Gestión Documental

Gestión Documental

1. Enfoque basado en procesos

   • vía para organizar y gestionar la forma en que las actividades de trabajo crean valor para el cliente y otras partes interesadas.
     • permite
       • una rápida y sencilla identificación de los problemas
       • Así como la rápida resolución de los mismos
       • Sin la necesidad de mejorar el resto de procesos que funcionan de manera correcta.
         • todo esto con los principios propuestos en la serie de normas ISO 9000:2000
           • para lograr
             • Transparencia de las operaciones.
             • Reducción de costos y ciclos de tiempo, a través del uso efectivo de los recursos.
             • Mejoramiento en resultados, consistentes y previsibles.

2. Pirámide documental

   • es una estructura del Sistema de Control de Gestión de la ISO 9001
     • se utiliza
       • para organización de documentos existentes dentro de una empresa y se trabaja bajo un arco y parámetros que evidencian una activad de forma ordenada ara garantizar una compresión adecuada a quien la mire.
         • Se divide en:
           • Plan de Calidad
             • Contiene prácticas específicas, recursos, procesos, actividades y métodos de trabajo de la empresa, que incluye la Política de Calidad
           • Manual de Gestión de Calidad
             • Es el lineamiento de cada control, aunque delimita algunos procedimientos en los documentos
           • Procedimientos, instrucciones de trabajo y planos
             • son documentos específicos que indica las actividades y son divididos de acuerdo con cada departamento correspondiente
           • Registros de calidad
             • los registros de calidad, esto con el fin de certificar y verificar cada actividad que esta propuesta por el manual de calidad

3. Documentos

   • Un documento es aquel que lleva una prueba o un testimonio de algún hecho o acto de una persona jurídica e incluso una entidad pública o privada
     • información con el fin de dar un soporte para lograr algún objetivo que es te por cumplir o una función que pueda ser plasmada en el papel para generar soportes.
       • se divide en tres partes
         • terciarios
           • Este ligado del documento secundario debido a que este seria un proceso unificado en el cual se determinan los ultimo detalles de su elaboración
         • secundarios
           • Este tipo de documentos ya reciben un tipo de tratamiento (modificaciones)
         • Primarios
           • Obtienen información de caracteres original de un autor sin ser sometidos a una modificación de este

4. Procesos

   • es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
     • se enfoca en
       • dar mejor orden y claridad a las tareas asignadas para la realización adecuada y oportuna de una actividad o tarea en específico.
       • mejorar la productividad de algo para establecer un orden o eliminar algún tipo de problema.
       • Solución oportuna y de calidad a un trámite o actividad determinada
         • Hay distinto s tipos de procesos los cuales son:
           • procesos estratégicos
           • procesos operativos
           • procesos de apoyo
           • procesos de gestión

5. Elaboración

   • instructivos
     • Documento que describe de manera detallada una o varias tareas que aparecen descritas de manera general en algún procedimiento.
       • se facilita en
         • Dar la indicación exacta y detallada en una actividad en específico.
         • Obtener información veraz y exacta sobre una persona, objeto o lugar en específico.
         • Mejorar la calidad de la información dentro de una empresa o lugar de trabajo
   • formatos
     • Es una plantilla o documento preestablecido que contiene los campos para registrar datos que evidencien la ejecución de una actividad.
       • se facilita en
         • Dar información en específico sobre una persona o objeto
         • Mejorar la velocidad y eficacia en una actividad en especifico.
         • Dar mejor solución, rapidez y calidad en una actividad y proceso.

