Flashcards
Allgemeines Projektmanagement
Cards in this deck (191)
- 1Projekt DefinitionEin Projekt ist ein „Vorhaben, das im
Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen
in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B.
Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder
andere Begrenzungen, projektspezifische
Organisationen“ - 2Projekt Merkmale• einmalig
• zeitlich, sachlich, räumlich begrenzt
• zielgerichtet
• i.d.R. mit knappen Ressourcen - 3Wichtige Faktoren um ein Projekt zu starten- Idee
- Standort
- Geld - 4ProjektartenInvestitionsprojekte
Forschungs & Entwicklungsprojekte
Organisationsprojekte - 5Projektmanagement DefinitionProjektmanagment ist die Gesamtheit von
Führungsaufgaben, -organisationen, -techniken
und -mitteln für die Initialisierung, Definition,
Planung, Steuerung und den Abschluss von
Projekten - 6Institutionelles ProjektmanagementWER ist für die Ausführung der
Managementaufgaben
zuständig?
Institutionelle Verankerung im
Rahmen der organisatorischen
Strukturen - 7Funktionales ProjektmanagementWIE und WOMIT werden die
Managementaufgaben
umgesetzt?
Instrumentelle Umsetzung
Vorgehensweisen, Prozesse,
Methoden und Tools - 8Projektmanagement Phasen (Grafik)
- 9Projektphasen nach DIN (Grafik)
- 10InitialisierungsphaseZuständigkeiten klären (Organisation)
Ziele skizzieren (Ziele)
PM-Prozesse auswählen (Organisation)
Freigabe erteilen (Information, Kommunikation) - 11DefinitionsphaseFreigabe erteilen (Info, Kommunikation)
Projektkernteam bilden (Organisation)
Umgang mit Risiken festlegen (Risiken)
Umgang mit Verträgen definieren (Verträge)
Ziele definieren (Ziele)
IKBD festlegen (Info, Kommunikation)
Projektumfeld/Stakeholder analysieren (Risiko)
Projektinhalte eingrenzen (Ziele)
Meilensteine definieren (Ablauf)
Aufwände grob schätzen (Kosten)
Grobstruktur erstellen (Projektstruktur)
Projektmarketing definieren (Info, Kommunikation)
Vertragsinhalte mit Kunden festlegen (Verträge)
Machbarkeit bewerten (Risiko)
Erfolgskriterien definieren (Qualität)
Freigabe erteilen (Info, Kommunikation) - 12Planungsphase
- 13Steuerungsphase
- 14Abschlussphase
- 15Magisches PM-Dreieck
- 16Was ist Projekterfolg?„Projekterfolg ist die Erfüllung der vertraglich vereinbarten Leistungen in angeforderter Qualität
und Quantität sowie die Einhaltung des
finanziellen und terminlichen Rahmens unter Berücksichtigung der genehmigten Nachträge
(Claims).“ Zusätzlich müssen die Stakeholder des
Projekts mit der Umsetzung und den Ergebnissen zufrieden sein und das Projekt als positiv und
erfolgreich beurteilen. - 17Was ist Projektmanagementerfolg?PM-Erfolg ist der effektive und effiziente Einsatz von Methoden und Instrumenten des Projektmanagements
zur Steigerung des wirtschaftlichen
Erfolgs und der Zufriedenheit der Stakeholder einzelner Projekte, des Projektportfolios insgesamt
sowie projektübergreifend der Erfolg der
Organisation. - 18Projektmanagementerfolg Definition• PM-Erfolg beginnt bereits bei der Projektauswahl
• Wichtig: Die richtigen Projekte auswählen sowie Prioritäten
setzen
• Einerseits unnötige Projekte vermeiden, andererseits
wichtige Projekte nicht übersehen - 19Projektumfeldfaktoren
- 20Projektumfeldfaktoren Intern/Extern Sachlich/Sozial
- 21Projektumfeldanalyse• Projektumfeldfaktoren sind zu spezifizieren und zu beschreiben
• Bedeutung des Faktors ist zu klären
• Schnittstelle zwischen Projektumfeldfaktor und Projekt ist
zu klären
• Zielsetzung: Informationsaustausch bzw. Kopplung von Projekt und Projektumfeld mittels Informationen - 22Stakeholder• Interessierte Parteien, Interessengruppen
• „Gruppen, die ein berechtigtes Interesse an dem Projekt
und bzw. oder dem Projektergebnis haben“
• sind über den gesamten Projektlebenszyklus involviert
• häufig Nutzer oder Betroffene des Projektgegenstandes - 23Stakeholdergruppen• Kunden
• Mitarbeiter
• Projektauftraggeber
• Lieferanten/Subauftragnehmer
• Wettbewerber
• Gesellschaft - 24Eigenschaften zur Bewertung von StakeholdernMacht (Möglichkeit eines Stakeholders gegen den Willen Einfluss auf das Projekt zu haben)
Dringlichkeit
Legitimität (Maß eines Stakeholders, wie er aus gesellschaftlicher Sicht Einfluss auf ein Projekt nehmen kann) - 25Stufen des Stakeholdermanagements
- 26Identifikation (Stufen des Stakeholdermanagements)Ermittlung und Strukturierung der Stakeholder z.B. in Form eines Workshops
• Welche Personen sind als potenzielle
Stakeholder des Projekts zu berücksichtigen?
