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Description
Flashcards by Nina Schläpfer, updated more than 1 year ago
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Created by Nina Schläpfer
over 6 years ago
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| Question | Answer |
| Sitzungsarten | -Informationssitzungen -Koordinationssitzungen (Kurze Sitzung mit präziser Vorbereitung) -Problemlösungs- und Entscheidungssitzungen (Interaktion und Problemlösung steht im Vordergrund) - Kreativitätssitzungen |
| Sitzungsvorbereitung | - Problemdefinition -Zielsetzung festlegen (SMART) (Zielsetzungen präzisen Satz festhalten, in Traktandenliste und Sitzungsraum visualisieren) -Sich einstellen auf die Teilnehmenden (Was sind die Bedürfnisse, welche Einwände/Widersprüche/Argumentationen sind zu rechnen, wer unterstützt mich?Wer nicht?) |
| Konkrete Planung und Durchführung | Detaillierte Planung (schriftlich) des Ablaufs gibt der Leitungsperson die nötige Sicherheit und gewährleistet, dass die Sitzung ergebnisorientiert abläuft. Planung dient als Leitplanke und Richtschnur und kann je nach Situation flexibel angepasst werden. |
| Konkrete Planung und Durchführung | -Eröffnung Einleitung (Begrüssung, Sitzungsthema, Motivation der TN) -Bearbeitungsphase (Diskussionseröffnung, "wie erreichen wir das gesetzte Ziel?", Themen/Probleme, Beschlüsse/Entscheide....) -Methodik (Vorgehensmethodik, Aktivierungs und Kreativitätstechniken überlegen, Grobe Zeitplanung mit Pausen, Zeit für unvorhergesehenes einplanen) |
| SMART | S =Spezifisch M = Messbar A = Akzeptabel (hohe Identifikation) R = Realisierbar T = Terminiert (zeitlich klar definiert) |
| Organisatorische Sitzungsplanung | -Auswahl der Sitzungsteilnehmenden -Anzahl der Teilnehmenden -Räumliche Rahmenbedingungen - Sitzordnung (Kreis oder U-Form) -Zeitliche Rahmenbedingungen: Sitzungsdauer (ohne Unterbruch max.2h) -Pausen- Sinn und Zweck und Wirkung (Entspannung, Erholung, lassen Gedanken frei, fördern den Dialog, bringen frische Luft und Bewegung, aktivieren und inspirieren) |
| Das Protokoll | Soll den TN eine Zusammenfassung liefern. Arbeitsgrundlage für die nächste Sitzung. Informationshilfe für an der Sitzung verhinderte TN, für die der Inhalt und Ergebnisse der Sitzung wichtig sind. |
| Arten der Protokolle | -Wort und Vollprotokoll (alles ist vollumfänglich dokumentiert und nachvollziehbar) - Kurzprotokoll (knappe Zusammenfassung der wesentlichen Diskussionspunkte -> knapp ersichtlich Beschlüsse zustande kamen) - Beschluss- und Ergebnisprotokoll (meist verwendete Protokollart) |
| Das Protokoll enthält: | -Datum, Beginn, Ende -Teilnehmende, Abwesende -Rollenverteilungen: Leitung, Protokollführüng, Gast,... -Traktanden, Themen, Probleme, Anträge -Entscheide, Beschlüsse, Resultate - Aufgaben und Aktionen: Wer? Was? Wie? Bis Wann? - Pendenzen, Unerledigtes -Termin: nächste Sitzung - Datum und Unterschrift der Protokollantin /Protokollanten |
| Hinweise für Protokollantin/ Protokollanten: | -Verteiler kennen -einfache, kurze Protokolle werden eher gelesen Rückfragen stellen, -> Missverständnisse verhindern -Protokoll muss nach der Sitzung rasch greifbar sein ( direkt nach der Sitzung oder in den nächsten Tagen) -das Protokoll vor der Verteilung der Sitzungsleitung kurz zum Überprüfen geben |
| Sitzungs-Regelkreis | Vorbereitung (intensiv vorbereitet) Durchführung (effizient und effektiv durchgeführt) Evaluation (bewusst evaluiert) |
| Hauptaufgaben von Sitzungen | Informationsaustausch Begegnungsmöglichkeit Diskussion und Bearbeitung von Problemen Freisetzung von Kreativität Motivation und Identifikation Entscheidungen treffen Umsetzungen planen Kontrolle |
| In der Gestaltung einer Sitzung geht es um zwei Schwerpunkte | 1.Die Gruppe auf ein Ziel hin führen = Aufgabenorientierung 2. Art und Weise der Zusammenarbeit und das Wohlbefinden der Teilnehmenden = Kohäsionsorientierung |
| Was verstehen wir unter einer ergebnisorientierten Sitzung | - eine zielbezogene Diskussion mehrerer Personen - zu gemeinsame Meinungen und Entscheidungen führen ( Basis weiterer Arbeit massgeblich) - die Ziele mit minimalem Zeitaufwand erreichen sowie -möglichst alle Teilnehmenden zufrieden stellt. |
| Tipps für die Sitzungsleitung | -ein positives Arbeitsklima - eine fragende Haltung einnehmen (wer fragt, der führt) -beim Thema bleiben - Angriffe wie eine Bitte behandeln -Vielredner im Schach halten - Störungen haben Vorrang - Zeitnot rechtzeitig ansprechen -Führen durch Fragen (offene Fragen) |
| Neue Gruppe bilden | 1. Forming (Regeln vorgeben, Traktanden) 2. Storming (vermitteln, Kommunikation ermöglichen) 3. Norming (Wir-Gefühl fördern, gemeinsame Ziele, Protokolle) 4. Performing (Führung abgeben, delegieren) |
| Inhalt der Evaluation | -Inhalte / Zielerreichung - Verhalten/ Klima |
| 10 Goldene Regeln Leitung Sitzung / Rapporte | 1.Prüfen der Notwendigkeit 2. Information an TN schriftlich 3. Einschränkung der Tagesordnung 4. Pünktlicher Beginn 5. Zu Beginn die Inhalte + Ziele vorstellen 6. Nutzung Visualisierungsmöglichkeiten 7. Pausen einplanen 8. Zusammenfassen 9. Festhalten von Ergebnissen 10. Pünktlicher Abschluss |
| Aufgabenorientierung | - Methoden/ Vorgehen festlegen -Strukturieren - Zeitmanagement / Ressourcen - Zusammenfassen - Schwerpunkte bilden - Vorbereiten - Controlling |
| Kohäsionsorientierung | -Kommunikationsplanung - Verpflegung - Unterbrechen ( Wenn jemand zuviel redet) - Regeln einhalten - Gute Atmosphäre schaffen - Missverständnisse klären - Spiele unterbrechen und schlichten |
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