GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

1. CORRESPONDENCIA EN LA EMPRESA

   • La correspondencia comercial es enormemente importante dentro de una empresa y hay que tener un buen control de las entradas y salidas que se realizan
   • ENTRADA
     • Selección
       • En primer lugar, cuando se recibe correspondencia, hay que seleccionarla: separarla según categoría y según departamentos o personas destinatarias
     • Apertura y lectura
       • Posteriormente, pasaremos a su apertura y lectura, siempre que no tengan una carácter privado (en este caso le entregaremos el documento a la persona indicada sin abrir). Hay que comprobar que dentro de los sobres no olvidamos ningún documento como cheques (más aún si en la carta se nos dice que se adjuntan otros documentos)
     • Numeración
       • Cuando se hayan abierto las cartas y otros documentos (incluidos los correos electrónicos y otros documentos en formato informático que sea necesario imprimir), se pasará a numerarlos. Ello consiste en darles un número correlativo de entrada en la empresa. Para facilitar la labor, se puede usar un sello, en la imagen tenéis un ejemplo.
       • Nº registro. Fecha de entrada. Tipo documento (carta, fax, etc.). Anexos (si la carta lleva algún documento adjunto). Remitente. Destinatario. Asunto (descripción breve del motivo de la comunicación).
     • Distribución
       • Para finalizar, pasaremos a su distribución a los distintos departamentos o personas a los que corresponda
       • ·Primero entregaremos la correspondencia urgente. Graparemos la carta o documento con todos sus anexos. Además, si en la carta no aparecen todos los datos del remitente, se le grapará también el sobre. ·Si en el documento se hace referencia a otras cartas o documentos anteriores, hay que buscarlas para adjuntarlas a la carta recibida y se le envía a la persona o departamento correspondiente conjuntamente. ·Si un documento afecta a más de un departamento, se le hace copia y se entrega a todos. ·El correo electrónico recibido, cuyo registro interese, se imprimirá.
     • Análisis y Selección
       • Cuando llega cualquier información a nuestra organización, ya sea a través de documentos en formato papel (como cartas, faxes, o cualquier otro documento administrativo) o en formato informático (como correos electrónicos o mensajes instantáneos), debemos pensar durante un instante qué tipo de información es y qué debemos hacer con ella. 
       • Básicamente, con toda la información que llega a la empresa, se pueden realizar tres acciones: Destruirla. Distribuirla al departamento o persona interesada. Archivarla.
     • Destrucción
       • En una empresa no se pueden guardar todos los documentos que llegan o salen diariamente de ella, ya que no habría espacio material para tal fin. Además, ello llevaría a que no pudiéramos encontrar información en el momento en que la necesitemos, a desorganización, a que todo estuviera abarrotado de documentos, muchos de ellos innecesarios, y a estrés.  Por ello, debemos tirar a la papelera todos los documentos que no son necesarios guardar. Podemos hacerlo en el momento de recibirlos o documentos que, por su antigüedad, ya no nos sirven para nada en la empresa. También se deben llevar a la papelera del escritorio todos los documentos informáticos que no necesitamos.
       • La forma correcta de tirar la documentación es la siguiente:  -Podemos tirar de forma instantánea todos los documentos que no queremos recibir (por ejemplo: publicidad, correo basura).  -A veces podemos leer el documento y luego tirarlo, si es sólo informativo.  -Si se trata de un documento que pueda tener efectos financieros o legales, nunca los debemos tirar.  -Antes de tirar un documento debemos preguntarnos si es necesario para alguien, si puedo encontrar la misma información en otro lugar o qué podría pasar si lo tiramos y luego se necesitara.  -Se pueden tirar documentos de los cuales ya ha cumplido el plazo legal de conservación.  -La documentación que no es confidencial se puede romper y arrojar a la papelera sin más.  -Hay que tener cuidado con la documentación que sí sea confidencial, ya que si la tiramos a la papelera sin destruirla podrían revelarse datos protegidos por la Ley de protección de datos. Para este tipo de documentos debemos usar una picadora de papel. 
   • SALIDA
     • La correspondencia de salida es aquella que se confecciona en la empresa para enviarla al exterior. 
     • La gestión de la correspondencia de salida tiene una serie de pasos:  -Elaboración de los documentos.  -Posteriormente serán firmados por la persona responsable. - Comprobar que van todos los anexos indicados y que éstos también han sido firmados.  -Se procederá a la numeración de la correspondencia de salida, para ello se anotará un número correlativo a cada documento. Para facilitar la labor, se puede usar un sello, como por ejemplo el que aparece en la imagen.
     • - EL LIBRO REGISTRO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA. En este libro se anotarán los siguientes datos: --Nº registro.  --Fecha de salida.  --Tipo documento (carta, fax, etc.).  --Anexos (si la carta lleva algún documento adjunto).  --Remitente.  --Destinatario.  --Asunto (descripción breve del motivo de la comunicación).  -Introducción, en su caso, en el sobre correspondiente, previamente relleno con los datos necesarios.  -Por último, se realizará el envío del documento.  -Es importante indicar que siempre se deben hacer copias de los escritos o comunicados que enviemos, para dejar constancia de ellos en la empresa.