• Sind die Personen/-gruppen intern oder extern?
• Üben sie direkten oder indirekten Einfluss auf das
Projekt aus? - 27Information und Analyse (Stufen des Stakeholdermanagements)Einschätzung der Stakeholder/-gruppe
Einstellung zum Projekt, Macht/Einfluss auf das Projekt,
Betroffenheit/Konfliktwahrscheinlichkeit
Informationsquellen: Internet, Kunden, Zulieferer,
öffentliche Treffen, persönliche Gespräche, persönliches
Netzwerk, usw. - 28Beispiel Stakeholderportfolio
- 29Aktionsplanung (Stufen des Stakeholdermanagements)aus identifizierten Stakeholdern und Ergebnissen der Analyse werden Maßnahmen entwickelt
Informationstaktik
• partizipativ (beteiligt an den Entscheidungen)
• diskursiv (von Zeit zu Zeit einbezogen, informiert)
• repressiv (auf Abstand halten, keine Information) - 30Stakeholder Maßnahmen Matrix
- 31Monitoring (Stufen des Stakeholdermanagements)Permanente Beachtung der Stakeholder in Projektverlauf
Projekte und Projektstakeholder befinden sich in einem
dynamischen Umfeld
Wandel von Macht- und Interessenlagen im Zeitverlauf Interviews, Analyse offizieller Dokumente, usw. - 32Magisches Dreieck der Projektziele
- 33SMART
- 34Zielfunktionen• Kontrollfunktion
• Orientierungsfunktion
• Verbindungsfunktion
• Koordinationsfunktion
• Selektionsfunktion - 35Vorgehens- und ErgebniszieleErgebnisziele: erwartete Ergebnisse werden definiert und
geprüft
= Ziele, die ein Ergebnis des Projektes verdeutlichen.
Vorgehensziele: Vorgehensweise im Projektverlauf
= Ziele, die an den Fortschritt des Projekts geknüpft sind. - 36Zielverträglichkeit
- 37Zielantonomie Beispielder Besuch der Veranstaltung Allg. PM schließt
den gleichzeitigen Besuch des Studentencafés aus. - 38Zielkonkurrenz Beispielder Besuch des Studentencafés konkurriert
mit dem Ziel, keine überflüssigen Ausgaben zu verursachen - 39Zielneutralität Beispieldas Ziel "keine überflüssigen Ausgaben zu
verursachen" ist neutral zum Besuch der Veranstaltung Allg. PM - 40Zielkomplemantärität Beispieleine gute Note im Allg. PM ist
komplementär mit dem Ziel, einen guten Studienabschluss zu
erreichen - 41Zielidentität Beispieldas Ziel, eine Punktzahl über 91 Punkte in der
Klausur zu erreichen, ist identisch mit dem Ziel einer sehr guten
Prüfungsnote. - 42Risiken und Chancen• Risiken sind mögliche ungeplante Ereignisse oder
Situationen mit negativen Auswirkungen auf das Projekt
• Gegenteil von Risiken: Chancen
• Chancen sind Situation, die jemandem etwas ermöglichen - 43Risiken- und Chancenmanagement•… ist ein fortlaufender Prozess während aller Phasen im Projektlebenszyklus, vom Projektstart bis zum Projektabschluss
• Gewonnene Erfahrungen stellen einen wichtigen Beitrag zum Erfolg des betrachteten Projektes selbst und für
zukünftige Projekte dar
• Erfahrungen helfen, Risiken und Chancen besser einzuschätzen - 44Workflow im Risikomanagement
- 45Risikotabelle Beispiel
- 46DeterminantenGegenstand der Analyse sind die Determinanten, die das
Risikopotenzial bestimmen:
• Wahrscheinlichkeit, mit der das Risiko eintritt,
• Tragweite, wenn es eintritt (z.B. als Schadenhöhe).
