Gestion documental

GD, GI Y GC

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• Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
• Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación
• El aumento de las Tecnologías de la Información y la Comunicación; ha dado como resultado una explosión documental, en el cual las organizaciones deben prestar atención a la forma de organizar, administrar y controlar sus fuentes documentales, sus flujos de información, así como su valor más preciado: el capital humano.

Objetivo principal

• Lograr un uso correcto y eficaz de la información , así mismo un adecuado flujo permanente de la misma; maximizando beneficios y minimizando costos, de acuerdo a la misión de cada organización

Autores

• Ponjuán: “conjunto de hechos discretos y objetivos sobre acontecimientos. En el contexto de una organización, los datos son descritos como registros estructurados de transacciones. Constituyen la materia prima para la creación de información.” (Ponjuán, 2004)
• Pérez Montoso: “debe identificarse como la información que se asimila por un individuo y que le permite a éste tomar decisiones y actuar. En este sentido, el conocimiento se encuentra mucho más relacionado con la acción que los datos o la propia información. Como alternativa al modelo estándar, proponemos identificar el conocimiento con un tipo especial de estados mentales (o disposiciones neuronales) que posee un individuo y que cumplen una serie de características propias…” (Pérez Montoso, 2004)

GESTION DOCUMENTAL

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• La GD constituye el punto de partida para que cada sistema, cumpla con los requerimientos de información que necesiten sus usuarios, a partir de una selección, ordenamiento, búsqueda y recuperación de sus fuentes documentales oportunas a cada necesidad.
• Rodríguez y González:
• “son aquellos sistemas encargados de gestionar y tratar en todos sus aspectos la información fijada en un soporte, con lo que el concepto de documento pasa a adoptar un sentido más amplio al considerar como tal, toda información plasmada en cualquier soporte, ya sea papel, magnético o electrónico.” (Rodríguez Muñoz y González, 2002, p. 17-28)
• Caption: Gestión Documental: tienen como objetivo fundamental, facilitar y mejorar la organización y funcionamiento del fondo documental de las organizaciones, con vista a tributar a una mayor eficiencia organizacional, minimizando costos y aumentando beneficio.

GESTION DE INFORMACIÓN

• Una correcta Gestión Documental de fondo, propicia una adecuada Gestión de Información, La gestión de información es coordinar, dirigir y controlar los flujos de información que tiene lugar en cada sistema, de manera sistemática. Tomando en cuenta segmentos típicos de los sistemas, como pueden ser el ambiente, los procesos que se generan, las personas y las tecnologías implicadas como del conocimiento actualizado y preciso del ciclo de vida de los documentos que genera el sistema, producto de la GD.
• Según Burk y Horton (Burck y Horton, 1988): Los principales objetivos de la GI son los siguientes:
• Maximizar el valor y los beneficios derivados del uso de la información.
• Minimizar el costo de adquisición, procesamiento y uso de la información.
• Determinar responsabilidades para el uso efectivo, eficiente y económico de la información.
• Asegurar un suministro continuo de la información

GESTION DEL CONOCIMIENTO

• Hace referencia al papel tan importante que juegan las personas que son los que trasmiten y generan valor durante el proceso de gestión, a través del conocimiento.
• Serradell (Serradell López, 2003) considera que “hay dos factores que han facilitado la aparición del concepto de gestión del conocimiento. Por un lado, el desarrollo tecnológico, que facilita enormemente la gestión del capital intelectual y la hace factible desde un punto de vista financiero. Por otro, la creciente concienciación por parte del mundo empresarial (e incluso por parte de las naciones económicamente más desarrolladas) de que el conocimiento es un recurso clave en aquellas sociedades y organizaciones en las que la información es abundante —en gran medida, gracias a Internet.
• La gestión del conocimiento se va a encargar de coordinar y controlar el capital intelectual con que cuenta la organización, con vista a aportar valor añadido a las salidas de cada proceso, adaptándose a los continuos cambios del medio ambiente.

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• Los objetivos que han dado base a la Gestión del conocimiento:
• 1Formular una estrategia de alcance organizacional para el desarrollo, adquisición y aplicación del conocimiento.
• Implantar estrategias orientadas al conocimiento.
• Promover la mejora continua de los procesos de negocio, enfatizando la generación y utilización del conocimiento.
• Monitorear y evaluar los logros obtenidos mediante la aplicación del conocimiento.
• .Reducir los tiempos de ciclos en el desarrollo de nuevos productos, mejoras de los ya existentes y la reducción del desarrollo de soluciones a los problemas.
• .Reducir los costos asociados a la repetición de errores. (Pavez, 2000).

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RELACIÓN

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• Caption: Relación Gestión documental, información-conocimiento.