4.5.7.5 Finanzen überwachen, um Abweichungen vom Projektplan zu identifizieren und zu korrigieren

Beschreibung
Ziel des Finanzcontrollings ist es, Abweichungen vom Plan zu ermitteln, um rechtzeitig reagieren zu
können. Der Einzelne überwacht die geplanten und tatsächlichen Kosten, Verbindlichkeiten und
erwarteten Projektkosten sowie den Cashflow. Im Anschluss an die Analyse der Abweichung und ihrer
möglichen Ursachen werden die erforderlichen Maßnahmen eingeleitet. Die geplanten Kosten lassen
sich aus dem aktuellsten Projektplan (der zuletzt genehmigten Budgetaktualisierung mit Änderungen)
herleiten. Die tatsächlichen Kosten beruhen auf den vom Projektteam überwachten Ist-Daten. Allerdings
werden die tatsächlichen Zahlen oftmals von der Buchhaltung der Organisation bereitgestellt. Sie
umfassen Aufwendungen für alle geplanten Kostenelemente, wie Arbeitsstunden, Reisekosten oder
Rechnungen und alle anderen Verbindlichkeiten, die durch den Beschaffungsvertrag gedeckt und in
der Kostenkalkulation nicht aufgeführt sind (z. B. Materialbeförderung, Beratungen usw.). Die Verbindlichkeiten
werden oftmals im Kostencontrolling berücksichtigt. Verbindlichkeiten sind an Bestellungen
gebundene Ausgaben, die jedoch noch nicht beglichen sind. Der Vergleich der tatsächlichen mit den
geplanten Kosten ist besonders aussagekräftig, wenn die Kosten mit dem Projektfortschritt in Verbindung
gebracht werden. Der Einzelne verwendet die finanziellen Leistungsindikatoren, um die
Beziehungen zwischen geplanten Kosten, tatsächlichen Kosten, der tatsächlich verrichteten Arbeit und
Fortschrittstendenzen (z. B. Earned-Value-Kennzahlen: SPI, CPI usw.) zu überwachen. Somit analysiert
der Einzelne das aktuelle Projektergebnis durch die Kontrolle der Finanzressourcen und verwaltet
jegliche Budgetunter- bzw. Budgetüberschreitung. Schließlich verwendet der Einzelne die Leistungsindikatoren,
um Prognosen bezüglich künftiger Projektergebnisse zu erarbeiten. Falls kostenbezogene
Abweichungen prognostiziert wurden, muss der Einzelne diese gemäß der Organisation und Governance
des Projekts in einem Bericht festhalten und einen geeigneten Maßnahmenplan unterbreiten.

Messgrößen
• Erarbeitet und evaluiert Kostenberichte
• Analysiert und interpretiert die finanzielle Situation
• Verwendet Finanz-Kennzahlen zur Überwachung und Steuerung des Projekts
• Prognostiziert Projektergebnisse auf der Grundlage der Finanz-Kennzahlen
• Weist auf Kostenüberziehung hin und schlägt Maßnahmen für alle Arten von Kostenüberziehungen
vor, die nicht durch das Budget für Unvorhergesehenes abgedeckt sind, in Übereinstimmung mit der
Organisation und Governance des Projekts