DOCUMENTAÇÃO

DOCUMENTAÇÃO

1. Ata

   • Documento de valor jurídico
     • que consiste no resumo fiel dos fatos, ocorrências e decisões 
   • Realizadas em sessões, reuniões ou assembléias
     • realizadas por comissões, conselhos, congregações ou outras entidades semelhantes
   • Geralmente lavrada em livro próprio
     • autenticada, com as páginas rubricadas pela mesma autoridade que redige os termos de abertura e enserramento
   • Texto corrido
     • o texto apresenta-se seguidamente, sem parágrafos, ocupando cada linha inteira, sem espaço em branco ou rasuras, para evitar fraudes
     • para corrigir os erros, durante a redação, usa-se a palavra DIGO; se for constado erro ou omissão, depois de escrito o texto usa-se EM TEMPO.
   • Redigido pelo secretário
     • efetivo do órgão, ou designado ad hoc para a reunião
   • É assinado por todos os presentes ou pelo presidente e secretário, qd houver registro específico
   • Partes componetes
     • 1 - Cabeçalho
       • onde aparece o número (ordinal) da data e o nome do órgão que a subscreve
     • 2 - Texto
       • sem delimitação de parágrafos, que se inicia pela enumeração da data, horário e local de realização da reunião, por extenso, objetivo da lavratura da ata.
     • 3 - Fecho
       • seguido da assinatura de presidente e secretário, e dos presentes, se for o caso

2. Atestado

   • Declaração de um fato, a favor de uma pessoa
     • Documento firmado por servidor em razão do cargo que ocupa, ou função que exerce, declarando um fato existente, do qual tem conhecimento, a favor de uma pessoa
   • Partes componentes
     • 1 - Título
       • A palavra ATESTADO, em letras maiúsculas e centralizado sobre o texto
     • 2 - Texto
       • Texto constante de um parágrafo, indicando a quem e refere, o número de matrícula e a lotação caso seja servidor, e a matéria do atestado
     • 3 - Local e data
       • Por extenso
     • 4 - Assinatura
       • Nome, cargo da chefia que expede o Atestado

3. Certidão

   • Declaração feita por escrito
     • Objetivando comprovar ato ou assentamento constante de processo, livro ou documento que se encontre em repartição pública
   • Pode conter conteúdo integral ou resumo
     • Podem ser de inteiro teor transcrição integral, tbm chamado de TRANSLADO - ou resumida, desde que exprima fielmente o conteúdo do original
   • Certidão autenticada têm mesmo valor da orginal
     • A certidão autenticada têm o mesmo valor probatório do original e seu fornecimento, gratuito por parte da repartição pública, é obrigação constitucional
   • Partes componentes
     • 1 - Título
       • Apalavra CERTIDÃO, em letra maiúscula, à esquerda, sobre o texto, com numeração.  
     • 2 - Texto
       • Constante de um parágrafo, com o teor da Certidão
     • 3 - Local e data
       • por extenso, em sequencia ao texto
     • 4 - Assinatura
       • Do datilógrafo ou digitador da certidão e do funcionário que a confere, confirmadas pelo visto da chefia maior.

4. Circular

   • Documento oficial: interno ou externo
     • expedida para diversas unidades administrativas ou determinados funcionários
   • Partes componentes
     • 1 - Título
       • A palavra CIRCULAR, em letras maiúsculas, sigla do órgão que o expede e número, à esquerda da folha
     • 2 - Local e data
       • A direita da folha, e por extenso, na mesma linha do título
     • 3 - Destinatário
       • Após a palavra Para (com inicial maiúscula)
     • 4 - Assunto
       • expressadosinteticamente
     • 5 - Texto
       • Parágrafo contendo a exposição dos assuntos e o objetivo da circular
     • 6 - Fecho de cortesia
       • seguido do adverbio atenciosamente
     • 7 - Assinatura
       • nome e cargo da autoridade ou chefia que subscreve a circular

5. Comunicado

   • Aviso ao público assunto de seu interesse
     • COMUNICADO ou AVISO - é a comunicação pela qual os titulares de órgãos e entidades comunicam ao público assunto de seu interesse e solicitam a sua participação
   • Partes componentes
     • 1 - Designação do órgão
       • dentro de sua respectiva ordem hierárquica
     • 2 - Denominação do ato
       • AVISO ou COMUNICADO, com sua respectiva identificação
     • 3 - Objeto
       • resumo do assunto
     • 4 - Autor
       • autoridade investida de poderes legais para baixar o ato
     • 5 - Texto
       • pode ser desdobrado em itens
     • 6 - Local e data
     • 7 - Assinatura
       • nome e cargo
   • Deve ser publicado no Diário Oficial do DF

6. Convite

   • é a modalidade mais simples de licitação destinada a contratação de pequeno valor
   • consiste na solicitação escrita a pelo menos 3 interessados do ramo, registrado ou não, para que apresentem suas propostas num prazo mínimo de 3 dias
   • o convite não exige publicação na imprensa oficial porque é feito diretamente aos escolhidos, mediante carta convite
   • Modalidade de licitação simplificada
   • Contratação de pequeno valor

