EL DOCUMENTO

EL DOCUMENTO

1. Es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información.

   • CLASES DE DOCUMENTO
     • DOCUMENTO DE ARCHIVO
       • Es toda la información sin importar su especie, ordenada de manera racional y adecuadamente registrada y conservada con el fín de divulgar o prestar información.
     • DOCUMENTO ELECTRÓNICO
       • Conocido también como digital, su soporte es un dispositivo electrónico o magnético mediante un sistema de códigos.
   • CARACTERÍSTICAS
   • CARACTERES
     • SERIADO
       • Es el resultado de acciones repetitivas determinadas por funciones específicas. Se producen uno a uno y en forma natural
     • UNICIDAD
       • Son únicos, es decir, no se producen en grandes cantidades de un mismo ejemplar, ni para ser publicados
     • OBJETIVIDAD
       • No son elaborados para la posteridad, registran hechos inmediatos. Se producen naturalmente como resultado del quehacer de las instituciones
     • ORIGINALIDAD O AUTENTICIDAD
       • Es la capacidad que tiene el documento de probar o evidenciar su origen o autor
     • INTEGRIDAD
       • Debe ser completa en el todo y en sus partes, es decir,con sus características internas y externas.
     • INTERRELACIÓN
       • Los documentos sueltos no tienen sentido. Su razón de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto de la unidad archivística y por las relaciiones establecidas entre sí.
   • ELEMENTOS ESENCIALES
     • SOPORTE
       • Son los documentos oficiales, de comercio y transporte que respaldan declaraciones específicas
     • TÉCNICA
       • Es la identificación y análisis de documentos relacionados con el hecho o contexto estudiado.
     • ESTRUCTURA
       • Conformada por el contenedor principal, la sección del encabezado y la sección del cuerpo.
     • CONTENIDO
       • Es el proceso y resultado del análisis de un escrito
   • GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL
     • DMS
       • Sistema de Gestión Documental
         • CREACIÓN
         • ENVÍO
         • COMPROBACIÓN
         • ALMACENAMIENTO
         • BÚSQUEDA

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