LA ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA.

LA ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA.

1. La organización administrativa es el conjunto de métodos y procedimientos puestos en práctica para ordenar, controlar y dirigir una empresa a través de sus departamentos, recursos y procesos, con el fin de alcanzar sus metas u objetivos trazados de antemano.

   • Toda empresa u organización posee un patrón o un orden propio, que guía sus procesos productivos y es responsable de su margen de eficiencia o efectividad. O sea, existen formas de organización administrativa más eficaces que otras, pero toda organización posee una estructura organizacional que define sus jerarquías, sus procesos y sus flujos. - Fuente: https://concepto.de/organizacion-administrativa/
     • La revisión y eventual mejoramiento de dicha estructura, así, significará el replanteamiento de los circuitos y patrones de la empresa, y puede perfectamente conducir a mejores y más potentes escenarios. - Fuente: https://concepto.de/organizacion-administrativa/
       • IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN.
         • La organización es de mucho interés en las empresas, los motivos son:
           • -Ayuda a lograr los objetivos planteados.
             • -Ayuda a utilizar mejor los medios y recursos disponibles.
               • -Ayuda a tener una mejor comprensión y comunicación entre los miembros de la empresa.
                 • -Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
                   • -Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
       • OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN
         • El objetivo es simplificar el trabajo, coordinar y optimizar las funciones y los recursos, es decir, mostrar que todo resulte sencillo y fácil para quienes trabajan en la empresa y para los clientes.
           • Simplificar el trabajo de la empresa.
             • Optimizar los recursos humanos brindados por la empresa.
               • Coordinar y optimizar las funciones, es decir, mostrar que todo resulte de forma fácil y sencilla..
       • PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
         • Todo tipo de organización administrativa debe tomar en cuenta lo siguiente:
           • Fidelidad a los objetivos de la empresa. Ante todo, una empresa debe saber qué cosa es lo que se propone y cómo, y a esto último debe siempre responder la organización administrativa. De nada sirve tener una línea de montaje fordiana si se planea producir por outsourcing, por ejemplo.
             • Paridad entre responsabilidad y autoridad. La autoridad y la responsabilidad van juntas, y este precepto es fundamental en el diseño de una organización administrativa. Cuando se ocupan cargos de autoridad, se debe recibir una gratificación acorde y un conjunto de responsabilidades acorde. De otro modo, la jerarquía se desestabiliza.
               • Flujo de la comunicación. La comunicación dentro de una empresa es fundamental, ya que un trabajador informado no sólo posee más opciones a la hora de tomar decisiones, sino que se sentirá más integrado a la organización y en líneas generales, la pasará mejor. Cada modelo organizacional faculta o imposibilita ciertos tipos de comunicación interna y externa.
                 • Amplitud del control. Existen modelos organizacionales más rígidos, en los que se enfatiza el control y existen constantes dinámicas de feedback. Hay otros modelos más laxos en los que se le otorga al individuo mayor cuota de autonomía. Esto determinará el modelo de toma de decisiones elegido e influenciará otros ítems de esta lista.
                   • Continuidad. Todo modelo organizacional debe poder sostenerse en el tiempo, o sea, debe poder resolver coyunturas y continuar en funciones, sin tender al caos o a la inercia. - Fuente: https://concepto.de/organizacion-administrativa/
       • ELEMENTOS DE UNA ORGANIZACIÓN
         • Toda organización administrativa está compuesta de los siguientes elementos:
           • Factores de producción. Se considera aquí a todos los elementos de la cadena productiva, o sea, aquellos involucrados directamente en la transformación de materia en bienes o servicios. Por ejemplo: la maquinaria, los trabajadores, etc.
             • Factores de dirección. Aquellos elementos que acompañan el proceso productivo, lo vigilan y controlan, pero que no toman parte directa en él, sino indirecta, garantizando su funcionamiento. Por ejemplo: los cargos directivos, los contratos de outsourcing, las herramientas de mercadotecnia, etc.
               • Recursos. Aquellos elementos fundamentales sin los cuales sería imposible llevar a cabo la labor productiva. Pueden ser materiales o físicos (materia prima, energía, maquinaria, etc.) o inmateriales (mano de obra, conocimiento de trabajo, etc.).
       • PROCESO DE ORGANIZACIÓN
         • El proceso de organizar (o proceso de organización) consiste en dividir el trabajo y atribuir responsabilidades y autoridad a las personas. El proceso de organización comprende cuatro etapas principales:
           • Etapa N°1: Análisis de los Objetivos y del Trabajo
             • Un objetivo es una situación deseada que la empresa intenta lograr, en esta etapa debe analizarse ¿qué?, ¿cómo?, ¿Cuándo? Y ¿Para qué? se intenta lograr. Los empresarios casi siempre emplean la gestión de desempeño para tener un seguimiento de los objetivos y analizar la efectividad en general de los logros de la empresa.