2. Seguridad y Confidencialidad

   • Hay que tener en cuenta, en cuanto a la seguridad de la información dentro de la empresa, una serie de cuestiones, como pueden ser las siguientes: -La seguridad absoluta es algo que no existe o que es muy difícil de conseguir.  -Se deben tomar medidas de seguridad tanto para la información que está recogida en formato papel como para la que está en otros formatos, principalmente el informático.  -El mejor sistema de seguridad que puede existir en una empresa es la prevención y el mantenimiento.  -Hay que sensibilizar a todos los trabajadores de que usen, mantengan y respeten las medidas de seguridad.  -Las medidas de seguridad que se tomen siempre deben respetar y seguir la Ley de protección de datos.
   • Características de la seguridad
     • Un sistema de seguridad de la información debe proteger tanto la información contenida en sistemas informáticos (seguridad informática), como la contendía en cualquier otro medio o soporte (como el papel)
     • Por lo tanto, algunas de las principales características o principios que debe cumplir la seguridad de la información son:  -LA CONFIDENCIALIDAD: solo los usuarios que estén debidamente autorizados a acceder a la información lo pueden hacer. Con ello se evita que la información llegue a personas no autorizadas.  -LA DISPONIBILIDAD: consiste en que la información siempre debe estar disponible y accesible para las personas autorizadas.  -LA INTEGRIDAD: se refiere a que se garantice el correcto tratamiento de la información y se eviten los errores. Es decir, que el contenido de la información no se altere o que si se hace, se haga por personas autorizadas.
     • Los sistemas de seguridad de la información se deben usar por varias razones, algunas de las principales son:  -Para evitar pérdidas o alteraciones de la información.  -Para evitar que alguien no autorizado tenga acceso a la información de nuestra empresa.  -Por motivos legales: porque lo exija la Ley de protección de datos u otra normativa.  -Porque lo exija algún cliente (que no quiere que se conozcan sus datos o lo que compra).  -Por el incremento del uso de Internet, lo cual lleva aparejado el aumento de los riegos que pueden afectar a nuestra información. 
   • Medidas de Seguridad
     • Para controlar que el acceso a la información solo sea posible por personas autorizadas, podemos tomar medidas como: Almacenamiento en lugares de acceso restringidos. Armarios y puertas con llaves. Claves de acceso a sistemas informáticos. Cambiar cada cierto tiempo las claves de acceso. Evitar revelar datos importantes, nuestros o de nuestros clientes, por ejemplo, números de cuentas o de tarjetas de crédito, a través de Internet.