Abbildungsmöglichkeit in einem Risikoportfolio
• vor Maßnahmendurchführung
• nach Maßnahmendurchführung - 47Risikoportfolio
- 48Umgang mit Risiken
- 49Qualität DefinitionGesamtheit von Merkmalen eines Produktes oder einer Dienstleistung bzgl. ihrer Eignung, festgelegte
und vorausgesetzte Erfordernisse zu
erfüllen. Qualität ist ein Grad, in dem ein Satz inhärenter Merkmale Anforderungen erfüllt.
Unter Qualitätsmanagement wird das Leiten und Lenken einer Organisation bzgl. der Qualität […] einschließlich deren kontinuierlicher Verbesserung
verstanden - 50PDCA-Zyklus
- 51Project Excellence Modell
- 52Qualität des ProjektteamsEs muss sichergestellt werden, dass die Teammitglieder…
• für ihre Tätigkeiten entsprechend qualifiziert sind,
• entsprechend ihrer Fertigkeiten eingesetzt werden,
• sich jeweils ihrer Rolle und Verantwortung bewusst
sind,
• Zugriff auf die notwendige Infrastruktur haben,
• durch ihre Tätigkeiten keinen gesundheitlichen Schaden nehmen.
Die Zufriedenheit der Teammitglieder sollte fortlaufend überprüft und mit entsprechenden Managementmaßnahmen sichergestellt werden. - 53Audit• Qualität der Projektergebnisse und der PM-Prozesse kann durch ein Projekt- oder PM-Audit überprüft werden
• In der neuen DIN-Normreihe für PM wird ein Projektaudit als eine von mehreren Möglichkeiten von Projektbewertungen genannt - 54ProjektauditProjektanalyse; Überprüfung des
Projekts auf Ergebnisse, Risiken oder
Schwachstellen. - 55Projektmanagement-AuditAudit, das sich auf das
Projektmanagement bezieht; … ob die Vorgaben
des PM-Handbuches (sofern vorhanden) eingehalten
wurden. - 56Ursache Wirkungsanalyse Grafik
- 57Ursache Wirkungsanalyseauch bezeichnet als: Fischgrät-Modell, Ishikawa-Diagramm
oder 5-, 6-, 7-M-Methode
• 5M: Mensch, Maschine, Methode, Material und Mitwelt
• 6M: + Messung
• 7M: + Management - 58Instrumente der Qualitätslenkung• Ursache-Wirkungs-Analyse
• Regelkarten
• Streudiagramme
• Histogramme (grafischer Vergleich)
• Werteverlauf-Diagramme
• Flussdiagramme - 59Qualitätskosten
- 60Fehlerkosten
- 61Präventionskosten
- 62Prüfkosten
- 63Projektorganisation DefinitionDie Projektorganisation besteht aus einer Gruppe von Menschen und der dazugehörigen Infrastruktur,
für die Vereinbarungen bezüglich der
Autorität, der Beziehungen und der Zuständigkeiten unter Ausrichtung auf die Geschäfts- und Funktionsprozesse getroffen wurde. - 64Rolle• beschreibt eine Stelle in einem Projekt, für die eine Person verantwortlich ist,
• mit den Funktionen und Aufgaben,
• mit den Verantwortlichkeiten und Befugnissen.
