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COMITES DE ORGANIZACION DE UN EVENTO.
- El Comité de organización del Evento tiene a su cargo la tarea de delegar responsabilidades
y de asegurar que los pasos adecuados se lleven a cabo puntualmente. El comité de
organización del Evento debe crear subcomités; grupos de personas a cargo de la
organización de partes específicas del evento.
- COMITE DE FINANZAS.
- *Elaboran el presupuesto preliminar y
definitivo y buscan recursos económicos
necesarios. *Establecen las prioridades
de gastos, efectúan los pagos. Mantienen
reuniones periódicas con el comité
organizador.
- *Elaboran el presupuesto preliminar y
definitivo y buscan recursos económicos
necesarios. *Establecen las prioridades
de gastos, efectúan los pagos. Mantienen
reuniones periódicas con el comité
organizador.
- COMITE DE PROGRAMAS.
- • Prepara el cronograma de las actividades
con fechas y toques. • Escoge la temática
a tratar y las actividades a realizar. •
Estructura el programa técnico • Establece
los mecanismos para la preselección. •
Selecciona los ponentes y conferencistas.
• Selecciona coordinadores de actividades.
• Entrega las ponencias y trabajos al comité
organizador dentro del plazo establecido
para su reproducción y exposición.
Estructura el programa social. • Elabora el
programa de visitantes. • Fija fechas de
reuniones • Programa acciones pendientes.
• Mantiene informado al comité organizador.
- • Prepara el cronograma de las actividades
con fechas y toques. • Escoge la temática
a tratar y las actividades a realizar. •
Estructura el programa técnico • Establece
los mecanismos para la preselección. •
Selecciona los ponentes y conferencistas.
• Selecciona coordinadores de actividades.
• Entrega las ponencias y trabajos al comité
organizador dentro del plazo establecido
para su reproducción y exposición.
Estructura el programa social. • Elabora el
programa de visitantes. • Fija fechas de
reuniones • Programa acciones pendientes.
• Mantiene informado al comité organizador.
- COMITE DE APOYO O SERVICIOS
GENERALES.
- • Reservación del centro de
convenciones • -Montaje de salones. •
Alquiler de equipos de sonido. •
Reproducción del material organizador
del personal técnico.
- • Reservación del centro de
convenciones • -Montaje de salones. •
Alquiler de equipos de sonido. •
Reproducción del material organizador
del personal técnico.
- COMITE DE PROMOCION/
RELACIONES PUBLICAS
- • Diseño y elaboración del logotipo, afiche,
programas, folletos, papelería especial,
invitaciones, distintivos y todo lo relacionado
con impresos. • Diseño y compra del impreso. •
Elaboración de pancartas • Actos de
inauguración y clausura. • Planificación y
coordinación del protocolo con los medios de
comunicación.
- • Diseño y elaboración del logotipo, afiche,
programas, folletos, papelería especial,
invitaciones, distintivos y todo lo relacionado
con impresos. • Diseño y compra del impreso. •
Elaboración de pancartas • Actos de
inauguración y clausura. • Planificación y
coordinación del protocolo con los medios de
comunicación.
- COMITE DE TRANSPORTE
- • Coordina la llegada y salida de los
delegados e invitados en las terminales. •
Coordina los servicios de estacionamiento y
traslado al lugar del evento.
- • Coordina la llegada y salida de los
delegados e invitados en las terminales. •
Coordina los servicios de estacionamiento y
traslado al lugar del evento.
- COMITE DE SEGURIDAD.
- • Coordina todo el operativo de seguridad tanto de los
invitados especiales como de los delegados y
participantes. • Vigila las instalaciones y materiales hasta
su reintegro a la empresa prestadora de servicios. •
Constata el buen funcionamiento de los sistemas de
prevención de incendios. • Coordina los servicios de
ambulancia y primeros auxilios.
- • Coordina todo el operativo de seguridad tanto de los
invitados especiales como de los delegados y
participantes. • Vigila las instalaciones y materiales hasta
su reintegro a la empresa prestadora de servicios. •
Constata el buen funcionamiento de los sistemas de
prevención de incendios. • Coordina los servicios de
ambulancia y primeros auxilios.
- COMITE DE RECEPCION.
- • Da la bienvenida a todos los
participantes • Recibe a los
invitados especiales. • Brinda toda
la información acerca de
actividades del evento o de otra
índole requerida por los delegados
e invitados.
- • Da la bienvenida a todos los
participantes • Recibe a los
invitados especiales. • Brinda toda
la información acerca de
actividades del evento o de otra
índole requerida por los delegados
e invitados.
- COMITE DE REGISTRO.
- • Coordina todo lo referente a la
inscripción. • Diseña las planillas de
inscripción. • Entrega el material y
suministra información.
- • Coordina todo lo referente a la
inscripción. • Diseña las planillas de
inscripción. • Entrega el material y
suministra información.
- COMITE DE ALOJAMIENTO.
- • Selecciona las diferentes alternativas de
hospedaje. • Contrata los servicios de
alojamiento. • Distribuye las habitaciones •
Asigna la habitación a los invitados
especiales.
- • Selecciona las diferentes alternativas de
hospedaje. • Contrata los servicios de
alojamiento. • Distribuye las habitaciones •
Asigna la habitación a los invitados
especiales.
- COMITE DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
- • Selecciona los menús del evento
(desayunos, almuerzos, cenas y
refrigerios, entre otros.) • Organiza los
horarios para la alimentación.
- • Selecciona los menús del evento
(desayunos, almuerzos, cenas y
refrigerios, entre otros.) • Organiza los
horarios para la alimentación.
- COMITE DE DAMAS.
- • Coordina el programa de acompañantes. •
Coopera en la recepción y hospedaje de los
invitados y participantes. • Solicita obsequios
y donaciones. • Ayuda en la planificación y
organización del programa social
- • Coordina el programa de acompañantes. •
Coopera en la recepción y hospedaje de los
invitados y participantes. • Solicita obsequios
y donaciones. • Ayuda en la planificación y
organización del programa social
- COMITE DE FINANZAS.
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