Mapa conceptual control como etapa del proceso administrativo

EL CONTROL DENTRO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

FUNCIONES DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

El Control Empresarial es un Proceso Administrativo muy ligado con la Planeación y Dirección, el control es la fase a través del cual se evalúan los resultados obtenidos en relación con lo planeado, a fin de corregir desviaciones y errores para mejorar continuamente.

El proceso de control está vinculado a la realización de objetivos, lo que implica disponer de información sobre ellos y sobre las actividades encaminadas a lograrlos. Este proceso produce y utiliza información para tomar decisiones. La información y las decisiones de control permiten mantener cualquier sistema orientado hacia el objetivo. El proceso de control es el complemento de los procesos de planeación y dirección.

Controlar, en esencia, es el proceso de tomar decisiones para mantener un sistema orientado hacia un objetivo, con base en información continua sobre las actividades del propio sistema y sobre el objetivo. Éste se vuelve un patrón de control y evaluación del desempeño de la actividad.

El proceso de control informa:

*Cuáles objetivos deben alcanzarse.

*El desempeño en comparación con los objetivos.

*Lo que se debe hacer para asegurar que los objetivos se alcancen.

Podemos definir el Control como:

"La función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional."

OBJETIVOS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

IMPORTANCIA DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

REQUISITOS PARA REALIZAR UN BUEN CONTROL

CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

I. Función restrictiva y coercitiva: se emplea para evitar los desvíos indeseables o comportamientos no aceptados. Se usa para delimitar funciones y ejercer el mando dentro de la empresa.

ELEMENTOS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

Los objetivos del control son:

Los componentes de un sistema de control, son:

PROCESO DEL CONTROL EMPRESARIAL

TIPOS DE CONTROL ADMINISTRATIVO

¿CUÁLES SON LAS ÁREAS DE CONTROL EN LAS EMPRESAS?

El control es de suma importancia ya que incluso el mejor de los planes puede ser desviado y puede no cumplirse según lo deseado: es importante tanto para mantener el control de los planes que se deben cumplir como para vigilar los cambios de ambiente y cómo se desarrollan los trabajadores en el ámbito laboral.

El control puede servirnos para: crear y obtener una mejor calidad, enfrentarse a los cambios, agregar valor a los productos o servicios que se producen en dicha empresa y facilitar el trabajo en equipo.

Para poder ser efectivos el control demanda una serie de requisitos y características:

MÉTODOS DE CONTROL ADMINISTRATIVO

Las principales características de un sistema de control administrativo eficaz son las siguientes:​​

PRINCIPIOS DEL CONTROL

1. Equilibrio. Para cada grado de delegación conferido debe establecerse el grado del control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos para verificar que se cumpla con la responsabilidad conferida y que la autoridad se ejerza.

El control o evaluación, como hoy se conoce, consiste en el proceso sistemático de regular o medir las actividades que desarrolla la organización para que estas coincidan con los objetivos y expectativas establecidos en sus planes. A fin de identificar los errores o desviaciones y con el objetivo de corregirlos y evitar su repetición, la función de control, como fase del proceso administrativo, se desarrolla dentro de un proceso compuesto por las siguientes fases:

Se tiene tres tipos de control:

El control empresarial se puede dar en diferentes áreas de la organización

II. Sistema automático de regulación: cuando se detecta que las actividades o funciones de los colaboradores, los procesos, las áreas o departamentos se han desviado o presentan irregularidades, esta regulación los hará volver a las actividades ya planeadas.

III. Función administrativa: como ya se indicó, el control forma parte del proceso administrativo, junto con la planeación, la organización y la dirección.

*Efectuar una medición de los resultados obtenidos

*Identificar desviaciones o errores

*Establecer medidas correctivas ante las desviaciones

El control es una función del proceso administrativo de vital importancia, dado que:

*Sirve para comprobar la efectividad de la gestión.

*Promueve el aseguramiento de la calidad.

*Protege los activos de la empresa.

*Se garantiza el cumplimiento de los planes.

*Establece medidas para prevenir errores, y reducir costos y tiempo.

*Sirve para determinar y analizar las causas que originan las desviaciones, y evitar que se repitan.

*Es el fundamento para el proceso de planeación.

