PROCESO ADMINISTRATIVO

PROCESO ADMINISTRATIVO

1. PLANEACIÓN

   • Esta es la primer función administrativa
     • Se encarga de
       • Definir objetivos
       • Determinar tareas necesarias
       • Determinar recursos
     • Busca
       • La solución de problemas o el mejoramiento de procesos ya establecidos
   • Contiene
     • Elementos
       • Propositos, Objetivos, Estrategias, Politicas Programas, Presupuesto, Investigación Diagnostico Empresarial
     • Principios
       • Precisión, Flexibilidad, Consistencia, Rentabilidad, Participación, Unidad de dirección,
   • Se clasifica en
     • Planeación Estrategica
       • Son los planes corporativos a largo plazo, mas de 3 años
     • Planeación Tactica
       • Estos se derivan de los planes corporativos y se formulan para las diferentes areas que componen la organización (Marketing, Producción, Finanzas, etc), son planes a mediano plazo de 1 a 3 años
     • Planeación Operativa
       • Planeación del corto plazo o día a día, de 0 a 1 año y esta derivado del plan tactico
     • Planeación de contingencia
       • Son planes para responder a situaciones criticas inusuales de emergencia
   • Realizada por
     • Alta gerencia
     • Departamentos especializados
     • En las organizaciones mas planas y transversales, la planeación recala en la mayoria de los integrantes de la compañia, esto sirve como factor motivacional y crear sentido de pertenencia
   • Proceso
     • 1. Filosofia Empresarial
       • 2. Formulación de Objetivos
         • 3. Análisis del Entorno
           • 4. Formulación de estrategias
             • 5. Plan de Acción (Definir Cronograma, responsabilidades, Asignar recursos, Puesta en marcha)
               • 6. Control (Definir indicadores de desarrollo del plan)

2. ORGANIZACIÓN

   • Procura mayor efectividad en el logro de resultados
     • Respondiendo a las exigencias del entorno cambiante
       • Definiendo como se agrupan las actividades y la asignación de recursos
   • Contiene
     • Elementos
       • Estructura, Sistematización, Agrupación, Asignación, Jerarquía, Simplificar funciones
     • Principios
       • Objetivos, Especialización, Jerarquía, Amplitud, Coordinación, Continuidad, Flexibilidad
   • Se refleja en la Estructura Organizacional
     • -División del Trabajo
     • -Jerarquías administrativas
     • -Lineas de autoridad
     • -Departamentalización
     • -Normas y procedimientos
     • -Responsabilidad de desiciones
     • Que tiene distintos tipos, como:
       • Funcional: Se agrupan cargos por el criterio de funciones
       • Por Producto: La estructura se da por división o linea de productos similares
       • Por Proceso: Se agrupan deacuerdo a la fase del proceso
       • Geografica: Por ubicación fisíca
       • Por Proyecto: Se agrupan por proyectos de una misma indole
       • Por Clientes: Para manejar mejor las necesidades especificas de los clientes
       • Matricial: Combina dos o mas tipos de las estructuras anteriores, ej. Proceso+Geografica
   • Mecanicista
     • Contiene Un alto grado de especialización del trabajo
   • Organica
     • Estructura adaptable y flexible, con bajo grado de formalización de normas y procedimientos
   • Estructuras de organizaciones modernas
     • Planas u horizontales: Tienen reducida jerarquía, se eliminan barreras jerarquicas, son flexibles, hay muchos canales de comunicación transversal
     • Por equipos: Funcionarios de varios departamentos forman un equipo para desarrollar actividades especificas
     • Modular: Se ve cuando la compañia subcontrata varias de sus funciones principales
     • Virtual: División del trabajo empoderado sin necesidad de instalaciones fisicas

3. DIRECCIÓN

   • Busca Influir y orientar las actividades relacionadas con las tareas de la empresa
   • Implementa Competencias para su desarrollo como:
     • Liderazgo: Inspirar y guiar a las personas hacia el logro de los objetivos
     • Motivación: Influir en el comportamiento de las personas buscando un determinado resultado
       • Intrinseca
       • Extrinseca
     • Comunicación: Es considerada como el centro de una efectiva función de dirección
     • Gestion del Cambio: Generar de manera proactiva los cambios que generen innovación y competitividad
       • Ser flexibles a los cambios y adaptarse
     • Manejo de Conflictos: Renegociar y dar solución a los conflictos
       • Hay conflictos de tipo: Intrapersonal, interpersonal, interorganizacional, intergrupal, persona-organización
     • Trabajo en Equipo: De elemental importancia para el desarrollo de las actividades
       • Los tipos de equipos encontrados en las organizaciones son: Formales, informales, autodirigidos y virtuales
     • Manejo del Estres

4. CONTROL

   • Consiste en:
     • Supervisar actividades desarrolladas
     • Detecta desviaciones
     • Establece Medidas correctivas
     • Se encarga de medir
   • Tiene Tres enfoques:
     • Control Preventivo: Se realiza antes de implementar los procesos
     • Control Concurrente: Se realiza durante la ejecución de las actividades
     • Control de Retroalimentación: Se realiza sobre los procesos ya ejecutados por medio de los datos historicos
       • Este es el que va mas ligado con los indicadores de desempeño
         • Estos se obtienen al tomar, los resultados de la medición, sobre la meta establecidad para el indicador y el resultado se multiplica por cien.
         • Dan claridad sobre la efectividad de una actividad
         • Permiten la busqueda de la mejora continua por medio del uso de herramientas de calidad como:
           • PHVA
           • Benchmarking
           • Six Sigma
           • Mercado Equilibrado
           • Circulos de Calidad
           • Normas Internacionales
         • Salen de utilizar herramientas financieras como:
           • Presupuestos
           • Estados Financieros
           • Sistemas de Información Gerencial
           • Valor de Mercado agregado
           • Análisis Financiero