• Eine Person kann mehrere Rollen in einem Projekt einnehmen. - 65Projektbeteiligte• Auftraggeber
• Auftragnehmer
• Lenkungsausschuss (als Auftraggebervertreter)
• Projektleitung/(Teil-)Projektleiter
• Projektmitarbeiter
• Arbeitspaketverantwortliche - 66Auftraggeber• diejenige Person oder Organisation, die den Auftrag für die
Durchführung des Projekts gegeben hat,
• definiert Anforderungen und Ziele,
• ist für das Projekt verantwortlich,
• entscheidet über Fortführung oder Abbruch des Projekts,
• sorgt für die Finanzierung des Projekts. - 67Aufgaben und Befugnisse des Auftraggebers
- 68Aufgaben und Befugnisse des Lenkungsausschusses
- 69Projektleiter/Projektleitung• Die Projektleitung ist für die Dauer eines Projekts geschaffene Organisationseinheit, die für die Planung,
Überwachung und Steuerung verantwortlich ist;
• Projektleiter ist die für die Projektleitung verantwortliche
Person;
• Rolle des Projektleiters hat die wichtigste Bedeutung in einem Projekt - 70KompetenzverteilungMethodische Kompetenz
Soziale Kompetenz
Fachliche Kompetenz
Hängt vom Projekt ab, Tendenz zur Sozialen Kompetenz als wichtigstes - 71Aufgabenverteilung
- 72Aufgaben und Befugnisse des Projektleiters
- 73Aufgaben und Befugnisse der Projektmitarbeiter
- 74Arbeitspaketverantwortlicher• ist für die Durchführung eines Arbeitspaketes zuständig;
• ist verantwortlich für die anforderungsgerechte, termintreue
und kostengerechte Abarbeitung eines Arbeitspaketes. - 75Formen der Projektorganisation• Einfluss-Projektorganisation
• Autonome (reine) Projektorganisation
• Matrix-Projektorganisation - 76Einflussprojektorganisation Stablinienorganisation
- 77Einfluss-Projektorganisation Merkmale
- 78Einfluss-Projektorganisation Anwendung
- 79Einfluss-Projektorganisation Vor- und Nachteile
- 80Autonome (reine) Projektorganisation Übersicht
- 81Autonome (reine) Projektorganisation Merkmale und Anwendung
- 82Autonome (reine) Projektorganisation Vor- und Nachteile
- 83Matrix-Projektorganisation Übersicht
- 84Matrix-Projektorganisation Merkmale und Anwendungen
- 85Matrix-Projektorganisation Vor- und Nachteile
- 86TeamrollenStreitsüchtiger
Positiver
Alleswisser
Redseliger
Schüchterner
Ablehnender
Uninteressierter
Erhabener
Ausfrager - 87Teambildung- und Entwicklungsmaßnahmen Forming- gemeinschaftliche Aktivitäten
- Wettbewerb erreichen z. B. zwei
Teams parallel arbeiten lassen
- Smalltalk in Pausen gestalten
- persönliche Ansprache
- Gruppenregeln vereinbaren - 88Teamentwicklungs-Uhr nach Tuckman
- 89AdjourningAusstiegsphase Projektteam wird aufgelöst
- 90Teamrollen nach BelbinUmsetzer (Implementor)
Vorsitzender/Koordinator/Integrator (Co-ordinator)
Macher (Shaper)
Neuerer/Erfinder (Plant)
Wegbereiter/Weichensteller (Resource Investigator)
Beobachter (Monitor Evaluator)
Teamarbeiter (Teamworker)
Perfektionist (Completer)
Spezialist (Specialist) - 91Ishikawa-Diagramm
- 92Ursache-Wirkung
- 93Nutzwertanalyse (NWA)Entscheidungsunterstützende Methode, die ...
• qualitative und quantitative
• Alternativen und Kriterien
• an einem oder mehreren Zielen
• auf einer gemeinsamen Punkteskala bewertet.
Einfach und effektiv … - 94Projektstrukturplan (PSP)Vollständige, hierarchische Darstellung aller Elemente (Teilaufgaben, Arbeitspakete) der Projektstruktur als Diagramm oder Liste. Das kleinste Element des PSP ist das Arbeitspaket.
- 95Aufbau eines Projektstrukturplans (PSP)
- 96Gliederungsprinzipien der Projektstrukturierung• objektorientierte Gliederung
• aktivitätsorientierte Gliederung
• phasenorientierte Gliederung
• gemischtorientierte Gliederung - 97Objektorientierte Gliederung
- 98Aktivitätsorientierte Gliederung
- 99Phasenorientierte Gliederung
- 100Gemischtorientierte Gliederung
- 101Zwecksetzung des PSP
- 102ArbeitspaketEine in sich geschlossene Aufgabenstellung innerhalb eines Projekts, die bis zu einem festgelegten Zeitpunkt mit definiertem Ergebnis und Aufwand vollbracht werden kann.