3. SERVICIO DE CORREOS

   • El servicio postal es un sistema dedicado a transportar documentos escritos y otros paquetes, tanto dentro del mismo país como a otros lugares del mundo. Todo documento enviado a través del sistema postal es llamado correo o correspondencia. 
   • Los servicios y productos que nos ofrece Correos se pueden resumir en: Envío de documentos. Envío de paquetería. Servicios financieros. Otros servicios. 
   • Envió de documentos
     • Dentro del envío de documentos, podemos hacer tres tipos de envíos: Envío de cartas y documentos. Envío de telegramas. Envío de Burofax/fax.
     • Carta ordinaria: es la modalidad más usada cuando el envío no supera los 2 kilos y no requiere entrega urgente. Su ámbito puede ser nacional e internacional. Carta certificada: es una forma de entrega en la que se garantiza la recepción mediante la firma del destinatario o una persona autorizada. En la imagen puedes ver el impreso que se debe rellenar en Correos para enviar una carta certificada. Carta certificada con aviso de recibo: además de firmar el destinatario o persona autorizada, nos envían de vuelta una notificación que nos indica que dicha persona recibió correctamente nuestra correspondencia y la fecha en la que la recibió. En la imagen color rosa puedes ver el impreso que, junto con el de envío certificado, se debe rellenar para enviar una carta con aviso de recibo. Carta certificada urgente: se usa para aquellos envíos más urgentes. El envío estará registrado y controlado, la entrega se realiza en domicilio y mediante firma del destinatario en 24 horas. Postal exprés: para documentos que necesitan ser enviados con carácter urgente y entrega registrada. En territorio nacional, el plazo de entrega no supera las 24 horas, y en las principales ciudades de Europa y Estados Unidos el plazo es de dos días. Carta urgente: estos envíos llegan a su destino en un día hábil en el caso de España y tres en el de Europa. Pueden tener carácter certificado entregándose bajo firma en los mismos plazos. 
   • Envió de paqueteria
     • Dentro del envío de paquetes también hay varias modalidades, las principales son: Paquetería urgente: para documentos que necesitan ser enviados con carácter urgente y entrega registrada. En territorio nacional el plazo de entrega no supera las 48 horas. Paquetería Nacional: envío de paquetes o documentos voluminosos a España y Andorra. Para envíos masivos de todo tipo de objetos y con múltiples opciones de envío, franqueo, entrega y seguimiento. Paquetería Internacional: envío de mercancía y objetos de hasta 30 kilos. Se entregan al destinatario bajo firma, cuenta con una completa garantía por pérdida o extravío y con un servicio de seguimiento online. Valijas: intercambio de correspondencia periódica entre un punto y varios destinos de España.
   • Servicios Financieros
     •  Dentro de Servicios financieros tenemos: Giros: permiten enviar dinero a cualquier parte del país o del extranjero. Reembolso: cobro de una venta a distancia a la entrega de la mercancía, sin necesidad de solicitar número de tarjeta o de cuenta a los clientes. Tiene cobertura nacional e internacional. Western Union: envío de dinero en minutos, por transferencia electrónica a más de 190 países.
   • Otros Servicios
     • Correos ofrece otros muchos servicios a sus clientes, algunos de esos servicios son los siguientes: Prepagados y embalajes: para que los envíos lleguen a su destino en perfecto estado. Servicio creamailing: gracias al cual se posibilita el tratamiento digital y automático de envíos publicitarios. Apartado postal: es un cajetín de recepción en el que se puede recibir cualquier tipo de objeto postal en la localidad que se elija, sin necesidad de tener domicilio social en ella. Reenvío postal: permite reenviar toda la correspondencia a la dirección que se indique. Otros: pago de recibos, recargas de móviles o tiendas. 

