4.5.5 Organisation, Information und Dokumentation (3.05)

Definition
Unter Organisation, Information und Dokumentation wird die Definition, Einführung und Steuerung
einer temporären Projektorganisation verstanden. Dies umfasst auch die Definitionen der erforderlichen
Rollen und Verantwortlichkeiten sowie einen effektiven Informationsaustausch im Rahmen der
temporären Organisation. Zusätzlich dazu beinhaltet das Kompetenzelement die Erstellung und Ablage
der Dokumentation, geeignete Berichtsstrukturen und die projektinternen Kommunikationsprozesse.

Zweck
Dieses Kompetenzelement hat zum Ziel, den Einzelnen in die Lage zu versetzen, eine leistungsfähige
temporäre Organisation aufzubauen, wozu auch die untrennbare Verbindung von Organisationsstruktur
und Kommunikationsprozessen zählt.

Beschreibung
Dieses Kompetenzelement beschreibt, wie ein Projekt zu organisieren ist. Die Organisations- und
Informationskompetenz umfasst dabei sowohl den Umgang mit Personalressourcen als auch die zugehörigen
Kommunikationsprozesse. Im Rahmen der Organisation werden die Rollen, Verantwortlichkeiten
und Befugnisse im Projekt auf verschiedenen Ebenen definiert, wobei zumindest zwischen der Auftraggeberebene,
der Projektebene und der Komponentenebene unterschieden wird. Auch beschreibt die
Organisation den (formellen) Informationsfluss zwischen den unterschiedlichen Ebenen, sodass jede
Ebene befähigt ist, die ihr zugewiesene Verantwortung wahrzunehmen und Entscheidungen auf der
Grundlage qualitativ hochwertiger Informationen zu treffen. Im Normalfall ist die Auftraggeberebene für
die Definition von Zielen und Leistungsumfang des Projekts verantwortlich und die Projektebene für
die Lieferung qualitativ hochwertiger Ergebnisse.
Damit hochwertige Entscheidungen auf allen Ebenen getroffen werden können, ist die zeitgerechte
Bereitstellung von geeigneten und qualitativ hochwertigen Informationen notwendig. Dabei ist jeder
Beteiligte für die Qualität, die zeitgerechte Bereitstellung und den Informationsfluss verantwortlich.
Interne Information, die Dokumentation und die Kommunikation sind eng mit dem Management der
Organisation verknüpft und umfassen die Identifizierung von Informationsbedürfnissen, den Aufbau
erforderlicher Prozesse und Informationsstrukturen sowie letztendlich die Überwachung des internen
und externen Informationsflusses.

Wissen
• Organisationsmodelle
• Projektstrukturplan als Grundlage für die Projektorganisation
• Dokumentenmanagementsysteme
• Informations- und Dokumentationssysteme
• Kommunikationsplan
• Regulatorische Anforderungen
• Informationssicherheit
• Methoden zur Sicherstellung der erforderlichen Governance in Projekten und Programmen

Fertigkeiten
• Einbeziehen/überzeugen von sozialen Projektumwelten/externen Stakeholdern
• Besetzung der erforderlichen Personalressourcen
• Delegieren/Zuordnen von Aufgaben
• Management von Schnittstellen zu anderen Organisationsbereichen
• Einsatz von Projektmanagement-Software
• Methoden zur Erstellung offizieller/formal festgelegter Dokumente
• Planung des Informationsmanagements

Zugehörige Kompetenzelemente
• Alle weiteren technischen Kompetenzelemente
• 1.02: Governance, Strukturen und Prozesse
• 1.03: Compliance, Standards und Regelwerke
• 2.03: Persönliche Kommunikation
• 2.05: Führung
• 2.06: Teamarbeit
• 2.08: Vielseitigkeit
• 2.09: Verhandlungen

Kompetenzindikatoren
• 4.5.5.1 Bedürfnisse der Stakeholder bezüglich Information und Dokumentation
beurteilen und bestimmen
• 4.5.5.2 Struktur, Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt definieren
• 4.5.5.3 Infrastruktur, Prozesse und Informationssysteme aufbauen
• 4.5.5.4 Organisation des Projekts implementieren, überwachen und gegebenenfalls
anpassen