               • Etapa N°2: División del Trabajo
                 • La división del trabajo es la etapa por el que una tarea se divide en partes o unidades, en cada una se atribuye a una persona o grupo de personas, cada unidad realiza una parte del trabajo total, que es necesaria para alcanzar los objetivos. Dentro de las empresas las unidades de trabajo se les llaman genéricamente departamentos. La división del trabajo permite a las organizaciones lograr objetivos complejos, como ensamblar equipos grandes, fabricar productos en grandes cantidades y atender a diferentes tipos de clientes en distintos lugares.
                   • Etapa N°3: Definición de Responsabilidades y Autoridad
                     • Una vez identificadas las unidades de trabajo suelen definirse las responsabilidades, que son las obligaciones o deberes de las personas para realizar las tareas o actividades. El conjunto de tareas de las que una persona se responsabiliza se llama cargo. Por lo general, un departamento es un conjunto de cargos. Después de dividir el trabajo es necesario atribuir autoridad a las personas o unidades de trabajo. La autoridad es el derecho legal que los jefes o gerentes tienen de dirigir o gobernar el comportamiento de los integrantes de su equipo, llamados subordinados, colaboradores o funcionarios, dependiendo del tipo de organización. La atribución de la autoridad implica dos conceptos fundamentales del proceso de organización: jerarquía y amplitud de control.
                       • Etapa N°4: Diseño de la Estructura Organizacional
                         • La estructura organizacional señala quiénes realizan las funciones y tareas que les competen en la empresa y cómo esas personas se relacionan entre sí. La estructura organizacional considera los distintos puestos en el interior de la compañía, los cargos y las obligaciones de sus integrantes, así como la cadena de mando existente.
                           • Para realizar un diseño de la estructura organizacional se debe tener en cuenta:
                             • 1. La estrategia organizacional: Analiza y visualiza que la estrategia y objetivos organizacionales se encuentren ligados a las necesidades del mercado o los cambios que atraviese la empresa.
                               • 2. El modelo de estructura organizacional: Cada vez es más común ver que las empresas apuestan por un modelo de estructura organizacional diferentes al convencional. Tenemos un video de este tema el cual lo dejaremos el enlace en la descripción.
                                 • 3. Los perfiles de puesto: Valida que los perfiles de puesto respondan a las nuevas necesidades de la estructura organizacional y que la definición de las responsabilidades, las funciones y las competencias estén definidas en consecución del cumplimiento de la estrategia organizacional.
                                   • 4. Los perfiles de puesto: Valida que los perfiles de puesto respondan a las nuevas necesidades de la estructura organizacional y que la definición de las responsabilidades, las funciones y las competencias estén definidas en consecución del cumplimiento de la estrategia organizacional
                                     • 5. La comunicación: La estructura organizacional debe estar diseñada de forma tal que todos los colaboradores que requieran coordinación con otros departamentos o proceso puedan coordinar esfuerzos por medio de las líneas de comunicación
       • TIPOS DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
         • Dependiendo de su forma y características, es posible distinguir entre varios modelos de organización administrativa, como son:
           • Organización lineal. Se trata del modelo jerárquico tradicional, simple y piramidal, que presenta líneas de autoridad únicas y la información se transmite de manera unidireccional, desde las visiones globales superiores de la estructura, hasta las posiciones locales de la base. La toma de decisiones es totalmente centralizada y existe una jefatura única. - Fuente: https://concepto.de/organizacion-administrativa/
             • Organización funcional. Esta es la versión moderna del modelo anterior, que estructura la empresa en base a departamentos, cada uno dotado de su jefe, y el total de los jefes dirigidos por la cúpula de la empresa, ya sea de manera individual o en base a reuniones. Es un modelo ideal para dividir el trabajo en pequeñas partes, y las decisiones suelen tomarse mediante consultas al especialista de cada área.
               • Organización matricial. Se trabaja en base a proyectos y resultados esperados, mediante la constitución de equipos de trabajo multidisciplinarios a los que pertenecen individuos de diversas áreas. Estos grupos poseen un jefe de proyecto, son temporales, e intercambian información con otros proyectos de manera esporádica y eventual. Se comportan, del resto, como células más o menos autónomas.
                 • Organización en comités. Opera en base a comités, o sea, a grupos reducidos a los que se asigna el estudio de alguna etapa o aspecto específico del proceso productivo, ya sea de manera formal o informal. Los miembros de los comités trabajan por separado y se reúnen cada cierto tiempo, involucrando generalmente a los líderes o jefes de cada sección de la empresa, y varían de acuerdo a la resolución de las situaciones específicas a atender.
                   • Organización en trébol. Supone la contratación externa o outsourcing de muchas de las tareas de la empresa, cuyo equipo de trabajo fundamental lo constituyen quienes dirigen las labores externas y coordinan los diversos esfuerzos de la empresa. Es un modelo en boga en tiempos de baja contratación laboral. - Fuente: https://concepto.de/organizacion-administrativa/
       • TÉCNICAS DE LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
         • Munch, 2006, define las técnicas de organización como las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y deben aplicarse de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. Se emplean con el propósito de armonizar las actividades que se realizan en cada empresa y sirven para dar estructura, tanto a la organización en general como a los procesos y tareas particulares que se llevan a cabo en la misma. Se analizan dimensiones como la formalización, la especialización, la estandarización, la jerarquía, el grado de centralización, la complejidad de las operaciones, el tamaño de la firma, la tecnología que emplea, su entorno y hasta su cultura.