Patrones de control: Los patrones de control consisten en información que permite evaluar el desempeño y tomar decisiones.

Adquisición de información: El proceso de control depende de información sobre el rumbo de las actividades y su progreso hacia los objetivos.

Comparación y acción correctiva: La información sobre el desempeño real se compara con los objetivos o patrones. Con base en esa comparación, se puede iniciar una acción para corregir o reforzar la actividad o desempeño.

Reinicio del ciclo de planeación: La información producida por el proceso de control permite tomar decisiones sobre nuevos objetivos y nuevos patrones de control.

Patrones de control: Los patrones de control consisten en información que permite evaluar el desempeño y tomar decisiones.

Adquisición de información: El proceso de control depende de información sobre el rumbo de las actividades y su progreso hacia los objetivos.

Comparación y acción correctiva: La información sobre el desempeño real se compara con los objetivos o patrones. Con base en esa comparación, se puede iniciar una acción para corregir o reforzar la actividad o desempeño.

Reinicio del ciclo de planeación: La información producida por el proceso de control permite tomar decisiones sobre nuevos objetivos y nuevos patrones de control.

Enfoque en los puntos estratégicos.

Precisión.

Rapidez.

Objetividad de la información.

Economía.

Aceptación de las personas.

Énfasis en la excepción.

2. Indicadores o estándares. Los indicadores de actuación o estándares sirven de patrón para evaluar los resultados. La efectividad del control está en relación directa con la precisión de los indicadores, ya que estos permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, minimizando errores y, consecuentemente, evitando pérdidas de tiempo y dinero.

3. Oportunidad. El control que no es oportuno carece de validez y no cumple con su propósito: Para que sea eficaz, requiere ser oportuno y propiciar que se aplique antes de que se efectúen errores, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación. Es indispensable que los controles existan en tiempo y forma.

4. Desviaciones. Las no conformidades o desviaciones que se presentan en relación con los planes deben ser analizadas, para detectar las causas que las originaron a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas.

5. Costeabilidad. Un sistema de control debe justificar el costo que representa en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Solo deberá implantarse si su costo se justifica ante los resultados esperados.

6. Excepción. El control debe aplicarse preferentemente a las actividades excepcionales y representativas a fin de reducir costo y tiempo con la finalidad de aplicarlo a funciones estratégicas. Es necesario que en una empresa se utilice la estadística como un medio de control por excepción.

7. Función controlada. El responsable de aplicar el control no debe estar involucrado con la actividad a controlar. La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que el control pierde efectividad

1. Establecimiento de estándares de actuación: Estos estándares se derivan de los objetivos establecidos durante la planificación. Se establecen los criterios de evaluación o comparación. Usualmente se determinan dentro de las siguientes cuatro variables:

De cantidad: establece el volumen de producción, cantidad de existencias, materias primas, número de horas de trabajo.

De calidad: establece la calidad del producto, sus especificaciones.

De tiempo: es el tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de elaboración de un producto.

De costos: establece los costos de producción, administración, costos de ventas.

2. Medición de Resultados reales: Es necesario de un método económico y fiable que mida la actuación o los resultados realmente conseguidos.

3. Comparación de Resultados: Es la comparación de métodos reales con los estándares. Compara el desempeño de las funciones realizadas con el que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvió o variación o algún error o falla con relación al desempeño esperado.

4. Adopción de acciones correctoras: Si la desviaciones se encuentran dentro de los márgenes de tolerancia no se introduce cambio alguno, pero si se estima una desviación excesiva, es responsabilidad del directivo hacer los pertinentes cambios para conseguir resultados.

El control es un medio de retroinformación que sirve para reiniciar el proceso administrativo. Si el fin último de la administración es la calidad y eficiencia, la manera de verificar que esto se ha logrado es a través del control.

El sistema de control administrativo se considera cada vez más un sistema de retroalimentación cuyo propósito central es identificar oportunidades de mejoramiento que les permitan a las organi­zaciones una mejora continua en la optimización de sus recursos y el logro de sus resultados en función de una mejor competitividad, mediante un mejor desempeño de las actividades.

Se dice que el verdadero proceso de control incluiría los siguientes pasos:

-Una fase de planificación de objetivos para cada segmento de la organización.

