LA FOLIACION EN ARCHIVOS

LEONARDO CABRERA
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LEONARDO CABRERA
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NORMATIVIDAD PARA FOLIAR

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LA FOLIACION EN ARCHIVOS
  1. IMPRESCINDIBLE EN LOS PROCESOS DE ARCHIVO
    1. POSEE DOS FINALIDADES
      1. CONTROLAR LA CANTIDAD DE FOLIOS DE UNA UNIDAD DE CONSERVACIÓN
        1. ES REQUISITO INELUDIBLE EN LAS TRANSFERENCIAS
        2. CONTROLAR LA CALIDAD- ENTENDIDA AL RESPETO AL PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL Y LA INTEGRIDAD DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
          1. LA FOLIACIÓN ES EL RESPALDO TÉCNICO Y LEGAL DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
            1. PERMITE UBICAR Y LOCALIZAR DE MANERA PUNTUAL UN DOCUMENTO
        3. DEFINICIONES
          1. FOLIO
            1. FOLIAR
              1. FOLIACIÓN
                1. FOLIO RECTO
                  1. FOLIO VUELTO
                    1. PÁGINA
                      1. PAGINAR
                    2. REQUISITOS
                      1. LA DOCUMENTACIÓN DEBE ESTAR PREVIAMENTE CLASIFICADA
                        1. LA DOCUMENTACIÓN DEBE ESTAR PREVIAMENTE ORDENADA
                          1. LA DOCUMENTACIÓN DEBE ESTAR PREVIAMENTE DEPURADA
                            1. SE DEBEN FOLIAR TODAS Y CADA UNA DE LAS UNIDADES DOCUMENTALES DE UNA SERIE
                              1. LAS SERIES DOCUMENTALES SIMPLES: LA FOLIACIÓN SE REALIZARÁ DE MANERA INDEPENDIENTE POR CARPETA, TOMO O LEGAJO.
                                1. LAS SERIES DOCUMENTALES COMPLEJAS, CADA UNA DE LOS EXPEDIENTES TENDRÁ UNA SOLA FOLIACIÓN DE MANERA CONTINUA, Y SI TAL EXPEDIENTE SE ENCUENTRA REPARTIDO EN MAS DE UNA UNIDAD DE CONSERVACIÓN, LA FOLIACIÓN SE EJECUTARÁ DE TAL MANERA QUE LA SEGUNDA SEA LA CONTINUACIÓN DE LA PRIMERA.
                              2. MATERIALES
                                1. LA FOLIACIÓN SE REALIZA CON LÁPIZ MINA NEGRA HB O b
                                  1. NO USAR LÁPIZ MINA ROJA
                                  2. PROCEDIMIENTO
                                    1. ENUMERAR DE MANERA CONSECUTIVA
                                      1. NO UTILIZAR NÚMEROS CON EL SUPLEMENTO
                                        1. ESCRIBIR NÚMERO EN LA ESQUINA SUPERIOR DERECHA
                                          1. ESCRIBIR NÚMERO DE MANERA LEGIBLE
                                            1. NO USAR TRAZOS FUERTES
                                              1. MAPAS, PLANOS DEBERÁN TENER NÚMERO DE FOLIO QUE LES CORRESPONDE AÚN CUANDO ESTÉN PLEGADOS
                                                1. LOS ANEXOS IMPRESOS SE NUMERARAN COMO UN SOLO FOLIO
                                                  1. NO FOLIAR PASTAS NI HOJAS GUARDAS EN BLANCO
                                                    1. LAS RADIOGRAFIAS Y SIMILARES DEBEN COLOCARSE EN SOBRES DE PROTECCIÓN Y FOLIARSE ANTES DE GUARDAR EL MISMO
                                                      1. FOTOGRAFIAS EN CARA SUELTA SE FOLIARAN EN CARA VUELTA.DEJANDO NOTA DE CARACYTERISTICAS
                                                        1. NO SE DEBEN FOLIAR SOPORTES DISTINTOS AL PAPEL- SI DEJAR SOPORTE DE SU EXISTENCIA
                                                          1. NO FOLIAR NI RETIRAR LOS FOLIOS SUELTOS EN BLANCO QUE CUMPLAN FUNCIÓN DE CONSERVACIÓN
                                                            1. NO SE DEBEN NUMERAR LOS FOLIOS EN BLANCO DE ARCHIVO CENTRAL O DE GESTIÓN
                                                              1. LA DOCUMENTACIÓN EN ARCHIVOS HISTÓRICOS CUYOS FOLIOS ESTÉN SUELTOS O EN BLANCO SE RETIRARÁN.
                                                                1. LA FOLIACIÓN ES UNA TAREA PREVIA
                                                                  1. CUANDO EXISTAN ERRORES DE FOLIACIÓN SE ANULARA CON LINEA OBLICUA, EVITANDO ENMENDADURAS O TACHONES
                                                                    1. VARIOS FORMATOS ADHERIDOS A UNA HOJA- A ESTA SE ESCRIBIRÁ EL NÚMERO DE HOJA RESPECTIVO. DEJANDO CARACTERISTICAS DEL DOCUMENTO FOLIADO
                                                                      1. UNIDADES DOCUMENTALES FOLIADAS POR MPRESORA
                                                                        1. UNIDADES DE CONSERVACIÓN YA EMPASTADOS O FOLIADOS DE FABRICA SE PUEDEN ACEPTAR SIN NECESIDAD DE REFOLIAR
                                                                        Show full summary Hide full summary

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                                                                        Zugh G. H.
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                                                                        ivan dario clavijo
                                                                        SDGEA - SGDE
                                                                        Maryory Diosa
                                                                        Gestión de documentos digitales Sistemas SGDE Y SGDEA
                                                                        Juan Carlos Caicedo Pinto
                                                                        GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 185
                                                                        Elizabeth Castro
                                                                        Transferencias Documentales
                                                                        nancyjaro0604
                                                                        WEB 1.0 HASTA LA 4.0
                                                                        FERNANDO SANTOS MOLANO
                                                                        Servicios Documentales Avanzados
                                                                        Juan Ignacio Brox Martinez
                                                                        SERIE DOCUMENTAL
                                                                        Linda Vallderrama