6. Normas técnicas de calidad

   • La Norma ISO 9001 especifica los requisitos que ha de tener un SGC que están agrupados en cinco capítulos.
     • Conjunto de normas administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
       • se enfoca en
         • Conducir a una organización hacia el éxito a largo plazo.Mejorar el desempeño y la calidad de productos o servicios
           • inicia en la identificación y elaboración de documentos y finaliza en la certificación del sistema de gestión
         • la identificación y elaboración de documentos y finaliza en la certificación del sistema de gestión

7. Flujogramas

   • Consiste en representar gráficamente situaciones, hechos, movimientos y relaciones de todo tipo a partir de símbolos.
     • es decir
       • son múltiples y diversos y pueden abordar muchos temas distintos de formas también muy diferentes.
         • para
           • Mostrar de manera global la composición de un proceso o procedimiento
           • Facilitar la comprensión de su funcionamiento
             • esto para
               • Ayudar a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo, con lo que facilitaran su incorporación a la organización e incluso, su colaboración en la búsqueda de mejoras del proceso y sus deficiencias

8. Control

   • Control de documentos
     • Es el proceso que facilita la elaboración, archivo y gestión de la información permitiendo hacer posible la recuperación, localización y disposición de las mismas.
       • Donde se asegure que los documentos son adecuados, actualizados, en perfecto estado de forma y correctamente identificados.
         • Inicia con la identificación de las necesidades de diseño, implementación y anulación de documentos
           • y finaliza con la aprobación y socialización de la creación, modificación o anulación.
   • Control de cambios
     • Es la acción de controlar los cambios que tiene un documento a través del tiempo y se evidencia en el número de la versión y fecha de vigencia que se establece desde la elaboración inicial del documento
       • con esto se logra que
         • Identificar la trazabilidad de los cambios en un documento, proceso o procedimiento, que permita conocer de manera significativa el motivo de estos.
           • el control de cambios Aplica para cualquier documento.
   • Caja de calidad
     • Estandarización de los campos necesarios para evidenciar la trazabilidad, identificación, motivo y aprobación de los cambios en los documentos.
       • esto Relaciona campos como:
         • version
         • descripción del cambio
         • responsable del cambio
         • fecha del cambio
         • código
           • con estos pasos se logra Establecer la estructura de los cambios aplicados en el documento.
             • y
               • Relacionar de manera objetiva la trazabilidad de los cambios aplicados a un documento.

9. Ciclo Deming

   • Estrategia de mejora continua de la calidad, que lleva a cabo una secuencia lógica de cuatro pasos.
     • hacer/ ejecutar
     • comprobar/verificar
     • actuar
     • planificar
   • Aplica para cualquier documento y/o sistema de gestión y este inicia desde la planificación y finaliza en el actuar o elaboraciones de mejora; recordando que este es cíclico.
     • pero
       • Este puede variar conforme a la interpretación de cualquier organización siempre y cuando no varié su estructura cíclica.
         • todo con el fin
           • Mejorar la calidad: -Disminución de fallos -Aumento de la eficacia y eficiencia -Solución de problemas

10. Investigación de necesidades del cliente

    • Análisis que permite entender y conocer las necesidades y exigencias del cliente
      • permite
        • Conocer la opinión del cliente y reforzar una relación con el mismo, para gestionar de forma adecuada.
        • Reconocer las expectativas y necesidades para así resolverlas. Satisfacer
          • se divide en dos tipos de clientes
            • cliente ecxterno
              • son aquellas necesidades del cliente que desea o requiere del producto adquirido o servicio prestado.
            • cliente interno y sus necesidades
              • Son aquellas identificadas por los colaboradores para la elaboración de un producto o la prestación de un servicio de manera eficiente.

11. procedimientos

    • procedimiento es un documento que describe las actividades de un proceso, es decir el conjunto de tareas o acciones necesarias para la obtención de un resultado.
      • se enfoca en
        • Direccionar y orientar de la mejor manera posible los paso a seguir para las actividades realizadas dentro de un proceso.
        • Mejorar la eficacia y rapidez con la que se obtiene un resultado dentro de un proceso
          • esto para
            • dar un orden especifico a cada paso en la elaboración de una actividad dentro de un procedimiento.
              • Existen varios tipos de procesos los cuales son
                • procedimiento interno
                • procedimiento externo
                • procedimiento previo

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