- 103Arbeitspaketbeschreibung InhaltArbeitspaket-Titel
PSP-Nr.
Projekt-Nr.
Ziele und Leistungsbeschreibung
Auftraggeber
Start und Ende
Ergebnisse
Schnittstellen
Aktivitäten, Termine
Aufwand, Kosten - 104Leistungsumfangdefiniert die Grenzen des
Projektes, indem er definiert, was in diesem
enthalten ist. - 105Lieferobjektesind die materiellen und
immateriellen Ergebnisse des Projekts, die dem
Kunden übergeben werden. - 106LastenheftVom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Projektauftrags
- 107PflichtenheftVom Auftragnehmer erarbeitete Realisierungsvorgaben
auf der Basis des vom Auftraggeber
vorgegebenen Lastenheftes - 108Projektsteckbrief• Die wichtigsten Eckdaten in prägnanter Form übersichtlich zusammengefasst
• Überblick über das Projekt sowie seine Besonderheiten
• Üblicherweise auf 1 Blattseite (sog. One-pager) - 109Projektsteckbriefs InhalteProjekttitel
Projektnr.
Auftraggeber
Oberziel
Kurzbeschreibung
Termine
Kapazitätsaufwand
Budget
Beteiligte
Freigaben - 110Phase• gliedert ein Projekt in zeitliche und/oder sachliche
Abschnitte
• erste Grobstruktur mit Inhalten je Phase
• jede Phase erfüllt konkrete Ziele im Gesamtprojekt
• Output einer Phase: Meilenstein - 111Meilenstein• definierte Ereignisse von besonderer Bedeutung;
• terminiert;
• z. B. bestehend aus …
• Liefergegenständen oder Zwischenergebnissen,
• Prüfungen (Abnahmen, Reviews, o.ä.)
• Entscheidungen (go/no go)
• liegen in der Regel am Ende (oder zu Beginn) einer
Phase. - 112Phasenplan Grafik
- 113Alternative zum Phasenmodell => Agile Modelle (z.B. SCRUM)
- 114Welche agilen Methoden gibt es?• XP
• SCRUM
• DSDM
• FDD
• Crystal
• - 115Agile Charakteristika• Iterativ (4 Wochen)
• Adaptiv (Changes)
• Wenig Zeremonien
• Selbstorganiserende
Teams - 116Sequentielle und wiederholende Modelle
- 117Prozessschritte der Ablauf- und Terminplanung
- 118NetzplanGrafische oder tabellarische Darstellung von Abläufen und
deren Abhängigkeiten - 119NetzplantechnikAlle Verfahren zur Analyse, Planung, Steuerung und
Überwachung von Abläufen - 120EinsatzmittelFinanzielle und materielle Ressourcen
- 121Ressourcen• Mittel, die zur Tätigung von Handlungen und Vorgängen im
Projekt eingesetzt werden
• Ressourcenknappheit in wirtschaftlichen Unternehmen
• erfordert Ressourcenmanagement - 122Arten von Ressourcen• Personal
• Sachmittel, wie Maschinen
• Material
• Räume
• Finanzmittel
• Wissen - 123Einlastung von Aufwänden
- 124Projektkostenrechnung Übersicht
- 125Projektkostenkalkulation
- 126Aufwandsschätzung• Expertenschätzung
• Analogiemethoden
• Prozentsatzmethoden
• Parametrische Schätzsysteme - 127Kostenganglinie
- 128Kostensummenlinie
- 129Vertragsmanagement in Projekten Fragen• Welche Vertragstypen gibt es?
• Was ist eine Abnahme?
• Welche Rechte gibt es bei Leistungsstörungen?
• Welche Bedeutung hat das Vertragsmanagement?