4. Clasificación de la documentación

   • Los principales sistemas de clasificación de la información son: Alfabético. Cronológico. Temático. Geográfico. Numérico. Mixto.
   • Ordenación alfabetica
     • El procedimiento es el siguiente: -Se hace de la A a la Z y, dentro de cada palabra, letra a letra,empezando por la primera letra que aparezca, luego por la segunda, y así sucesivamente. -La ordenación alfabética sigue el orden del alfabeto español PERO las consonantes dobles “ch” y “ll” se consideran como dos letras aisladas (es decir la “ch” se ordena en la c, la “ll” en la “l”). -No se tiene en cuenta la conjunción “y” (ni sus equivalentes en otras lenguas españolas) cuando une dos apellidos. 
   • Ordenación cronológica
     • Consiste en ir ordenando los diferentes documentos según una fecha. Se comienza por la fecha más antigua para finalizar con la más reciente. -La mayor ventaja es que es muy sencillo de utilizar. -El mayor inconveniente es que para buscar un documento necesitamos conocer las fechas o llevar otro documento índice en el que se relacione cada fecha con el o los documentos contenidos en ella.
   • Ordenación temática
     • La ordenación temática es una forma de clasificación por materias y asuntos. -La mayor ventaja es que nuestros archivos son ilimitados. -El mayor inconveniente es que en ocasiones nos es fácil conocer el asunto del que trata el documento u ordenarlo.
   • Ordenación Geográfica
     • Este sistema de clasificación de la documentación lo que hace es ordenar los documentos según zonas geográficas, puede ser por países, regiones o poblaciones. -La mayor ventaja es que es un sistema útil para empresas que trabajan en muchas zonas geográficas.  -El mayor inconveniente es que hace falta tener algunos conocimientos de geografía para poder ordenar correctamente.
   • Ordenación numérica
     • -La mayor ventaja es que gracias a este sistema de clasificación se puede tener un mejor control de la documentación.  -El mayor inconveniente es la necesidad de llevar conjuntamente el índice antes indicado. Cuando tenemos documentos en varios archivos ordenados numéricamente, debemos seguir el sistema de ordenación numérico del último dígito. En este caso, el número identificativo de cada documento está dividido en bloques de dos dígitos que nos indican el lugar exacto donde se encuentra el documento (archivo, departamento…).  -La mayor ventaja es que es muy fácil de localizar documentos en archivos muy grandes.  -El mayor inconveniente es su complejidad.

