Flashcards
Sistemas integrados de gestion erp
Flashcards do conjunto (20)
- 1Sistemas integrados de gestión la necesidad de un software para almacenar los datos de una compañía se hace esencial para facilitar el uso de la información que se necesita para poder llevar a cabo el proceso de generar una conocimiento certero acerca de la compañía a la cual se le esta aplicando el softwareEvolución de los sistemas informáticos de gestión
A medida de los años, se ha aumentado la competencia en las empresa por lo cual cada vez tienen que ofrecer opciones mejores, y por ello se ve necesario mejorar los software para ser mas eficientes y eficaces - 2La integración a nivel de procesos esta se puede definir como la asociación de un conjunto de procesos y procedimientos que tienden a ir de la mano para el buen funcionamiento de esta empresa, son procesos que se complementan para así llegar a un fin común u objetivos que se haya trazado la empresa, de una manera eficazCada uno de estos procesos se tiene un crono grama y una razón de ser y de funcionar en el momento en el que se necesita, ya que el cliente ve lo que se da al final y no ve los demás procesos ya que es algo que al cliente le tiene sin cuidado.
- 3En este rubro se tiene que tener en cuenta varios factores, procesos y sub procesos que se hacen necesarios para que el bien o servicio final de la empresa sea adecuado para el clienteestos procesos se dividen en:
dirección
diseño y desarrollo
marketing y ventas
empresas orientadas diseñadas a producción industrial
facturación y post venta
compras e inventario
personal
gestión financiera - 4Características Definición de un sistema es un compuesto de módulos funcionales que se crean con el objetivo de facilitar las operaciones básicas de una empresaEstructura
tienen una estructura a base de módulos que facilitan la ubicación de los diferentes campos en los que la empresa se desarrolla - 5Los módulos se dividen en: Aprovisionamiento Producción Ventas Finanzas Recursos Humanos Gestión de medios técnicos y mantenimientoFunciones adicionales de un sistema ERP
Se refiere a módulos poco tradicionales que se usan en la actualidad - 6CRM(COSTUMER RELATIONSHIP MANAGEMENT) Para ofrecer un trato mas cercano con el consumidor, opiniones y problemas de las mercancía hecha y distribuida, estos es llamado atención post venta y pre venta, se hace para tener una mayor interacción con la clientela, y se identifica con las siglas ERP-CRMPortales web
En la actualidad el boom tecnológico ha sido tan grande que cada empresa tiene que tener algún tipo de sistema de atención en la web, para estar ala vanguardia con el tema del manejo de la información y atención al cliente - 7Gestión DocumentalGENERACIÓN DE INFORMES
Los Erp en la actualidad de forma integrada aplicaciones de generación de informes o de sistemas de bissness intelligence, exponiendo así un nivel de explotación de los datos.
Un ejemplo es Excel que permite a los usuarios flexibilidad de manejo de la información - 8MOVILIDAD Los servicios y aplicaciones basados en la movilidad cubriendo las necesidades del personal que desarrolla en mayor o menor medida sus funciones fuera de la empresa. Este tiene 3 Erp de funcionamiento de movilidad: -off-line: Donde la aplicación permite operar sin conexión al sistema de central. -on-line: que requiere de conexión en tiempo real con la empresa. -Mixto: Es la que presenta una tendencia en las aplicaciones que se desarrollan orientadas a teléfonos móviles.BPM O BISSNESS PROCESS MANAGMENT
Permite el diseño de procesos y su posterior ejecución y control , donde la empresa puede lograr una automatización de los flujos de trabajo permitiendo que BPM lleve a cabo la integración de procesos y así permitir que accedan los diferentes sistemas integrados de gestión. - 9CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA ERP: Capacidad de parametrización: Permite adaptar el funcionamiento del sistema a las necesidades concretas de cada empresa , así como incorporar nuevas funciones o domos de funcionamiento a medida que la empresa en cuestión lo requiera. Aspectos del proceso de parametrización: -Estructura fiscal de la empresa o grupo de empresas que incluye la configuración social del grupo y sus relaciones. -Localización a nivel de país , para adaptarse a ciertas características concretas de cómo debe manejarse la información y el acceso al sistema . -La tipología de productos como las estructuras y conjuntos. -Reglas de negocio: Políticas de precio y políticas de distribución , comisiones. -Estructura física :define las sedes administrativas y operativas. -Estructura organizativa y funciones, permite definir los usuarios , roles y funciones accesibles. -Estructura documental de la empresa.INTERFAZ DE USUARIO AVANZADA Y FLEXIBLE
Es la capacidad de personalizar la interacción del usuario con el sistema teniendo en cuenta el rol o nivel de acceso .
