LA CARTA COMERCIAL

LA CARTA COMERCIAL

1. La carta comercial es un documento que está dirigido a clientes, proveedores, comercios o empresas con el fin de establecer o mantener una relación comercial con el destinatario, acerca de un producto o servicio en particular.

   • MOTIVO DE LA CARTA COMERCIAL
     • Los motivos por los cuales se envían cartas pueden ser de diversa índole; así puede escribirse para comunicar algo o para intentar iniciar una relación comercial que posteriormente deberá fomentarse
       • LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL
         • La correspondencia comercial es una forma de comunicación externa que facilita el mantenimiento y promoción de relación de intercambio entre las empresas y sus clientes y proveedores, afectando directamente al rendimiento económico y a la configuración de la imagen de la empresa.
           • Características
             • En las cartas comerciales los textos cortos y el lenguaje claro favorecen la comprensión del mensaje.Hay que mantener siempre la amabilidad y la cortesía, especialmente en mensajes negativos (reclamaciones, quejas, denegaciones…).Uno de los recursos más importantes para mantener una buena relación comunicativa es evitar los juicios personales.
       • CONTENIDO DE LA CARTA
         • A) Encabezamiento
           • También se conoce como cabecera o inicio. Es la parte más formal del documento e incluye los siguientes apartados:
             • Membrete
               • Contiene los datos que identifican al remitente. Puede tener cualquier alineación (izquierda, derecha o centrada).
             • Destinatario
               • Es el nombre o razón social de la empresa a la que se dirige la carta, junto con su dirección completa. Se escribe debajo del membrete, a la izquierda o a la derecha del papel.
             • Referencias
               • Son abreviaturas compuestas de letras y números que sirven para realizar ciertas identificaciones, como por ejemplo las personas que intervienen en la redacción de la carta, el número de expediente, una carta anterior, etc.
             • Asunto
               • Descripción breve del motivo de la carta para que el destinatario pueda identificar su contenido.
             • Saludo
               • Es una forma de cortesía antes de empezar el texto.
             • Fecha
               • La fecha correspondiente al día en que se escribe la carta suele consignarse en letra y precedida del lugar en que se emite la carta, aunque puede prescindirse del nombre de la localidad.
         • B) Cuerpo
           • Es la parte del documento en el que aparece el contenido. Es el motivo central que origina la carta, la exposición del asunto desglosado en ideas principales y secundarias siguiendo una disposición en párrafos de forma coherente y lógica.
             • Por regla general suele tener tres partes:
               • 1. Introducción: planteamiento inicial del tema e información previa. 2.Desarrollo: idea principal e información y argumentos en que se basa. 3.Conclusión: idea final, síntesis e incitación a la acción.
         • C) Cierre
           • Es la parte final de la carta y se compone de los siguientes apartados:
             • 2. Despedida
               • Se utilizan frases breves y sencillas que sirvan como cierre.
             • 3. Anexos
               • Cuando la carta va acompañada de algún otro documento como, por ejemplo, facturas, cheques, informes, etc.
             • 4. Posdata
               • Consiste en un mensaje breve que va precedido de las iniciales P.D.
             • 1. Firma
       • ¿CÓMO REDACTAR?
         • 1. Analizar La Situación
           • La manera óptima de comenzar una carta no es escribiendo, sino pensando. ¿A quién nos dirigimos? – ¿En nombre de quién? – ¿Quién va a leerla? – ¿Qué esperamos del receptor? – ¿Qué imagen deseamos transmitir?
             • Antes de empezar a escribir siempre hay que tener presente al receptor de la carta para decidir la cantidad de información y escoger el tono más adecuado.
         • 2. Generar Ideas
           • Podemos tomar nota de todo aquello que creamos que puede sernos útil.
         • 5. Redactar
           • Conviene tener presente en todo momento al destinatario y el contenido para elegir el estilo más adecuado y presentar las ideas en una secuencia lógica.
         • 3. Seleccionar La Información
           • Debemos optar por una idea principal y seleccionar todo aquel material esencial que apoya y completa dicha idea: – ¿Cuál es la idea básica del texto? – ¿Qué sabe el receptor acerca de esta idea? – ¿Qué necesita saber?
         • 8. Pulir
           • Debemos utilizar todos los recursos disponibles para conseguir que el texto tenga una presentación cuidada y atractiva.
         • 4. Ordenar El Contenido
           • Una vez que hayamos seleccionado la información que queremos incluir y, antes de comenzar a escribir, debemos hacernos estas preguntas: – ¿Qué introducción podríamos presentar? – ¿En qué fragmento del texto introduciremos la idea principal? – ¿Debemos suministrar información previa? – ¿Qué información completará dicha información previa?
