SDGEA - SGDE

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1. SGDE

   • Sistema de gestión documentos electrónicos
     • Que:
       • Constituye un sistema independiente
       • Posee una estructura de almacenamiento que puede ser controlada por los usuarios
       • Permite la modificacion de documentos y versiones del mismo

2. Sistema de gestión documentos electrónicos de archivo

   • Que:
     • Gestiona documentos electronicos para ser archivados, al igual que documentos de archivo tradicionales y otros análogos
     • maneja, gestiona y conserva, la publicación y trabajo sobre documentos electrónicos, ya sean documentos escaneados o que se hayan creado originalmente en digital
     • Basado en: políticas, procedimientos y prácticas de gestión de documentos de archivo que aseguren que cubre sus necesidades de información, evidencia y de rendición de cuentas
   • Requiere:
     • Cuadro de clasificación: asignan códigos a los expedientes, que permite que el SGDEA los gestione.
     • Controles y seguridad: controlan el acceso a los documentos del sistema, creación de copias de seguridad que permitan recuperar la información de los documentos originales ante cualquier fallo del sistema, las transferencias y movimientos de los documentos, autenticidad de los documentos de archivo, condiciones de seguridad de los documentos clasificados
     • Conservación, eliminación o transferencia: normas de conservación (tanto las legales como las internas) establecidas para cada expediente
     • Captura de documentos de archivo
     • Referencia
     • Búsqueda, recuperación y presentación
     • Funciones administrativa

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