• Welche Bedeutung haben (Nach-)Forderungen (Claims) für das PM? - 130Kaufvertrag• Gegenstand wird geschuldet
• Eigentumsübergang - 131Werkvertrag• (Ge-)Werk wird geschuldet
• Qualität, Quantität, Kosten/Preis, Zeit… - 132Dienstvertrag• Dienst wird geschuldet
• Qualität, Aufwand, Kosten/Preis, Zeit… - 133Vertragsgliederung• Präambel: Situation, Vertragspartner, Ziel…
• Definition: Sprache, Normen…
• Technischer Teil („Konfiguration“)
• Kommerzieller Teil
• Organisatorischer Teil
• Juristischer Teil, z.B. Gerichtsstand, salvatorische Klausel - 134Abnahme• Zentraler Punkt als Meilenstein im PM wegen der
Rechtsfolgen
• Pflicht zur Abnahme (mit Dokumentation)
• Rechtsfolgen
• Fähigkeit zur (Teil-)Zahlung
• Beginn der Gewährleistung
• Gefahrenübergang auf den Auftraggeber - 135Leistungsstörung• Qualitätsmängel
• Terminverzug
• Kostensteigerung
• Unmöglichkeit der Leistungserbringung
• Schlechtleistung
• Teilweise Nichterbringung - 136Rechte bei LeistungsstörungenZahlungsreduzierung
Rücktritt
Schadensersatz - 137Vertragsmanagement• Vertragsanalyse (-definition)
• Vertragsgestaltung (-verhandlung, -abschluss)
• Vertragsverfolgung
• Vertragssammlung, -dokumentation
• Bezüge zu anderen Querschnittsfunktionen im PM …
• Änderungsmanagement
• Risikomanagement
• Qualitätsmanagement - 138Claim• Claim: Änderungswunsch, (Nach-)Forderung
• Management: Dokumentation, Forderung,
Verhandlung/Durchsetzung, Abwehr
• Vertrags- und Claim-Management verursachen
Aufwand/Kosten Nutzen - 139Claim-ManagementNachforderungsmanagement
ist ein Aufgabengebiet innerhalb des PM zur Überwachung und Beurteilung von Abweichungen bzw. Änderungen und deren wirtschaftlichen Folgen zwecks Ermittlung und Durchsetzung von
Ansprüchen - 140Muster eines Änderungsprozesses
- 141Grundidee des Änderungsmanagements
- 142Änderungsantrag
- 143Integrative Aufgaben des Projektcontrollings Dreieck
- 144Teilprozesse des PM-Prozesses Kreis
- 145Prognosen und Trends: Meilenstein-Trendanalyse• Ziel der MTA: Trendaussagen treffen, ob die geplanten
Meilensteintermine voraussichtlich eingehalten werden,
• sich verzögern,
• oder ob Meilensteinergebnisse voraussichtlich schon früher
als geplant erreicht werden. - 146Berichtswesen im Projekt• ist die situationsbedingte und regelmäßige
Information der Projektbeteiligten zu bestimmten
Projektzeitpunkten bzw. Berichtszeitpunkten
(Stichtagen) über den aktuellen Projektstand und
über wichtige Fakten im Projektverlauf. - 147Häufigkeit der Projektstatusermittlung
- 148Projektstatusbericht• beschreibt den Status (Stand) eines Projekts,
ggf. von Projektteilbereichen (z.B. Teilprojekte,
Arbeitspakete), zu einem bestimmten
Projektzeitpunkt (Stichtag). - 149Information/KommunikationEine Information ist eine Kenntnis, die die Ungewissheit über
das Eintreten eines bestimmten Ereignisses aus einer Menge von Möglichkeiten verringert oder beseitigt.
Eine Kommunikation beschreibt den Austausch von Daten zwischen mindestens zwei Partnern. - 150Projektdokumente• Projektauftrag, Projektsteckbrief
• Projektstatusbericht
• Plandokumente
• Abnahmeprotokolle
• Verträge
anders gesagt:
• Extern wirkende Dokumente
• Intern wirkende Dokumente
• Dokumente der Projektleitung
• Dokumente der Projektbeteiligten - 151Extern wirkende Dokumente• Regeln, Gesetze, Vorschriften
• Verträge mit externen Stellen
• Abnahmeprotokolle
• … - 152Dokumente der Projektleitung• Expertenverzeichnis, Projektorganigramm
• Projektstrukturplan
• Aktivitätenplan und Projektphasenplan
• Terminplan
• Abschlussbericht
•… - 153Dokumente der Projektbeteiligten• Dokumentation des Projektgegenstands
• Änderungen am Projektgegenstand
• Protokolle der Projektteams
• Arbeitspaketbeschreibungen
• … - 154Medien• Computergestützte Dokumente
• Dateimanager
• Dokumenten-Management-System
• Datenbank-Systeme
• Blog
• Wiki
•… - 155Projektmanagement Handbuch• Zusammenstellung von Regelungen, die
innerhalb einer Organisation generell für die Planung und Durchführung von Projekten gelten.