Permiten generar aplicaciones que son accesibles desde un navegador y permiten configurar un escritorio:
-Acceso a los programas más utilizados.
-Menú que facilita la gestión de los procesos en los que el usuario está implicado.
-Ventanas o widgets: en los que pueden ubicarse datos de la aplicación , informes de gestión etc. - 10CAPACIDAD DE ACCESO A LA INFORMACION Los ERP posibilitan la interacción con diferentes herramientas de acceso a datos como OLAP, generadores de informes etcINTEGRACION CON OTRA APLICACIONES
Los ERP suelen ofrecer posibilidades de integración con otros sistemas como:
-Integración con sistemas de toma de datos en planta : facilitando el control informatizado .
-Interfaces normalizados para entrada y salida de la información para comunicar con otros ERP.
-Generación de formatos estándar de integración de sistemas como EDI, XML y factura electrónica. - 11METODOLOGIA Y CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE UN SISTEMA ERP -Funcionalidad del ERP: es importante que puedan integrarse con otros productos para que suplan las carencias y que faciliten la realización de desarrollos. -Criterios técnicos: Plataformas técnicas soportadas por el ERP como internet XML , EDI etc. -Criterios económicos: coste de las licencias o del proceso de implantación de los servicios, así como los posteriores revisiones y actualizaciones. -Criterios organizativos: Impacto de los cambios en los procesos. -Facilidad de usos de las herramientas del sistema. -Proveedores: Fabricante del ERP , constatando su experiencia real en empresas del mismo sector con características similares. -Referencias de implantación: Referencias en el propio sector de actividad.EL MERCADO DE LOS ERP
Las empresas suelen formular preguntas:
-¿Qué conviene más un producto o proveedor nacional o internacional?
-¿Qué es más conveniente incorporar un producto sectorial o por el contrario merece más la pena un producto multisectorial?
-¿Es posible que no exista nada en el mercado que satisfaga nuestras necesidades?
La solución mas frecuentemente adoptada por los distintos segmentos empresariales son: - 12IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA ERP Los proyectos de implementación de un sistema ERP suelen ser complejos y costosos, debido a la dificultad técnica y organizativa que conllevan. La adquisición de estos productos, así como los servicios de consultoría requeridos para su correcta implementación, tienen un costo bastante elevado, ya que a menudo se dirigen a empresas de dimensión media y grande. La implementación de un sistema ERP implica cambios importantes Minimizar problemas derivados de la misma implementación Compromiso de alta dirección Consulta especializada con el proveedor Comienza en el estudio técnico y funcional Restricciones económicas Restricciones técnicas Estrategia de módulos Unidades organizativasModulo financiero
Compras y ventas
Gestión de inventarios
Modulo productivo
Otros módulos
Recursos humanos
Mantenimiento
La documentación de todo proyecto
Técnica del sistema
Manuales de procedimientos
Usuario final
Material de formación
Contar con medios técnicos y humanos necesarios
Dotar presupuesto ONU
Garantizar mantenimiento ERP implantado - 13Factores clave en la implantación de un ERP Entre los factores críticos de éxito, para la implantación de un sistema ERP podríamos citar: Planificación realista, teniendo en cuenta las restricciones técnicas, económicas y organizativas. Compromiso de la dirección con el proyecto Definición precisa de los objetivos. Gestión del cambio organizativo. Formación y soporte técnico a los usuarios implantación con experiencia en el sistemaANÁLISIS ECONÓMICO
Para evaluar desde el punto de vista económico el proyecto de implementación de un sistema ERP, deberíamos considerar las siguientes partidas:
Inversión en hardware y software básicos.
