Conceptos, Características y Herramientas claves para la comunicación oral y escrita de las relaciones interpersonales en las organizaciones

Conceptos, Características y Herramientas claves para la comunicación oral y escrita de las relaciones interpersonales en las organizaciones

1. COMUNICACIÓN ORAL

   • CONCEPTO: Trasmisión de un mensaje mediante la lengua hablada.
   • CARACTERÍSTICAS
     • La voz es el elemento básico de la comunicación.
     • Si el mensaje no es grabado, no se pueden hacer comprobaciones posteriores a su emisión
     • El sentido del mensaje depende de distintos factores.
     • El mensaje, aunque sea el mismo, puede ser captado de manera diferente.
     • A menos que se grabe, el mensaje caduca.
     • La comunicación oral permite el feedback o retroalimentación de manera inmediata.
     • Se puede rectificar el mensaje en el mismo momento en que se emite.
   • TIPOS DE COMUNICACIÓN ORAL
     • Comunicación No Verbal
       • Es aquella que no utiliza ningún signo lingüistico a la hora de realizar el acto comunicativo. aunque no es muy usual es importante dentro de los tipos de comunicación.
     • Comunicación Verbal y no verbal en la comunicación presencial
       • Tener en cuenta los principios de la comunicación verbal y a los aspectos más relevantes de la comunicación no verbal, hay que seguir unas pautas de comportamiento, normas de conversación, escucha y saber tratar objeciones, quejas y reclamaciones.
     • Comunicación Telefónica
       • En la actualidad, el teléfono es una herramienta indispensable para cualquier empresa. La comunicación telefónica de calidad en las empresas es una necesidad, ya que los clientes tienden a usar el teléfono por la comodidad que ello les reporta para realizar sus gestiones. Realizar una comunicación telefónica eficaz, supone beneficiar la imagen de la empresa.
     • Normas de seguridad, registro y confidencialidad
       • En la actualidad, la normativa que regula con carácter general la materia de seguridad, registro y confidencialidad de la información y la comunicación es la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), que tiene por objeto garantizar y proteger los datos de carácter personal, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, fundamentalmente su honor, intimidad y privacidad familiar y personal.

2. COMUNICACIÓN ESCRITA

   • CONCEPTO: El mensaje constituye la unidad esencial en la comunicación. El mensaje escrito es el conjunto de signos que el emisor redacta para posteriormente trasmitir al receptor.
   • CARACTERÍSTICAS
     • Breve y conciso
       • el mensaje debe ser breve, usando solo las palabras necesarias para su comprensión, teniendo en cuenta las pautas gramaticales.
     • Claridad en el contenido del mensaje:
       • En todo momento, hay que procurar que el mensaje no dé pie a varias interpretaciones. Ello se consigue a través del uso de palabras y expresiones sencillas y concretas. El mensaje debe llevar un orden y hacer uso de las normas gramaticales.
     • Eficaz
       • el fin del contenido del mensaje es que llegue al receptor de la forma que el emisor ha deseado.
     • Natural
       • Es importante que el contenido del mensaje esté escrito con la lengua habitual, sin necesidad de usar palabras rebuscadas.
     • Cortés
       • La cortesía es importante, ya que hace alusión al trato atento y respetuoso que se ha de tener al receptor.
   • TIPOS DE COMUNICACIÓN ESCRITA
     • INTERNA
       • La comunicación escrita interna agrupa todos aquellos documentos cuyo origen y destino es la propia empresa.
       • Convocatorias
       • Actas
       • Autorizaciones
       • Avisos y Anuncios
       • Boletines y Revistas
       • Memorias
       • Nota Interior
       • Solicitud
     • EXTERNAS
       • Anuncios
       • Tarjetas
       • Invitaciones
       • Saluda
       • La comunicación escrita externa engloba todos aquellos documentos que relacionan a la empresa con el entorno externo