4.5.5.1 Bedürfnisse der Stakeholder bezüglich Information und Dokumentation beurteilen und bestimmen

Beschreibung
Der Einzelne kennt die enge Verbindung zwischen Information und Organisation und weiß, dass
bestimmte Informationsbedürfnisse auch Auswirkungen auf die Organisationsstrukturen haben können
– und umgekehrt. So besteht beispielsweise bei Organisationen, die ein oder mehrere virtuelle,
ausgelagerte Teams umfassen, ein wesentlich erhöhter Informationsbedarf. Darüber hinaus muss
sorgfältig darauf geachtet werden, wer welche Informationen erhält – eine Informationsüberflutung
einzelner Personen muss zwingend vermieden werden. Im Allgemeinen sollten die Stakeholder nur
diejenigen Informationen erhalten, die sie benötigen, und dies in geeigneter Form. Der Einzelne muss den
Bedarf an formeller und informeller Information/Dokumentation unterscheiden können. Die Kenntnis
der unternehmenseigenen Strukturen und Prozesse wird automatisch einen Teil der formellen Information
und Dokumentation darstellen (Spezifikationen, Pläne, Budgets, Berichte und mehr). Es liegt in
der Verantwortung des Einzelnen, zu gewährleisten, dass der Bedarf hinsichtlich Information und Organisation
ausreichend definiert wird.

Messgrößen
• Beurteilt und dokumentiert den Informations- und Dokumentationsbedarf des Projekts
• Führt unterschiedliche formelle und informelle Kommunikationsarten ein
• Legt auf Basis der Bedürfnisse der Organisation die Merkmale des Projekts fest