, responsabilidades y actividades de un puesto
  1. EMPLEO DE FUENTES PRIMARIAS PARA RECOLECTAR INFORMACIÓN: lo recaba solo de su ocupante
    1. OBSERVACIÓN DIRECTA: es el método idóneno cuando la labor es manual y repetitiva, resulta menos confiable que las otras técnicas de obtencion de datos, aunque es una de las técnicas antiguas más comunes por su eficiencia
    2. DIARIOS Y ANOTACIONES: se pide al titular del puesto que registre en un diario sus actividades, así como el tiempo que tarda, aunque con eso el trabajador puede exagerar algunas actividades y restarle importancia a otras
    3. CONSULTAS TÉCNICAS: Reunir información de una serie de fuentes, como ocupantes del puesto, supervisores o consultores con especialidad en el tema
    4. ENTREVISTAS INDIVIDUALES: se obtiene información del ocupante del puesto, y se cruza información obtenida de trabajadores de otros puestos similares
    5. ENTREVISTAS DE GRUPO: se entrevista a todos los ocupantes del puesto de naturaleza rutinaria o a algunos representantes de ese puesto
    6. CUESTIONARIO ABIERTO: Se llena un cuestionario que posteriormente el analista procesará par su estudio
    7. CUESTIONARIO ESTRUCTURADO: Contiene una serie de preguntas que limitan las respuestas a una lista de frases predeterminadas
  2. EMPLEO DE FUENTES SECUNDARIAS PARA RECOGER INFORMACIÓN: proviene de documentos o herramientas externas e internas de la organización
    1. ORGANIGRAMAS: muestran la división del trabajo en toda la organización , la manera en la que se relaciona el puesto y donde encaja en toda la organización
    2. MANUALES DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS: Ayudan a aportar información importante acerca de unas actividades que puede o va a desarrollar un empleado
    3. PUBLICACIONES DE ASOCIACIONES PROFESIONALES: las asociaciones pueden arrojar información aunque sea limitada del puesto
    4. BITÁCORAS: se usan para que los empleadores registren cada una de sus actividades y el tiempo que actúan en ellas
    5. METAS Y OBJETIVOS PARA LA ORGANIZACiÓN: cuando la empresa cuenta con un sistema de planeación de recursos humanos integral integra al depto de RH para seguir los planes de conservación o expansión de la organización
    6. DOCUMENTACIÓN EXISTENTE SOBRE EL PUESTO: manuales de organización, gráficos de procesos, manuales de funcionamiento de la maquinaria, manuales de procedimientos, misión, visión, politicas, metas orgaizacionales
5. Planeación: se seleccionan los puestos representativos
6. Ejecución: recopilar la información en una "ficha de análisis"
7. control: se realizan valoraciones con las fichas de análisis periódicamente o cuando surgen nuevos puestos.
MÉTODOS DE DISEÑO DE PUESTOS
1. MÉTODO PERCEPTUAL MOTRIZ se enfoca a la integración de los sistemas humanos y de máquinas, de modo que enfatiza e diseño de equipo y la correspondencia entre máquinas y operadores.
2. MÉTODO BIOLÓGICO: se enfoca a la integración de los sistemas humanos y de máquinas, hace hincapié en el diseño del equipo y la correspondencia entre máqunas y operadores
3. MÉTODO MECANICISTA: Taylor, Gantt, y Gilbreth, definieron métodos estandarizados para obtener mayor eficiencia, establecieron una separación inflexible entre lo gerencial (pensar) y el obrero (ejecutar)
4. MÉTODO DE MOTIVACIÓN: ENRIQUECIMIENTO DEL PUESTO: Añadir nuevas fuentes de satisfacción en el trabajo consiste en incrementar los niveles de planeción y control
  1. se logra a través de
    1. Variedad
    2. Autonomía
    3. Significado de las tareas
    4. Identidad con las tareas
    5. Retroalimentación
USOS Y APLICACIONES DEL ANÁLISIS DE PUESTOS EN LA FUNCIÓN DE ADMNISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Y EN OTRAS FUNCIONES
1. ESTRUCTURA
  1. DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO: establece la relación de las jerarquías, colaboración subordinación, etc., Proporciona estatus al empleado
  2. DESCRIPCIÓN (FUNCIONES)
    1. a) titulo del puesto
    2. b) identificación del puesto
    3. c) apartado con os deberes
    4. Son de gran valor para los empleados, ya que ayudan a minimizar los maletendidos que puedan existir en relación con los requisitos del puesto
  3. REQUISITOS
    1. habilidad requerida para desempeñar el puesto
    2. exigencias físicas que requiere el puesto
  4. RESPONSABILIDAD: establece los cometidos y las tareas aubyacentes que hacen posible un producto o servicio
    1. cometidos son una colección de tareas que se repiten y que no son triviales
    2. exigencia sobre los daños y perjuicios por no realizar las funciones del cargo ineficientemente
      1. sobre bienes: edificios, instalaciones, maquinaria, equipos
      2. valores: Dinero, cuentas de cheques, créditos, divisas, acciones.