• Dokumentation des PM-Systems - 156Projekthandbuch• Zusammenstellung von Informationen und Regelungen, die für die Planung und
Durchführung eines bestimmten Projekts gelten sollen.
• Enthält die speziell für dieses Projekt geltenden Vereinbarungen - 157Kommunikations-Übertragungsmodell von Shannon Weaver
- 158Vier Ebenen für die GesprächsanalyseVerbale Ebene
Paraverbale Ebene
Nonverbale Ebene (Körpersprache)
Kontextebene - 159Verbale und Paraverbale Ebene
- 160Nonverbale Ebene
- 161Kontext Ebene
- 162Einstieg in eine Präsentation
- 163E-Mail-Regeln• eindeutige Betreffzeilen
• knappe Auswahl der Empfänger
• Referenzierung
• beabsichtigte Reaktion klar formulieren
• Beantwortungszeitraum
• Kontaktdaten
•… - 164Kommunikationsmatrix
- 165Wann beginnt ein Projekt?• Vorlegen eines ausgearbeiteten Projektantrags an
Entscheidungsinstanz
• Erteilung des Projektauftrags
• Einrichtung einer Projektkostenstelle
• Durchführung einer Projekt-Kick-off-Sitzung
• Benennung einer Projektleitung - 166Erfolgsfaktoren definieren• unklare oder unrealistische Projektziele
• unklare Zuständigkeiten im Projekt
• wichtige Stakeholder werden nicht (hinreichend) mit
einbezogen
• Konflikte im Projektteam, mit dem Auftraggeber
• fehlendes Interesse, fehlende Motivation
•… - 167Operationelle Ziele des Projektstarts (Checkliste)• dem Projekt die definitive Identität geben
• Erwartungen von Stakeholdern klären
• Projektziele konkretisieren
• das Projekt strukturieren und detailliert planen
• Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten klären
• benötigte Ressourcen sicherstellen - 168Projektabschluss im Projektablauf• letzte Projektphase
• geregelter und eindeutiger Abschluss wichtig
• Projektleitungen vernachlässigen häufig die Planung und
Durchführung des Projektabschlusses
• Wann ist ein Projekt abgeschlossen?
• Benennen Sie einen Meilenstein! - 169Prozessschritte in der Projektabschlussphase
- 170Ursachen für Planabweichungen
- 171Projektabschlussbericht• enthält die Ergebnisse der Produktabnahme, der
Projektabschlussanalyse sowie Erfahrungssicherung
• letzter Fortschrittsbericht
• enthält alle relevanten Projektabschlussdaten
(zusammengefasst) - 172Einige Inhalte eines Projektabschlussberichts• erreichter Fertigstellungs- und Übergabetermin
• erreichter Qualitätsstand
• Kumulierter Personalaufwand
• Projektkostenübersicht
•… - 173Projektabschlusssitzung (TOP)TOP
• Vorstellung der erreichten Projektergebnisse
• Gegenüberstellung der geplanten mit den erreichten
Terminen, Aufwänden, Kosten
• Analyse und Begründung von aufgetretenen
Planabweichungen
• Vorstellung projektspezifischer Kennzahlen
• Dank an die Projektteammitglieder - 174Lessons Learned• Erfahrungen, Hinweise, Fehler, die in einem Projekt
gemacht wurden
• Beachtung/Vermeidung der Fehler
• Anlage, bzw. Ergänzung einer Projekt(-Wissens)-
Datenbank
• Projektmanagement einer Organisation verbessern - 175Definition Führung•…wird als Steuerung der verschiedenen Einzelaktivitäten
in einem Projekt im Hinblick auf die
übergeordneten Projektziele sowie als Handlung,
die ein soziales System aufbaut, in dem Führende und Geführte zusammen eine Aufgabe mit einem Minimum an finanziellen, zeitlichem, emotionalem
und sozialem Aufwand optimal lösen verstanden. - 176Führungstechniken• Management by Objectives
= Führung durch Zielvereinbarung
• Management by Exception
= Führung nach Ausnahmeprinzip
• Management by Delegation
= Führung durch Aufgabenübertragung - 177Führungsstile• Autoritäre Führung
• Patriarchalische Führung
• Partizipative Führung
• Delegative Führung - 178Situative Führung• Führungskräfte (hier: Projektleitungen) müssen in Abhängigkeit der Situation verschiedene Führungsstile anwenden, um effektiv zu sein (Hersey und Blanchard)
• Mitarbeiter sollten in Abhängigkeit ihrer Fähigkeiten und Motivation zur Verantwortung für die Durchführung einer Aufgabe angewiesen oder dabei unterstützt werden
• Unterstützendes Verhalten: wechselseitige Kommunikation
zwischen PL und MA, um dem MA emotionale und fachliche
Unterstützung anzubieten.