           • Dentro de las técnicas de organización más empleadas se encuentran:
             • *Organigramas. *Diagrama de procedimiento o de flujo (flujogramas). *Cursograma analítico. *Diagrama de recorrido. *Cuestionario para la descripción de procesos. *Diseño de procesos. *Manual de procedimientos.. *Autogestión.
               • Organigramas
                 • El organigrama es la técnica de organización más popular, representa la disposición u ordenación de los órganos o cargos que componen una empresa. Los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de esta.
                   • Asimismo, los organigramas los podemos encontrar clasificados por su presentación en verticales, horizontales, mixtos y circulares:
                     • Organigrama vertical. Son los organigramas que encontramos comúnmente en las organizaciones. Presentan los niveles jerárquicos en orden vertical de arriba hacia abajo.
                       • Organigrama horizontal. Los niveles jerárquicos los encontramos ordenados en forma de columnas desplegadas de izquierda a derecha.
                         • Organigrama mixto. Conjuga el organigrama tipo vertical y el organigrama tipo horizontal para ampliar las posibilidades de graficación.
                           • Organigrama circular. Formado por un cuadro central en el que se coloca a la autoridad máxima, mientras que alrededor se trazan círculos concéntricos que constituyen un nivel de organización. En cada círculo se coloca a los jefes inmediatos y se les relaciona con líneas que representan los canales de autoridad y responsabilidad.
                             • Distribución en planta
                               • La distribución en planta es una técnica de organización que consiste en la ordenación física de los factores y elementos industriales que participan en el proceso productivo de la empresa, en la distribución del área y ubicación de los distintos departamentos. Su principal objetivo es la eficiencia y se alinea con los objetivos empresariales.
                                 • Flujogramas
                                   • Estas representaciones gráficas muestran la sucesión de pasos que conforman un procedimiento. Utilizan los siguientes símbolos:
                                     • Una vez que se ha finalizado el diseño organizativo jerárquico basado en los principios de la organización, surge la necesidad de coordinar para armonizar los esfuerzos, independientemente de la estructura o modelo organizativo que se haya elegido. Al integrar la organización jerárquica y las actividades por departamento en un todo congruente es necesaria la coordinación.
                                       • Cursograma analítico
                                         • El cursograma analítico es una técnica de organización del tipo diagrama, en el que se registran, en forma escrita, de manera ordenada y secuencial, todas las actividades relacionadas con un proceso y se grafica el símbolo que corresponde a cada actividad. De manera que el cursograma analítico reproduce la sucesión de hechos o acontecimientos en el orden en el que ocurren, sin reproducirlos a escala. El cursograma se complementa con un «formulario de definición del proceso» el cual registra una serie de datos. Con esta técnica de organización se puede detallar qué hacen los trabajadores, lo qué ocurre con los materiales, los documentos y el dinero, además de lo que hace una máquina o un equipo.
                                           • Diagramas de recorrido
                                             • El diagrama de recorrido es otra técnica de organización del tipo diagrama hecha a escala, que muestra los lugares de trabajo y el recorrido que sigue un proceso. Es elaborado basándose en el contenido de un cursograma analítico, y en el plano aparecen los símbolos de cada actividad según el lugar donde ocurren. Puede mostrar varios pisos y sirve para analizar las distancias.
                                               • Cuestionario para la descripción de procesos
                                                 • Es una técnica de organización que permite contar con información importante para describir y analizar los procesos dentro de una visión sistémica. También es útil en la descripción de funciones. Es llenado por cada persona que participa en el proceso que es materia del estudio que se está realizando.
                                                   • Diseño de procesos
                                                     • El diseño de procesos es una técnica de organización que consiste en la determinación y descripción de la serie de acciones, operaciones, flujos de trabajo y métodos para la producción que, en su conjunto, generan lo que el cliente desea, ya sean bienes o servicios, y deriva en la formulación del manual de procedimientos. A través de esta técnica de organización se decide, por ejemplo, cuál tipo de configuración productiva emplear, ya sea por proyecto, funcional, Justo a Tiempo, en línea o continua. Las herramientas de diseño que se emplean usualmente son el flujograma, el diagrama de Pareto, el diagrama causa-efecto y el diagrama de Gantt, entre otras.
                                                       • Manual de procedimientos
                                                         • El manual de procedimientos es el documento normativo en el que aparecen las descripciones de la sucesión de actividades que se ejecutan en un proceso, y que le corresponde realizar a cada trabajador asignado a un área de trabajo (gerencia, departamento, etc.). La decisión acerca de un solo manual o varios (por áreas) depende de la gerencia general.
                                                           • Se pueden considerar dos modalidades:
                                                             • 1. Si la empresa es chica, es necesario hacer un solo manual de procedimientos para toda la organización. 2. Si la empresa es grande, requiere un manual de procedimientos por cada gerencia o área de primer nivel.

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