-Ejecutar los objetivos.

-Medir los resultados.

-Interpretar los resultados.

-Emprender acciones correctoras. Estas acciones correctoras, a su vez podrían ser de tres tipos:

Modificar la actuación del segmento cuyos resultados son insatisfactorios.

Modificar el objetivo inicialmente asignado.

Modificar la estructura del segmento y organizarlo de otro modo, asignando objetivos particulares a cada subsegmento.

1. Control Preliminar: Son los realizados antes que el proceso operacional comience. Esta incluye la creación de políticas, procedimiento y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. Por Ejemplo: Si se va producir telas tenemos que verificar antes que calidad de hilo esta ingresando.

2. Control Concurrente: Se aplican durante la fase operacional. Esta incluye dirección, vigilancia, sincronización de las actividades que acurran para que el plan sea llevado a cabo bajo las condiciones requeridas. Por Ejemplo: Si se produce un producto químico se tendrán que verificar las temperaturas y las presiones del sistema para verificar si esta en la condiciones adecuadas.

3. Control de Retroalimentación: Se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones. Por ejemplo: Si sabemos que tras la elaboración de un producto el % de humedad en comparación con lo anterior (lo estándar) ha variado, es decir se detecta un error, inmediatamente se hace aviso para que se tome la acción correctora oportuna.

1. Áreas de Producción: Si estamos frente a una empresa Industrial, el área será donde se producen los productos; y si es una Empresa Prestadora de Servicios, el área es donde se prestan los servicios. Por ejemplo:

Control de Producción

Control de Calidad

Control de Costos

Control de tiempos de Producción

Control de Inventarios

Control de Operaciones Productivas

Control de mantenimiento y conservación

Control de desperdicios o merma

2. Área Comercial: Es el área de la empresa que se encarga de vender los productos y/o servicios. Por ejemplo:

Control de Ventas

Control de Descuentos

Control de Publicidad

Control de Costos

3. Área Financiera: Es el área de empresa que se encarga de los recursos financieros, como el capital, la facturación, los pagos, el flujo de caja, etc. Por ejemplo:

Control de Presupuesto

Control de Costos

4. Área de Recursos Humanos: Es el área que administra al personal. Por ejemplo:

Control de Puntualidad (Asistencias, tardanzas, faltas).

Control de Salarios

Control de Vacaciones

Comúnmente todas las técnicas de Planeación son Técnicas o Métodos de control a partir del momento en que se determina un objetivo, por cual un adecuado control dependerá de una adecuada planeación y viceversa. Sin embargo, los métodos mas utilizados son:

Método de Excelencia Empresarial

Método de Auditoria Administrativa

Método de Análisis Factorial

HERRAMINETAS Y TÉCNICAS DE CONTROL

El uso de diferentes herramientas y técnicas de control conforman lo que se conoce como el sistema de control de la empresa u organización. Dichas técnicas son aplicadas a lo largo y ancho de la firma, en todas sus áreas funcionales, con el propósito de evaluar el desempeño en todos los niveles, por cargo, por actividad, por proceso, por departamento, por área y en general, a fin de establecer las desviaciones y, a través de esas medidas, determinar las acciones correctivas necesarias.

Algunas de las técnicas de control son enunciadas a continuación

Auditoría. De gestión o administrativa, interna, financiera, contable, externa, legal, operativa, informática.

Reportes e informes.

Indicadores de gestión, productividad y desempeño.

Contabilidad.

Presupuestos.

Diagramas.

Modelos matemáticos.

Las siguientes son algunas de las preguntas más comunes que se realizan antes de decidir el uso de herramientas y técnicas de control:

¿Qué se va a medir?

¿Quién llevará a cabo la acción o proceso?

¿Con cuáles elementos de control se cuenta?

¿Existe un nivel de aceptación de errores?

¿A quién le interesa el posible reporte?

¿Qué se puede hacer a partir de obtener la información?

*​​​​​​ESTUDIANTE: KAREN XIOMARA VALCERO HERRERA.

*CÓDIGO ESTUDIANTIL: 156204650.

*PROGRAMA: ADMINISTRATICIÓN DE EMPRESAS.

*MATERIA: FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION - 562101-2/2021A