Sistemas operativos y gestores de bases de datos relacionales.
Tendencia cada vez más generalizada en la implantación de sistemas. - 14INVERSIÓN EN LICENCIAS DEL ERP Aplican tarifas en función de la cantidad de usuarios y / o módulos que se utilizan para utilizar, por lo que la empresa debe tener en cuenta el número de licencias de acuerdo con estos parámetros. La modalidad de funcionamiento SaaS (Software como servicio), que repercute en los costes de licencia y comunicaciones por usuario y mes, con un enfoque más orientado al alquiler que a la compra.Coste de la implantación
Gastos derivados de servicios de la empresa
Gastos de formación del personal
Documentación - 15Migración de datos Sistema que integra los datos correspondientes a las distintas áreas de la empresa Dato único Explotación múltiple Datos correctos Nivel de calidad Esfuerzo para depurar e insertar los números ERP Coste de los servicios de telecomunicaciones Estos servicios son necesarios para poder intercambiar datos e información entre las distintas oficinas, almacenes y centros de producción de la empresa que van a estar gestionados por los módulos del sistema ERP. Internet no siempre garantiza los puntos de banda Transacciones condicionan la operativa empresarialDesarrollos específicos
Diseño e implementación funciones ERP
Cumplir con los requisitos de la organización
Necesidad de desarrollo de listas
Desviación de los costes
Plantearse elección de producto adecuada - 16Gastos de mantenimiento Los gastos anuales de mantenimiento de un sistema ERP pueden estimar en torno a un 15% o un 20% de la inversión inicial. En este capítulo se suele incluir el suministro de actualizaciones o nuevas versiones del producto.SEGUIMIENTO DEL PROYECTO DE IMPLANTACIÓN
El principal problema que se puede detectar en muchas implantaciones de sistemas ERP es la desviación que se produce tanto en los plazos de ejecución como en los costes previstos para el proyecto. Para evitar esta situación es conveniente tener en cuenta una serie de recomendaciones:
Disponer en la empresa un estudio previo
Implantación del sistema con toda la información disponible
Gestión considerada con mayor dificultad
Contar con equipo de trabajo que tenga todos los conocimientos
Capacidad para tomar decisiones
Llevar a cabo cambios importantes
Directrices de equipos de trabajos
Operativa real
Esquema de funcionamiento
Contrato claro
Responsabilidades en el proyecto
Definición jefe del proyecto
Parte cliente como empresa proveedora
Fases dentro de la gestión
Evitar objetivos demasiado ambiciosos
Definir hitos parciales
Seguimiento de cumplimiento mensual
Plazos realistas
Prioridad a cualquier tipo de urgencia
Coincidir en iniciar actividades en el nuevo año
Disponibilidad de personal
Las empresas como clientes - 17Infraestructura y equipamiento Se trata de la ONU apartado que en ocasiones sí valora de una forma superficial, ya que se considera que se trata de suministros que se podrán adquirir en su debido momento a precio de mercado, en los que es: Además sencillo establecer una comparativa de precios en entre diferentes proveedores. Así mismo, en la actualidad, se muestra como parte de las empresas, la posibilidad de externalizar la infraestructura de los sistemas e incluso los posibles sistemas de respaldo. centro de datos que cuenta con instalaciones adecuadas y personalizadas, que funcionan con el personal del departamento de sistemas dedica sus recursos a otro tipo de tareas.LA EMPRESA INTERCONECTADA Y LOS SISTEMAS DE IFNROMACION INTERORGANIZACIONALES
Comprende la necesidad de integración de la empresa con los agentes de su entorno en el desarrollo de cualquier actividad empresarial para intercambiar una gran cantidad de información de forma cotidiana con los distintos agentes que interactúan en una Empresa como:
-Los clientes y proveedores : Presupuestos, pedidos.