5. El Archivo de documentos

   • El archivo cumple las siguientes FUNCIONES:  -Clasificar documentos: los agrupa por conceptos o asuntos concretos. -Ordenar documentos: establece una secuencia cronológica, alfabética o numérica dentro de cada grupo y lo sitúa físicamente en el espacio. Los OBJETIVOS principales que tiene un archivo son los siguientes: -Almacenaje y Conservación de la documentación: en algunas ocasiones, por motivos prácticos y, en otras ocasiones, por exigencias legales. -Garantizar una rápida localización de los documentos. -Facilitar la consulta de la documentación guardada en ellos. Gracias al archivo localizaremos rápidamente los documentos que necesitemos, y ello evitará que se pierda gran cantidad de tiempo.
   • Tipos de archivo
     • 1.SEGÚN EL TIPO DE ORGANIZACIÓN:  -Archivo centralizado: localizado en un solo sitio. Implica que todos los documentos de la empresa están ubicados en un mismo lugar. Es decir, la empresa posee un único archivo y cuando alguien necesita algún documento debe acudir a éste.  -Archivo descentralizado: distribuido en distintas partes de la empresa. Es decir, los documentos se encuentran repartidos entre los distintos departamentos de la empresa (en el lugar que, según su contenido, le corresponda). Si alguien necesita un documento que no es de su departamento, debe acudir al correspondiente y solicitarlo. 2.SEGÚN EL SISTEMA DE ARCHIVO: -Archivo horizontal: los documentos están distribuidos en sistemas o archivadores horizontales. -Archivo vertical: los documentos están distribuidos en sistemas o archivadores verticales. -Archivo lateral: los documentos están distribuidos en sistemas o archivadores laterales. 3.SEGÚN EL SOPORTE: -Archivo de documentos: almacena papeles y documentación en carpetas, cajas, ficheros, estanterías o armarios. -Archivo informáticos: o informatizados, suponen la utilización de ordenadores como soporte para el almacenamiento de la información. 4.SEGÚN EL GRADO DE USO: -Archivo activo: archivo al que se accede habitualmente. Diremos que un archivo es activo cuando los papeles o documentos en él almacenados son consultados o empleados a diario, semanal o mensualmente. Se trata de documentación relativa a compras, ventas, impuestos, alquileres o banca. -Archivo semiactivo: archivo al que se accede raramente. El archivo será semiactivo cuando la frecuencia de utilización o consulta de los documentos en él guardados es pequeña. -Archivo inactivo: archivo considerado de interés histórico pero sin utilidad operativa. Es decir, documentos que no suelen ser consultados. En este tipo de archivo se guarda también la documentación que ha cumplido el tiempo de seis años que fija el Código del Comercio para guardar libros, justificantes o correspondencia.
   • Requisitos de un buen archivo
     • -Todas las personas que manejan el archivo deben conocer su funcionamiento y sus criterios para clasificar o para eliminar información de dicho archivo cuando sea necesario.  -Debe ser de fácil utilización.  -Debe cumplir con las normas de seguridad necesarias para que la información en él contenida no sufra desperfectos o pueda tener acceso a ella alguien no autorizado.  -Debe estar actualizado.  -No debe ocupar mucho espacio o, al menos, no más del necesario.
   • Consejos
     • -Lo mejor es ir archivando sobre la marcha, o reservar un momento del día para ello (normalmente el momento de menor actividad o menor concentración).  -Los papeles que archivemos, si llevan documentos adjuntos, o son varios papeles, lo mejor es archivarlos grapados.  -Cuando grapemos los documentos o les hagamos boquetes para archivar, hay que hacerlo de forma cuidadosa para que no sobresalgan de las carpetas o archivadores.  -Los documentos más recientes se van colocando en la parte delantera de las carpetas.  -No hay que sobrecargar demasiado los archivadores, ya que ello dificultaría su manejo.  -Los correos electrónicos importantes los podemos imprimir y archivarlos como un documento más.  -Hay que actualizar cada cierto tiempo los archivos y tirar la documentación que ya no nos va a servir, ya que si seguimos archivando sin parar llegará un momento en que nos quedemos sin espacio.  -Es conveniente, cuando alguien saque un documento del archivo, indicar en el lugar donde estaba archivado que está prestado. También debemos llevar una hoja registro de documentos prestados, para de ese modo, poder controlarlos.
   • Archivo informático
     • -Un sistema de archivos informáticos no es tan diferente de uno en papel, por lo tanto, podemos seguir las mismas reglas y sistemas vistos con anterioridad para el archivo en papel. Teniendo en cuenta que siempre se debe buscar localizar la información lo más rápidamente posible.  -Todos los asuntos relacionados se deben guardar juntos, independientemente del programa con el que se hayan realizado.  -Los archivos se organizan jerárquicamente. Se ubican en directorios o carpetas (en un directorio o carpeta no puede haber dos archivos con el mismo nombre).  -Hay que dar nombres a los documentos y archivos que sean fácilmente localizables y descriptivos de su contenido.  -Se deben ir eliminando los archivos que no necesitamos.  -Podemos crear una serie de categorías generales y crear directorios o carpetas para cada una de ellas. Por ejemplo: clientes, proveedores, bancos y otros. Dentro de cada una de ellas se crearán subdirectorios o subcarpetas y en estos guardaremos los distintos documentos.

6. Bases de datos

   • Una base de datos es un almacén con gran cantidad de información relacionada y organizada, de tal forma que se pueda encontrar y usar fácilmente. 

7. El correo electrónico

   • El correo electrónico o e-mail, es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes y archivos rápidamente.
   • Programas de gestión de correo electrónico
     • Un programa de gestión de correo electrónico es un programa usado, entre otras cosas, para enviar o leer correos electrónicos, también se le llama cliente de correo electrónico. 
     • Outlook es un gestor de correo electrónico, ya sea a través de Internet o a través de una red de área local, que además incluye una serie de aplicaciones, como por ejemplo: una agenda personal. Sin embargo, la versión reducida Outlook Express solo incluye las aplicaciones de gestión de correos. Podemos entrar a Outlook Express de dos formas:  -Desde la misma ventana del navegador Internet Explorer. De esta manera, a la vez que visualizamos las páginas web, podemos consultar los mensajes pendientes o enviar otros. En este caso el programa debe estar configurado para ello.  -Desde el mismo programa Outlook Express.