         • 6. Revisar
           • No significa limitarse a corregir errores, sino se trata de mejorar el texto: modificar frases, cambiar términos repetitivos, eliminar palabras inútiles, buscar sinónimos precisos, y, si fuera necesario, consultar gramáticas y diccionarios.
         • 7. Valorar
           • Después de una lectura final tenemos que decidir si la carta está acabada y si estamos satisfechos del resultado.
       • RECOMENDACIÓN DE ESTILO
         • a) La elección de las palabras
           • 1. No uses palabras complejas o poco frecuentes. 2. Evita en lo posible el uso de extranjerismos. 3. No abuses de los adverbios acabados en “–mente”. 4. Evita palabras inconcretas o cuyo significado sea demasiado general 5. Evita palabras excesivamente subjetivas
         • b) La construcción de las oraciones
           • 1. No abuses de estructuras complejas. 2. Ordena las oraciones con un sistema lógico. 3. Evita los complementos redundantes. 4. No abuses de oraciones impersonales. 5. No abuses de las estructuras negativas. 6. Precisa todo lo posible.
         • c) La construcción de los párrafos
           • La división del texto en párrafos ayuda a comprender la progresión temática y la relación existente entre la ideas. Los párrafos correctos suelen tener pocas oraciones (entre dos y cuatro), ordenadas de acuerdo con una secuencia lógica
       • ESTRUCTURA FORMAL
         • 1) Encabezamiento: Membrete, Referencia, Destinatario, Asunto, Fecha, Saludo
           • consejos
         • 2) Cuerpo: Introducción, Desarrollo, Conclusión
           • Consejos Prácticos De Presentación
             • a) Márgenes y espacios en blanco, b) Subdivisión de los párrafos de un texto, c) Justificación, d) Separación entre líneas, e) Separación entre párrafos, f) Clase y tamaño de letra, g) Subrayado de palabras y frases
         • 3) Cierre: Despedida, Anexos, Firma, Posdata
       • CLASES DE CARTAS COMERCIALES
         • Modelos más usuales
           • Cartas relacionadas con los pedidos
             • Carta de pedido
               • En este caso, la función del documento es doble: por una parte, detallar un encargo y, por otra, documentar una serie de acuerdos sobre las condiciones de entrega.
             • Confirmación del pedido
               • A través de esta carta, el proveedor contesta a la carta de pedido, manifestando que ha recibido éste y que está de acuerdo con el mismo.
             • Denegación del pedido
               • Mediante esta carta el proveedor rechaza todo o parte de un pedido recibido.
             • Anulación de pedido
               • Son similares a las cartas de modificación de pedido, sólo que en este caso, la modificación consiste en que el cliente ya no desea que le envíen el pedido solicitado.
             • Modificación del pedido
               • Puede suceder que, una vez que se haya efectuado el pedido, sea necesario realizar alguna modificación del mismo; incluso puede suceder que el cliente haya cometido algún error al redactar la carta de pedido.
           • Ofertas comerciales
             • Cartas de oferta
               • Mediante este tipo de cartas se comunica a los clientes una oferta especial de la empresa que puede ir acompañada de folletos publicitarios. La presentación debe ser muy atractiva, para captar la atención de los clientes. El objetivo es despertar el interés del cliente.
             • Declinación de oferta
               • Si una empresa recibe ofertas de productos o servicios de otras empresas y no está interesada en los mismos, es conveniente que responda por escrito declinando la oferta. El mensaje principal es la respuesta negativa. Sin embargo, es recomendable suavizar dicha negativa mediante una valoración positiva de la oferta y una justificación del rechazo de la misma, en todo caso, con un tono amable.
           • Cartas de presentación
             • Presentación de una empresa
               • La explicación de los servicios que se prestan debe redactarse de forma simple y clara. Los párrafos serán cortos y las oraciones sencillas. El tono debe ser amable.
             • Presentación de un producto o servicio
               • El objetivo es persuadir al receptor de la importancia del producto o servicio que presentamos; por ello, hay que llamar la atención del lector desde el principio.
           • Cartas relacionadas con el proceso de pagos
             • Carta de envío de factura
               • Es la carta que se acompaña al envío de la factura. Es una muestra de cortesía ya que toda la información se contiene en la factura.
             • Comunicación de pago
               • Es una carta mediante la que se comunica que se ha pagado una factura pendiente. También se indicará cómo se ha producido dicho pago.
             • Reclamación de pago
               • En esta carta, una empresa reclama a un cliente el pago de una factura pendiente.