Terminmanagement

Terminmanagement

1. Allgemein

   • unsicherheiten
     • Bedarf und Planung, Vorräte und Bestandsführung, Beschaffung und Logistik, Lieferant
   • Ziel
     • termingemäße Sicherung von Lieferungen und Leistungen, Erreichung einer hohen Lieferzuverlässigkeit
   • Definition
     • System der Planung, Organisation und Kontrolle mit Maßnahmen zur Vermeidung von Lieferstörungen

2. Projektcontrolling bei der Beschaffung von komplexeren Investitionsgütern und Projekten

   • Regelmäßige Feststellung von
     • Ist- und Soll-Werten
     • Änderungen und relevanten Ereignissen
     • Aktuellen Ergebnissen
     • Abweichungen
     • Leistungsstörungen
   • Ziel
     • Kosten- und Leistungsfortschritte überschaubar und nachvollziehbar zu machen, auf Störungen frühzeitig zu reagieren

3. Aufgaben und Instrumente

   •  Festlegung von verpflichteten Vereinbarungen  Gemeinschaftliche Koordination der Vorgänge  Überwachung nach Meilensteinen  Gemeinsame Projekt- und Statusbesprechungen  Berichte und Mitteilungen

4. Terminüberwachung

   • Ziele
     •  Unterstützung der Leistungs- und Liefervorgaben  Frühzeitige Erkennung von Fehlentwicklungen  Vermeidung von Abweichungen  Rechtzeitiger Einsatz vorbeugender Maßnahmen

5. Voraussetzungen

   •  Realistische nach Datum bestimmte Liefertermine vorgeben und vereinbaren  Auftragsbestätigungen verlangen, prüfen und ggf. nachverhandeln  Bedarfstermine aktualisieren und Liefertermine nachziehen  Lieferungen nur dann forcieren, wenn die Waren auch sofort gebraucht werden  Beschaffungsalternativen suchen oder die eigenen Dispositionen anpassen  Mündliche Vereinbarungen notieren und ggf. bestätigen lassen

6. Pragmatische Ansätze der Terminsicherung

   •  Nicht abwarten, bis der Bedarfsträger reklamiert (Initiative beim Einkäufer, Information durch die Betriebe über die Betriebsabläufe und Information der Betriebe über die Marktgegebenheiten)  Terminvorgaben, die kürzer als die Lieferzeit sind, überprüfen (Betriebsnotwendiger Bedarfstermin, Notwendigkeit des Einsatzes für meist kostspielige Sondermaßnahmen)  Meilensteine vereinbaren, besonders bei Gütern mit langen Entwicklungs-, Produktions-, und Lieferzeiten sollen messbare Arbeitsschritte definiert, terminiert, vereinbart und überprüft werden)
   •  Termin bzw. Leistungssicherungen vereinbaren, für Bestellungen mit hohem Leistungs-, Verzugs- oder Störungsrisiken sollen Sicherheiten und ggf. Vertragsstrafen vereinbart werden  Terminüberschreitungen sanktionieren (Strafandrohung), Schäden oder Nachteile, die vom Lieferanten zu vertreten sind, sind auch von ihm auszugleichen  Lieferanten in den Betrieb einladen, drohender Verzug und seine Folgen können im direkten Gespräch vor Ort verdeutlicht werden  Den Lieferanten besuchen, Maßnahmen sachlich besprechen und gemeinsam vereinbaren
   •  Unterstützung bei der Beschaffung von Vormaterial anbieten, Alternativen nennen, Beistellungen veranlassen  Liefererfüllungsgrad des Lieferanten ermitteln und als Argument verwenden

7. Mahn- und Frühwarnsysteme

   • Terminsicherung
     •  Vorzeitige schriftliche Fälligkeitshinweise an die Lieferanten mit Aufforderung zur Bestätigung (Sorgfaltspflicht des Lieferanten)  Bei Auftragsvergabe Hinweis auf die vertragliche und gesetzliche Pflicht des Lieferanten, kritische Entwicklungen rechtzeitig mitzuteilen  Zeitlich aufeinander folgende Liefermahnungen  Fälligkeits- oder Rückstandsprotokolle  Problem : Standardisierte und schriftliche Liefermahnungen haben den Mangel, dass ihnen allgemein eine geringere Dringlichkeit unterstellt wird
   • Kommunikationsmittel
     •  Standardisierte Mahnschreiben  Individuell verfasste Briefe  Faxmitteilungen  Telefonische Anforderungen  Maschinelle Datenübertragung  Persönliche Besuche  Eingesetzt je nach Dringlichkeit und Bedeutung
   • Voraussetzung für ein effizientes Frühwarnsystem
     •  Vorgegebene und forcierte Termine entsprechen dem wirklichen Bedarf  Glaubwürdigkeit der Argumentation des Einkäufers  Pragmatischer, wirtschaftlicher und fallspezifischer Einsatz der Maßnahmen  Sicherung der Lieferzuverlässigkeit, indem eine kommunikative Beziehung mit dem Lieferanten hergestellt wird, die von gegenseitigem Respekt und Verständnis getragen und leistungsorientiert ausgeführt wird
   • Terminsicherung AM und NACH Fälligkeit
     • Überprüfung der Einhaltung vereinbarter Liefertermine, Rettung überfälliger oder gefährdeter Liefertermine
       •  Überwiegend Routinecharakter  Ggf. Terminbüro, zentrale Mahn- und Kontrollstelle  Schaffung einer geeigneten Ablauforganisation (EDV)  Erfassung überfälliger Bestellungen durch DV-System  Mahnungen (rechtlicher Druck, in Verzug setzen, rechtliche Ansprüche), negative Lieferantenbeurteilung
   • Terminsicherung VOR Fälligkeit
     • Bemühen, Terminüberschreitung durch planerische oder strategische Maßnahmen schon im Vorfeld der Bestellung auszuschalten
       •  Terminerinnerungen (Zeit, Kosten)  Vereinbarung von Vertragsstrafen (Druckmittel)  Meilensteinpläne (Vereinbarung eindeutiger Terminpläne zur Überprüfung des konkreten Fertigungsstandes)  Verbesserung des Informationsaustausches im eigenen Unternehmen (späte Bedarfsmeldungen, Änderungen im Absatz- und Produktionsprogramm, Änderungen im Beschaffungsmarkt)

8. Terminsicherungsmaßnahmen

   •  Suche und Berücksichtigung termintreuer Lieferanten durch entsprechende Bewertung im Angebotsvergleich  Gezielte Maßnahmen der Lieferanten- und Kontraktpolitik (z.B. Lieferantenerziehung, partnerschaftliche Beziehungen, Multiple Sourcing, kooperative Vorratshaltung wie Konsignationslager, Vertragsgestaltung etwa Abrufverträge, genaue Liefertermine, Konventionalstrafen)