      3. Actividades: Supervisión otorgada, cumplimiento de órdenes atención a clientes, presentación de informes y reportes.
  5. CONDICIONES
    1. Se refiere al entorno que rodea al puesto de trabajo , permite comprender el marco en el que se realiza el tabajp
2. RELEVANCIA DEL ANÁLISIS DE PUESTOS
  1. Compensar de manera equitativa a los empleados
  2. Ubicar al personal en puestos adecuados
  3. Determinar niveles realistas de desempeño
  4. Crear planes para capacitación y desarrollo
  5. Identificar candidatos adecuados para las vacantes actuales
  6. Planificar las necesidades de capacitación de RH
  7. Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral
  8. Evaluar la manera en que los cambios afectan el desempeño del personal
DESCRIPCIÓN DE PUESTO
1. DEFINICIÓN
  1. Es consecuencia del análisis de puestos, se relaciona con estructurar los puestos para una mejor eficiencia de la organización y la satisfacción del empleado en su puesto, se vincula con el cambio, modificación, y enriquecimiento de los puestos para captar los talentos de los empleados
2. OBJETIVO
  1. Diseñar una estructura de puestos acorde a las necesidades y objetivos de la empresa
  2. Recabar, analizar y actualizar información de los puestos de trabajo. Al conocer el espacio físico del trabajo se colabora en la reducción de accidentes de trabajo
  3. Aclarar el grado de contribuciones que exige la organización a quien ocupe el puesto
  4. Facilitar en el menor tiempo la adaptación del nuevo empleado a la organización
  5. Pormenorizar las tareas y obligaciones que el individuo tendrá que instalarse en el puesto ayuda a disminuir el grado de ansiedad que se padece cuando no se tiene el conocimiento de lo que se debe hacer
  6. Permite elevar los niveles de productividad de la organización
3. IMPORTANCIA
  1. Los objetivos de la organización para los cuales se creo el puesto
  2. consideraciones de ingeniería industrial, las cuales incluyen maneras de buscar la eficiencia desde el punto de vista tecnológico
  3. Cuestiones ergonómicas, que incluyen las capacidades físicas y mentales de los trabajadores
  4. Cuestiones del comportamiento, que inciden en la satisfacción que le da el empleado el desempeño de su puesto
4. DIVERSOS USOS
  1. Obtener apoyo para la elaboración de anuncios, demarcación del mercado de mano de obra, donde se debe reclutar etc.
  2. Determinar el perfil del ocupante del puesto con el cual se aplicará la bateria adecuada de exámenes, es el fundamento para la selección de personal.
  3. Obtener el material necesario para el contenido de los programas de capacitación, base para la capacitación del personal.
  4. Determinar, mediante la valuación y la clasificación de puestos los niveles salariales, de acuerdo a la importancia relativa de los puestos dentro de la organización.
  5. Estimular la motivación del personal para facilitar la evaluación del desempeño y del mérito funcional
  6. Servir de guía tanto al supervisor en el trabajo de los subordinados como al empleado en el desempeño de sus funciones
5. PARTES Y DATOS QUE SE INCLUYEN EN UNA DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
  1. Titulo del puesto: debe indicar su importancia y también el nivel relativo que ocupa el empleado en la jerarquía de la organización
  2. Denominaciones del trabajo: es el conjunto de cometidos de los cuales se hace responsable una persona
  3. Departamento y división: Se especifica donde se localiza el puestoo de trabajo
  4. Fecha en la que se realiza la descripción del puesto y se anta también la fecha de última actualización
  5. Nombre del titular: Tanto el nombre del titular como e del analista del puesto
  6. Resumen u objetivo del puesto de trabajo
  7. Supervisión que recibe y que ejerce: relaciones de depndencia
  8. Cometidos y responsabilidades principales: Están formados por la colección de tareas que repiten y las no insignificantes
  9. Requisitos del puesto de trabajo: Descripción de la experiencia, educación formación, acreditaciones, conocimientos, habilidades y aptitudes necesarios para desempeñar el puesto de trabajo
  10. Contexto del puesto de trabajo: informa sobre los elementos del marco que se realiza y el entorno que lo rodea
    1. Condiciones especiales
      1. xteriores
      2. zonas remotas
      3. bajas temperaturas
      4. Lugares cerrados
      5. Exposición al humo o ruidos
      6. enfermedades
6. PASOS DE UN PROGRAMA DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
  1. Presentar el proyecto integral del programa de la dirección general para su revisión y autorización para lograr su apoyo con las demás áreas de la organización
  2. Exhortar a las demás áreas de la organización para que se involucren en el proyecto
  3. Difundir el propósito y objetivos del programa a todos los empleados de la organización a través de comunicados, reuniones, tableros de avisos, posters, o mediante jefes
  4. Diseñar el formato o modelo que se empleará en la descripción
  5. Contratar o capacitar a las personas que fungirán como analistas para recabar información mediante el conocimiento de las técnicas de entrevista y elaboración de la descripción
  6. Hacer los cuestionarios o guías de entrevistas que se utilizarán para recabar información de los contenidos de los puestos
  7. Seleccionar a los titulares de los puestos que serán entrevistados, preferentemente quienes mejor dominan el puesto o tienen más experiencia en su desempeño
  8. Negociar con los jefes inmediatos los días y horas que deberán estar disponibles los titulares de los puestos para la programación de las entrevistas
  9. Recopilar la información con los titulares de los puestos
  10. Analizar la información y elaborar la desripción
  11. Validar la descripción con los titulares y los jefes inmediatos
  12. corregir la descripción si hay cambios o no quedan claras las funciones señaladas
  13. Obtener la aprobación de la descripción por los titulares y jefes inmediatos
  14. Entregar la descripción a los titulares de los puestos y a los jefes inmediatos
  15. Revisar y actualizar la descripcón periódicamente en caso de cambios o modificaciones en los contenidos

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