• Anweisendes Verhalten: umfasst die wechselseitige Kommunikation mit dem Ziel, dem MA zu erklären, welche Aufgaben bis wann und wie bearbeitet werden sollen. - 179FührungsrolleEine Rolle bezeichnet ein Bündel von Verhaltenserwartungen,
die das Verhalten eines Individuums
aus seinem (Projekt-)Umfeld bestimmt. - 180Extrinsische Motivation• ist als Wunsch bzw. Absicht definiert, eine Handlung durchzuführen, um negative Folgen zu vermeiden oder
positive Folgen zu erzielen
• Handeln, um etwas zu erreichen oder um etwas zu verhindern
• Handlung selbst interessiert weniger als der damit verbundene Zweck - 181Intrinsische Motivation• ist als Wunsch bzw. Absicht definiert, eine Handlung durchzuführen, weil die Handlung selbst als spannend, interessant und anspruchsvoll wahrgenommen wird;
• Handeln, weil in der Handlung selbst die Belohnung liegt;
• Handlung ist nicht nur Mittel zum Zweck;
• Handlung selbst ist wertvoll und bereichernd. - 182Bedürfnispyramide (in Bezug auf Projekte)
- 183Job Enlargement• Arbeitsvolumen vergrößern
• z.B. weitere Arbeitspakete zuteilen - 184Job Rotation• Aufgabenbereiche wechseln
• innerhalb eines Arbeitsbereiches rotieren
• z.B. verschiedene Aufgabenfelder in einem Projekt
ausüben - 185Job Enrichment• Arbeitsanforderungen vergrößern
• Übergang von „poor work“ zu „enriched work“ sollte
durchdacht erfolgen
• graduell und nicht auf einmal
• kann zu fachlicher und emotionaler Überforderung führen
• z.B. Teilprojektleitung übernehmen - 186Definition KonfliktEin Konflikt besteht, wenn sich mindestens eine Person durch das Handeln einer anderen Person oder Institution in ihren Bedürfnissen verletzt fühlt oder die Verletzung ihrer Bedürfnisse befürchtet.
- 187Konflikttypen• Interpersonal
= Konflikte zwischen Personen
• Intrapersonal
= innere Konflikte einer Person
• Interkulturell
= Konflikte zwischen Gruppen - 188Konfliktbearbeitung – Handlungsstrategien•Vermeiden und Flucht
• „nichts-tun“, „Kopf in den Sand stecken“
•Durchsetzen und Konkurrenz
• Strategie des „Durchsetzen-Wollens“
• Konfrontation, Drohungen, Machteinsatz
• Feilschen und Kompromiss
• Gängige Strategie in Konfliktsituationen
• Es wird um einen Kompromiss gerungen
• Teileinigung
• Integrieren und Konsens
• Anliegen aller Beteiligten wird vollständig gehört und in einer Lösung integriert
• Win-Win-Lösung - 189Deskriptive und normative Ethik• Deskriptive Ethik beschreibt und begründet Verhalten,
Sitten, Werte und Moral von Kulturen
• Normative Ethik prüft und bewertet die geltende Sitte und
Moral und gibt Handlungsanweisungen - 190Handlungsebenen im Projekt
- 191Der Ethik Kodex der GPM• Präambel
• Verantwortung
• Kompetenz
• Integrität
Information
- Description
- Allgemeines Projektmanagement Schlüsselqualifikation der BWL 2. Semester
- Created by
- Sabrina Heckler
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