4.3.2 Governance, Strukturen und Prozesse (1.02)

Definition
Das Kompetenzelement Governance, Strukturen und Prozesse definiert das Verständnis für und die
Abstimmung mit den festgelegten Strukturen, Systemen und Prozessen der Organisation, die Unterstützung
für Projekte bieten und Einfluss auf ihre Organisation, ihre Durchführung und ihr Management
haben. Governance, Strukturen und Prozesse einer Organisation können sowohl temporäre Systeme
(wie Projekte oder Programme) als auch permanente Systeme (wie Projektportfolio-Managementsysteme,
Finanz-/Verwaltungssysteme, Unterstützungssysteme, Berichterstattungssysteme und
Entscheidungs- wie auch Auditsysteme) umfassen. Manchmal können diese Systeme den Gegenstand
eines Projekts oder Programms bilden, z. B. wenn ein Projekt oder Programm initiiert wird, um
Geschäftsprozesse
zu verbessern oder neue Systeme einzuführen.

Zweck
Dieses Kompetenzelement soll Personen in die Lage versetzen, an Governance, Strukturen und
Prozessen mitzuwirken und ihren Einfluss auf Projekte managen zu können.

Beschreibung
Strukturen und Prozesse sind wichtige Bestandteile des Governance-Systems einer Organisation.
Eine Anpassung an Strukturen und Prozessen bedeutet, die bestehenden Wertesysteme, Rollen und
Verantwortlichkeiten, Prozesse und Richtlinien einer Organisation nutzen zu können, um sicherzustellen,
dass Projekte ihre Projektziele und strategische Unternehmensziele erreichen. Das Management von
Projekten in Übereinstimmung mit den Strukturen und Prozessen der Organisation erfordert ein grundlegendes
Verständnis für die unterschiedlichen Arten von Initiativen, die Funktionsweise einer projektorientierten
Organisation sowie den Nutzen, der mit dem Management durch Projekte („Management
by Projects“) verbunden ist. Es umfasst die Anpassung an permanente Prozesse, die mit dem
Management des Projekts zusammenhängen. Die meisten projektorientierten Organisationen verfügen
über mehrere Arten von Unterstützungsstrukturen und -prozessen für Projekte. In der Domäne des
Projektmanagements
kann vom Einzelnen verlangt werden, Daten und Geschäftsinformationen an den
Governance-Prozess weiterzugeben sowie im Rahmen bestehender Strukturen und Prozesse zu
arbeiten. Manche Projekte können eine Veränderung von Strukturen und Prozessen herbeiführen.
Beispiele für Unterstützungsfunktionen und -prozesse sind Linienfunktionen wie z. B. Personalwesen
(HR), Finanzen und Controlling sowie Informationstechnologie (IT). Reife Projektorganisationen bieten
dem Projektmanagement möglicherweise gezielte Unterstützung in Form eines Projektmanagement-
Office (PMO). Eine ausreichende Kompetenz hinsichtlich Strukturen und Prozessen bedeutet auch,
die Fähigkeit zu besitzen, Feedback und Lessons Learned aus früheren Projekten zu berücksichtigen
und anzuwenden. Eine zentrale Herausforderung dabei ist, verpflichtende und optionale Strukturen
und Prozesse so einzusetzen, dass eine optimale Wirkung und ein optimaler Nutzen für das Projekt
erzielt werden.

Wissen
• Grundlegende Prinzipien und Merkmale von „Management by Projects“
• Grundlagen des Projektportfoliomanagements
• Grundlagen des Programmmanagements
• Grundlagen der Organisationsgestaltung und -entwicklung
• Formelle Organisation und informelle Zusammenhänge von Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement
(Mitarbeiter, Linie usw.) in der Organisation
• Governance
• Organisations- und Geschäftsmodelle
Fertigkeiten
• Leadership
• Berichterstattung, Überwachung und Steuerung
• Kommunikationsplanung und -durchführung
• Design Thinking

Zugehörige Kompetenzelemente
• Alle weiteren Kontext-Kompetenzelemente
• 3.01: Projektdesign
• 3.05: Organisation, Information und Dokumentation
• 3.07: Kosten und Finanzierung
• 3.08: Ressourcen
• 3.09: Beschaffung
• 3.10: Planung und Steuerung
• 3.13: Change und Transformation

Kompetenzindikatoren

• 4.3.2.1 Die Grundlagen des Projektmanagements und deren Einführung kennen
• 4.3.2.2 Die Grundlagen des Programmmanagements und deren Einführung kennen
• 4.3.2.3 Die Grundlagen des Portfoliomanagements und deren Einführung kennen
• 4.3.2.4 Das Projekt mit den Supportfunktionen in Einklang bringen
• 4.3.2.5 Das Projekt mit den Entscheidungs- und Berichterstattungsstrukturen sowie den
Qualitätsanforderungen der Organisation in Einklang bringen
• 4.3.2.6 Das Projekt mit den Prozessen und Funktionen des HR in Einklang bringen
• 4.3.2.7 Das Projekt mit den Finanz- und Controlling-Prozessen in Einklang bringen