LA FOLIACION EN ARCHIVOS

LA FOLIACION EN ARCHIVOS

1. IMPRESCINDIBLE EN LOS PROCESOS DE ARCHIVO

   • POSEE DOS FINALIDADES
     • CONTROLAR LA CANTIDAD DE FOLIOS DE UNA UNIDAD DE CONSERVACIÓN
       • ES REQUISITO INELUDIBLE EN LAS TRANSFERENCIAS
     • CONTROLAR LA CALIDAD- ENTENDIDA AL RESPETO AL PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL Y LA INTEGRIDAD DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
       • LA FOLIACIÓN ES EL RESPALDO TÉCNICO Y LEGAL DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
       • PERMITE UBICAR Y LOCALIZAR DE MANERA PUNTUAL UN DOCUMENTO

2. DEFINICIONES

   • FOLIO
   • FOLIAR
   • FOLIACIÓN
   • FOLIO RECTO
   • FOLIO VUELTO
   • PÁGINA
     • PAGINAR

3. REQUISITOS

   • LA DOCUMENTACIÓN DEBE ESTAR PREVIAMENTE CLASIFICADA
   • LA DOCUMENTACIÓN DEBE ESTAR PREVIAMENTE ORDENADA
   • LA DOCUMENTACIÓN DEBE ESTAR PREVIAMENTE DEPURADA
   • SE DEBEN FOLIAR TODAS Y CADA UNA DE LAS UNIDADES DOCUMENTALES DE UNA SERIE
     • LAS SERIES DOCUMENTALES SIMPLES: LA FOLIACIÓN SE REALIZARÁ DE MANERA INDEPENDIENTE POR CARPETA, TOMO O LEGAJO.
     • LAS SERIES DOCUMENTALES COMPLEJAS, CADA UNA DE LOS EXPEDIENTES TENDRÁ UNA SOLA FOLIACIÓN DE MANERA CONTINUA, Y SI TAL EXPEDIENTE SE ENCUENTRA REPARTIDO EN MAS DE UNA UNIDAD DE CONSERVACIÓN, LA FOLIACIÓN SE EJECUTARÁ DE TAL MANERA QUE LA SEGUNDA SEA LA CONTINUACIÓN DE LA PRIMERA.

4. MATERIALES

   • LA FOLIACIÓN SE REALIZA CON LÁPIZ MINA NEGRA HB O b
   • NO USAR LÁPIZ MINA ROJA

5. PROCEDIMIENTO

   • ENUMERAR DE MANERA CONSECUTIVA
   • NO UTILIZAR NÚMEROS CON EL SUPLEMENTO
   • ESCRIBIR NÚMERO EN LA ESQUINA SUPERIOR DERECHA
   • ESCRIBIR NÚMERO DE MANERA LEGIBLE
   • NO USAR TRAZOS FUERTES
   • MAPAS, PLANOS DEBERÁN TENER NÚMERO DE FOLIO QUE LES CORRESPONDE AÚN CUANDO ESTÉN PLEGADOS
   • LOS ANEXOS IMPRESOS SE NUMERARAN COMO UN SOLO FOLIO
   • NO FOLIAR PASTAS NI HOJAS GUARDAS EN BLANCO
   • LAS RADIOGRAFIAS Y SIMILARES DEBEN COLOCARSE EN SOBRES DE PROTECCIÓN Y FOLIARSE ANTES DE GUARDAR EL MISMO
   • FOTOGRAFIAS EN CARA SUELTA SE FOLIARAN EN CARA VUELTA.DEJANDO NOTA DE CARACYTERISTICAS
   • NO SE DEBEN FOLIAR SOPORTES DISTINTOS AL PAPEL- SI DEJAR SOPORTE DE SU EXISTENCIA
   • NO FOLIAR NI RETIRAR LOS FOLIOS SUELTOS EN BLANCO QUE CUMPLAN FUNCIÓN DE CONSERVACIÓN
   • NO SE DEBEN NUMERAR LOS FOLIOS EN BLANCO DE ARCHIVO CENTRAL O DE GESTIÓN
   • LA DOCUMENTACIÓN EN ARCHIVOS HISTÓRICOS CUYOS FOLIOS ESTÉN SUELTOS O EN BLANCO SE RETIRARÁN.
   • LA FOLIACIÓN ES UNA TAREA PREVIA
   • CUANDO EXISTAN ERRORES DE FOLIACIÓN SE ANULARA CON LINEA OBLICUA, EVITANDO ENMENDADURAS O TACHONES
   • VARIOS FORMATOS ADHERIDOS A UNA HOJA- A ESTA SE ESCRIBIRÁ EL NÚMERO DE HOJA RESPECTIVO. DEJANDO CARACTERISTICAS DEL DOCUMENTO FOLIADO
   • UNIDADES DOCUMENTALES FOLIADAS POR MPRESORA
   • UNIDADES DE CONSERVACIÓN YA EMPASTADOS O FOLIADOS DE FABRICA SE PUEDEN ACEPTAR SIN NECESIDAD DE REFOLIAR