7. Convocação

8. Edital

   • Instrumento público sobre:
     • Instrumento pelo qual a Administração dá conhecimento ao público sobre: licitação, concursos públicos, atos deliberativos etc
     • Licitação
     • Concurso público
     • Ato deliberativo
   • Divulgação obrigatória
     • é obrigatório a divulgação do edital, pela imprensa integralmente ou como "aviso de Edital", dando informações gerais e o local onde é possível obtê-lo na íntegra
   • Partes componentes
     • 1 - Título
       • a palavra EDITAL, em letras maiúsculas, em negrito e centralizado sobre o texto
     • 2 - Citação do objetivo
       • CITAÇÃO DO OBJETIVO DO EDITAL em letras maiúsculas, em negrito e centralizado sobre o texto alinhado a esquerda
     • 3 - Preâmbulo
       • parte introdutória, apresentando o assunto e a identificação do órgão responsável
     • 4 - Texto
       • parte fundamental do edital que define o objetivo e estabelece as condições departicipação
     • 5 - Fecho
       • encerramento do edital, com as determinações finais sobre suas divulgações
     • 6 - Local de data
     • 7 - Assinatura
       • assinatura e cargo da autoridade responsável

9. Memorando

   • Comunicação entre unidades administrativa
     • o memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes.
   • Comunicação interna
   • Pode ter
     • Caráter administrativo
     • Empregadas para execução de projetos, ideias diretrizes
       • a serem adotados por determinado setor do serviço público
   • Agildade
     • Sua característica principal e a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessários aumento do número de comunicações
     • os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de comunicação
   • Partes componentes
     • 1- Timbre da instituição
     • 2 - Número
     • 3 - Remetente
     • 4 - Destinatário
       • sendo este mencionado pelo cargo que ocupa
     • 5 - Assunto
     • 6 - Local e data
     • 7 - Texto
     • 8 - Fecho
     • 9 - Assinatura e cargo

10. Ofício

    • Correspondência de informações técnicas ou administrativas
      • Correspondência pela qual se mantém intercâmbio de informações a respeito de assuntos técnicos ou administrativos, cujo o teor tenha caráter exclusivamente institucional
      • são objetos de ofícios as comunicações realizadas entre dirigentes de entidades públicas, podendo ser tbm dirigidos a entidades particulares
    • Teor exclusivamente institucional
    • Partes componentes
      • 1 - Título abreviado
        • Of. , acompanhado da sigla do órgão expedidor, sua esfera administrativa e numeração, à esquerda da página
      • 2 - Local e data
        • por extenso e a direita da página, na mesma linha do título
      • 3 - Endereçamento
        • alinhado a esquerda, nome do destinatário, precedido da forma de tratamento, e o endereço
      • 4 - Vocativo
        • a palavra Senhor, seguida do cargo do destinatário e de vírgula
      • 5 - Texto
        • Parágrafo, com a exposição do assunto e o objetivo do ofício
      • 6 - Fecho de cortesia
        • expresso por advérbios: Atenciosamente, cordialmente, respeitosamente
      • 7 - Assinatura

11. Ordem de serviço

    • Instruções a respeito d serviços ou administração de pessoal
      • Ato por que se baixam instruções a respeito de normas de serviços ou de administração de pessoal
      • São objeto de ordens de serviço, datadas e numeradas, as determinações administrativas de caráter específico e as decisões relativas a pessoal, dede que não sejam estas objeto de portarias
    • Partes componentes
      • 1 - Título
        • a expressão ORDEM DE SERVIÇO, número e data, por extenso, em letras maiúsculas e negrito 
      • 2 - Preâmbilo
        • 2.1 Denominação da autoridade expedidora, em letras maiúsculas e negrito 2.2 Fundamento legal e matéria em pauta 2.3 A palavra RESOLVE, em letra maiúscula e negrito, seguidas de dois pontos, a esquerda da página
      • 3 - Texto
        • Explicitação da matéria desdobrada em artigos, parágrafos, alíneas e incisos, se forem o caso
      • 4 - Local e data
      • 5 - Assinatura
        • nome e cargo da autoridade ou chefia que expede a Ordem de serviço

12. Portaria

    • Ato que estabelece normas e procedimentos
      • Ato pelo qual as autoridades competentes (Titulares de órgãos) determinam providencias de caráter administrativo, visando a estabelecer normas de serviços e procedimentos para os órgãos, bem como definir situações funcionais e medidas de ordem diciplinar
    • Partes componentes
      • 1 - Título
      • 2 - Emenda
        • da matéria da Portaria, em letras maiúsculas, a direita da página
      • 3 - Preâmbulo
        • denominação completa da autoridade que expede o documento, em maiúsculas e negrito, fundamentação legal, seguida da palavra RESOLVE, tbm em maiúsculo, acompanhada de dois pontos, a esquerda da folha
      • 4 - Texto
        • subdividido em artigos, parágrafos e alíneas, explicitando a matéria da portaria
      • 5 - Local e data
      • 6 - Assinatura
        • nome e cargo da autoridade que subscreve a portaria

13. Requerimento

    • Solicitação feita ao Poder Público
      • documento pelo qual o interessado solicita ao poder Público algo a que se julga com direito, ou para se defender de ato que o prejudique
    • Partes componentes
      • 1 - Vocatívo
        • a palavra senhor, precedida da forma de tratamento,o título completo da autoridade a quem se destina, seguido de vírgula
      • 2 - Preâmbulo
        • nome do requerente (em maiúsculas), seguido dos  dados de identificação: nacionalidade, estado civil, filiação, identidade, naturalidade, domicílio, residencia etc. sendo funcionário do órgão apresentar apenas os dados de identificação funcional
      • 3 - Texto
        • exposição do pedido, de forma clara e objetiva, citando o fundamental lega que permite a solicitação
      • 4 - Fecho
        • parte que encerra o documento, usando-se, alinhada as esquerda a fórmula: Neste Termo, Pede Deferimento