Apuntes de administración

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Estructura organizacional

La estructura organizacional es el sistema jerárquico escogido para organizar a los trabajadores en un organigrama de una empresa. Gracias a ella, se abordan las formas de organización interna y administrativa. El reparto del trabajo en áreas o departamentos se ramifica en un árbol.

Pueden diferenciarse dos partes: La estructura organizativa formal y la informal.

La estructura organizativa formal es aquella que se basa en el conjunto de relaciones explicitadas por la dirección, no es espontánea porque se planifica deliberadamente, las relaciones entre individuos son preestablecidas, sus miembros se escogen según normas de selección.​

La estructura organizativa informal son el conjunto de relaciones informales, es decir, que no han sido definidas explícitamente y responden básicamente a las necesidades sociales como la amistad y la pertenencia a un grupo.

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ESTRUCTURA FORMAL

Esta estructura formal surge como una necesidad para realizar una división de las actividades dentro de una organización que les permita principalmente alcanzar los objetivos mediante organigramas, manuales y la interacción de los principios de la organización como la división de trabajo, autoridad y responsabilidad, delegación, unidad de mando, jerarquía, tramo de control y equidad en la carga de trabajo, entre otras. En la siguiente figura se muestra que la estructura formal está integrada de las partes que forman a una organización y su relación entre sí, a través de los principios fundamentales de la organización que se establecen con ayuda de las herramientas y se presentan en forma verbal o documentos públicamente, donde los algunos de los integrantes puedan consultar, como está regida la estructura formal de la organización.

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ESTRUCTURA INFORMAL

Su origen está en la estructura formal, ya que de ahí parte la formación de estructuras de las relaciones entre los miembros conforme a una mezcla de factores.

Las estructura informales obedecen al orden social y suelen ser más dinámicas que las formales. En la siguiente figura se observa que la estructura informal se integra a través de relaciones entre personas de acuerdo a una mezcla de factores que llegan a formar grupos informales que son representados verbalmente de manera pública.

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Tipos de la estructura organizacional

Podemos clasificar la estructura organizacional en cuatro tipos: lineal, funcional, de staff y matricial.

Estructura lineal

La estructura organizacional lineal se basa en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados, es decir que una sola persona toma todas las decisiones y es responsable del mando.

Así, el jefe asigna y distribuye las tareas a los subordinados, los cuales tienen que reportarse a él. Este tipo de estructura es utilizada, por lo general, en empresas pequeñas que generan pocos productos en un nicho del mercado.

Si los deberes y las responsabilidades de los miembros están bien definidas, este tipo de estructura se caracteriza por ser rápido y de contabilidad clara.

Estructura funcional

La estructura organizacional funcional divide las labores de una organización de acuerdo con su especialización.

Así, los empleados pueden trabajar en el área en que están especializados, lo cual genera además que se sientan más seguros en su trabajo. A su vez, cada área o departamento posee un jefe o encargado.

Este tipo de estructura se sustenta en el conocimiento, ya que ningún superior tiene total autoridad sino que las decisiones son más bien relativas y parciales, factor que maximiza la eficiencia del trabajo.

Estructura de staff

La estructura organizacional de staff combina las relaciones y decisiones de autoridad con la ayuda y el asesoramiento de agentes externos a la organización, tales como consultores o asesores.

Así, en este tipo de estructura se lleva a cabo la subcontratación de actividades, a través de la cual los integrantes deben desarrollar sus actividades con empresas ajenas.

Estructura matricial

La estructura organizacional matricial divide la autoridad en grupos de trabajo funcionales que, generalmente, responden a un proyecto determinado.

Estos grupos suelen contar con un supervisor que observa y coordina dicho proyecto para luego reportar su trabajo a los altos mandos de la organización.

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Características

Entre algunas de las características de la estructura organizacional podemos destacar que:

Permite la especialización de las diferentes áreas, a partir de que cuanto mayor sea el tamaño de una organización, más especializada debe estar.

Puede ser centralizada o descentralizada, dependiendo de si las decisiones están concentradas en los altos cargos (centralización) o en los equipos de trabajo (descentralización).

Comprende colaboración y coordinación entre las diferentes unidades de estructura.

Representa a las personas que integran la organización.

Está diseñada en base a un objetivo real y alcanzable y, a su vez, adaptada a las tecnologías y herramientas que posee la organización.

Si bien es de carácter formal, existe cierta informalidad paralela que se maneja entre los integrantes de la organización.