-La administración pública: Liquidación de impuestos , seguros sociales.
-Las entidades financieras: Transacciones comerciales que generan movimientos bancarios de cobro y pago.
-Unidades de negocio de la propia empresa .
-La sociedad en general. - 18SISTEMAS QUE FACILITAN LA INTEGRACION DE SISTEMAS ENTRE ORGANIZACIONES El intercambio de datos entre organizaciones requiere de la existencia de un formato y codificación común, que permita que la salida de información del sistema de origen pueda convertirse en la entrada de datos para el sistema receptor. EDI O ELECTRONIC DATA INTERCHANGE Es el sistema mas utilizado para facilitar la comunicación entre los sistemas de información de grandes empresas en estos últimos años , mediante la definición de un conjunto de mensajes que permiten el intercambio de información a nivel comercial y logístico: -Facturas -Albanares -Órdenes de compra Un sistema EDI entre empresas requieres de la definición de la estructura de los mensajes que se van a utilizar entre ambas partes como si la presencia de un proveedor de servicios EDI este encargado de garantizar la comunicación de extremo a extremo. Algunos sectores como a automoción ,la banca o la distribución, tienen sus propias normas específicas en cuanto a sus tipos de estructuras de mensajes intercambiado como podría ser el caso de la norma ODETFACTURA ELECTRONICA
Es la versión electrónica equivalente desde el punto de vista funcional y legal de la factura en papel. Es un documento electrónico generalmente de un formato XML o PDF que ha sido firmado digitalmente con un certificado reconocido, para garantizar su integridad y autenticidad.
La implementación de la factura integra sistemas ERP , la cuales cumplen con sus tareas de facturación y aporta sus ventajas a la empresa destacando lo siguiente:
-Importante ahorro de costes: reducción de la carga de trabajo administrativo, costes de emisión e impresión.
-Reducción de tiempos de gestión: mejora la eficiencia con un mayor control de acciones erróneas.
-Integración con las aplicaciones de software de gestión de la empresa: Administración y contabilidad automatizadas.
-Obtención de información en tiempo real: contribuye a un uso mas eficaz de los recursos financieros y control de la tesorería.
-Reducción del impacto medioambiental: la eliminación del papel y del transporte de las facturas impresas. - 19INTERFACEZ NORMALIZADAS Permiten el intercambio de datos con otros sistemas facilitando la integración de los mismo , este tipo de integración resulta cada ves ms habitual en las empresas, especificando el formato de intercambio a sus clientes o proveedores para evitar la realización de transacciones que requieren la entrada manual de los datos.BANCA ELECTRONICA
Las entidades financieras también hacen usos de formatos estandarizados que les permiten realizar por lotes y automatizar determinadas transacciones telemáticas , tales como el pago mediante transferencia o el giro de remesas ,facilitando en gran medida las tareas de contabilización y gestión de la tesorería dentro de las empresas. - 20ADMINITRACION ELECTRONICA Las administraciones públicas se han fijado en el objetivo de poder integrar y automatizar el mayor numero de procedimientos administrativos que afectan tanto a ciudadanos como empresas. Las empresas se han adaptado a este para poder realizar diferentes tipos de operaciones como: -Declaraciones periódicas de carácter general : IVA, IRPF etc. -Declaraciones específicas de determinados sectores. -Transacciones habituales , como los contratos de trabajo. Los productos ERP están adaptados a los requisitos exigidos para facilitar el intercambio de datos de determinados procedimientos administrativos ,teniendo en cuenta la normativa específica de aprobada en cada país.