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Departamentalización

Una de las herramientas fundamentales para cualquier esfuerzo de establecer una estructura organizacional es la departamentalización. Agustín Reyes Ponce dice: “Organizar es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, los niveles y actividades de los recursos de una empresa”.

La empresa pude organizarse por diferentes factores, factor producto, del cliente, en razón geográfica, funcional y por proyectos.

Área funcional: Es cuando se organizan de acuerdo a los perfiles profesionales de especialidad.

El Cliente: Las organizaciones se estructuran de acuerdo al tipo de cliente un ejemplo muy claro son las tiendas departamentales.

Los productos: Generalmente es en empresas que tiene una gran variedad de productos, estas empresas se organizan de acuerdo al tipo de producto un ejemplo muy común de este tipo de departamentalización son las tiendas de abarrotes, o las grandes cadenas comerciales de supermercados

La ubicación geográfica: Es de acuerdo a las zonas o territorios donde estas empresas llevan a cabo sus operaciones.

El proyecto: Cuentan con una estructura matricial cada vez que generan proyectos establecen nuevos modificaciones, une ejemplo de estas son las constructoras que trabajan por proyectos.

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Agrupamiento de tareas

Las tareas o actividades de la empresa deben ser clasificadas por las distintas áreas y tener en cuenta el tipo de carga de trabajo que le establecerán a un colaborador.

Estas se deben establecer como antes se mencionaba de acuerdo a diferentes variables como el tipo de capacidad, conocimiento técnico y que sea proporcional a la remuneración del trabajador.

Existen diferentes herramientas que ayudan a agrupar las tareas, como los estudios de tiempos y movimientos, análisis de puestos entre otros. Para realizar el agrupamiento es recomendable primero hacer una división por grandes áreas, ejemplo: finanzas, recursos humanos, producción, mercadotecnia, entre otras, y después realizar otra subcategoría o división de estas áreas de acuerdo al giro de la organización los nombres pueden variar así como el número de subdivisiones.

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Jerarquía y cadena de mando

Este principio nos habla de la división de la de la organización que en todo grupo y organización humana existen. Una vez agrupadas las tareas se comienzan a clasificar en grandes áreas; esta actividad le corresponde al administrador o quien esté realizado el plan organizacional, principalmente tendrá que determinar que colaboradores dependen de quien o que departamento depende de otro; de igual manera varían de acuerdo al giro de empresa, tamaño, número de personas, y las relaciones que vinculan las áreas.

En la cadena de mando principalmente establece: la autoridad, responsabilidades y unidad de mando.

Este proceso de jerarquía y cadena de mando va sufriendo cambios de acuerdo con el crecimiento de la empresa generalmente todas las empresas nacen sin una estructura definida, y conforme van creciendo van sumando integrantes hasta que el dueño comienza a dividir las áreas y que persona se encargara de que. Existe una clasificación para el tipo de crecimiento de la organización, como horizontal y vertical a continuación se describen:

Crecimiento horizontal: sirven hasta cierto límite donde los colaboradores requieren del apoyo de otros que a su vez dependen también de ellos para cumplir los planes.

Crecimiento vertical: Conforme va creciendo la empresa y se van sumando colaboradores y se comienzan abrir más áreas o departamentos a un punto donde no tiene una correcta división dentro de la organización.

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¿CÓMO DISEÑAR UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL?

Diseñar la estructura organizacional de una empresa y representarla gráficamente no es sencillo. Lo más complicado es hacer que la presentación sea clara y eficiente. Y para poder conseguirlo, primero hay que distinguir las partes que componen un organigrama.

Elementos estructurales: son las diferentes unidades en las que se dividen las tareas de la empresa. Aquí se encuentran los órganos de gobierno, los departamentos, los servicios de apoyo y la unidad más básica, los puestos de trabajo.

Relaciones estructurales: es la red que se teje alrededor de los elementos estructurales y que define las relaciones entre todos ellos.

Sistema de dirección: una serie de elementos gráficos buscan facilitar la comprensión del organigrama: cajas, rejas, líneas, flechas…

El proceso de creación de la estructura organizativa de una empresa consta de dos pasos:

En la primera fase se analizan las tareas y se definen las metas de la organización, para posteriormente poder realizar una evaluación de objetivos. En este punto se separan las tareas principales del negocio y las subtareas.

El segundo paso se caracteriza por la síntesis y el reparto de las tareas anteriormente analizadas. Para que la empresa funcione de forma óptima hay que garantizar que, con ese reparto de tareas, se aprovechan al máximo los recursos de los que se dispone.

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Video explicativo

La estructura organizacional (Embed)